Prora 2017 – Kubb Cup: Interview mit der Orga

Im September findet in Prora das inzwischen zweite Megaevent auf der Ostsee-Insel Rügen statt. Dazu habe ich mit dem Orga-Team ein Interview über ihr Vorhaben geführt.

Banner_eckig_1.png

Matze vom Orgateam hat geduldig meine Fragen beantwortet. Falls Ihr noch unschlüssig seid, ob Ihr das Mega besuchen möchtet – vielleicht hilft Euch das Interview bei der Entscheidung? Viel Spaß beim Lesen!

Wie seid Ihr auf die Idee zu dem Mega-Event „Prora 2017 – Kubb Cup“ gekommen?

Am ?Lost in MV 2011? nahmen einige unserer Orgamitglieder teil. Dort entstand der Gedanke, auch mal ein MEGA-Event auf Deutschlands gro?ßter Insel zu veranstalten. Im Ergebnis entstand das Mega-Event ?Prora 2013?. Nun, 4 Jahre spa?ter, folgt ?Prora 2017? …

In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewa?hlt?

Wie schon 2013 werden wir uns auf dem Gela?nde der Jugendherberge Prora treffen. Die Infrastruktur dort bietet die besten Voraussetzungen, die ein Event mit so vielen Teilnehmern erfordert. Allein die Lage zwischen Wald und Ostseestrand ist besonders reizvoll.

Fu?r die Megas in Frankfurt und Mu?nchen gab und gibt es Diskussionen um Einschra?nkungen durch die Location. Welche Einschra?nkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen du?rfen?

Die Jugendherberge bietet auf dem Gela?nde ausreichend Platz, so dass wir keine Befu?rchtungen haben, eine Maximalzahl festsetzen zu mu?ssen.

Welche Infrastruktur (sanita?re Anlagen, Essen/Trinken, wind & wetter-geschu?tze Bereiche, Sitzmo?glichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Wir nutzen die Jugendherberge und den dazugeho?rigen Zeltplatz. Somit stehen den Besuchern Zimmer, sowie großzu?gige Sanita?ranlagen mit Toiletten und Duschen im Außenbereich zur Verfu?gung. Ein Großteil der Versorgung mit Essen und Trinken wird durch die Jugendherberge sichergestellt, aber auch externe Anbieter werden auf dem Gela?nde zu finden sein.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen ?Haupttreiber? im Team?

Wir greifen auf das Team von 2013 zuru?ck. Der kleine Ko?nig ist unser ?Hauptantreiber? ;)

Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazita?t aus um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

DSC09617_bearbeitet (Large).jpg

Das Orga -Team umfasst, wie bei Prora 2013 7 Personen. Die wichtigsten Arbeitsfelder sind:

  • Anmeldung/Buchung
  • Allgemeine Organisation (Kontakte zu Beho?rden, Jugendherberge etc.)
  • Programm
  • Coins, T-Shirt?s….
  • Medien/Kommunikation

Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das gro?ßte Problem und wie habt Ihr es gelo?st?

Durch die 2013 gesammelten Erfahrungen verla?uft die Vorbereitung entspannt und reibungslos. Unser einziges Problem ist, dass wir wa?hrend der Treffen sta?ndig vom Thema abschweifen. Dieses Problem besteht seit Beginn der Planung fu?r ?Prora 2013? und eine Lo?sung ist nicht in Sicht. ;) ;)

Gibt es noch offen Punkte, die bis zum Event noch gekla?rt werden mu?ssen?

Ja, bis zum Event wird bei uns sicherlich keine Langeweile aufkommen.

Habt Ihr fu?r die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto. Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Ziel eines jeden Event’s sollte es sein, allen Geocachern die Mo?glichkeit zu geben, sich in entspannter Atmospha?re zu treffen, sich auszutauschen und Spass zu haben. Das ist unser Ziel, Punkt!

Welche Programmangebote plant Ihr fu?r Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, wo Ihr besonders stolz darauf seid?

Das Kubb-Turnier steht in diesem Jahr im Mittelpunkt. Es wird aber noch weitere Programmpunkte fu?r unsere Ga?ste geben.

Wie sieht Eure finanzielle Absicherung zur Risikoabsicherung aus? Andere Veranstalter haben fu?r einen solchen Fall einen Verein gegru?ndet.

Bereits 2013 haben wir unseren Verein gegru?ndet, der auch dieses Jahr wieder die Basis bildet.

Habt Ihr Unterstu?tzung von weiteren Partnern und Sponsoren fu?r Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfu?llt?

Genau wie 2013 werden wir wieder Sponsoren und Partner haben, die uns im Rahmen ihrer Mo?glichkeiten unterstu?tzen. Natu?rlich sind weitere Sponsoren immer willkommen.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur auf ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?

Wie oben bereits erwa?hnt, bietet Ru?gen einen besonderen landschaftlichen Reiz. Neben Wald und Strand erwartet unsere Besucher ein dreita?giges Event mit vielen Highlights, wie zum Beispiel dem Kubb-Turnier, tollen Dosen in der na?heren Umgebung und gemu?tlichen Abenden in familia?rer Atmospha?re. Viele verbinden den Besuch unseres Events auch gleich mit einem la?ngeren Urlaub auf unserer scho?nen Insel.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Bisher haben wir schon Zusagen von  Geocoinshop, LASER ON TOP, der Gru?ndel, Cachessoires, Geoschmuck und Lost Place 1st GC Shop Berlin . Bis zum Event werden es aber sicherlich noch mehr.

Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum mo?glich. Beno?tigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung fu?r seine Helferta?tigkeit?

Die Helfer am Eventwochenende sind wichtig, sie sorgen fu?r einen reibungslosen Ablauf. Wer Interesse hat uns in dem  gesamten  Eventzeitraum zu unterstu?tzen, kann sich gerne bei uns u?ber Prora 2017 melden. Wie in 2013 werden die Helfer eine Anerkennung bekommen. Unabha?ngig davon haben wir uns damals mit einer kleinen Party bedankt.

Wie habt Ihr fu?r dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Fu?r wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Schon kurz nach Prora 2013 hatten wir die ersten Anfragen, ?Wann gibt es das na?chste Event ??. Zu dem Zeitpunkt mussten wir uns erst einmal erholen und hatten noch lange nicht u?ber die Zukunft nachgedacht. Im letzten Jahr haben wir die ersten Andeutungen zu Prora 2017 in der Community gestreut und die Reaktion zeigte uns, wir mu?ssen da ran! Wir betreiben keine konkreten Werbemaßnahmen. Wir nutzen Facebook, das GC-Listing und unsere Webseite um die Community zu informieren.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen mu?ssen ? wenn ja, wieviel?

Ja, die Besucher werden Eintritt zahlen mu?ssen, da ein solches Event sonst kaum zu finanzieren ist. Gegenwa?rtig planen wir mit 10 ? pro Teilnehmer fu?r das gesamte Eventwochenende. Kinder zahlen natu?rlich weniger.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Die Anreise beginnt schon am Freitagnachmittag. Bei Anmeldung stehen ausreichend Helfer zu Verfu?gung, um die Formalita?ten zu?gig abzuarbeiten. Unser Anmeldesystem hat sich bereits bei Prora 2013 bewa?hrt.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz fu?r mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Wir sehen uns in Prora! :)

 Facebooktwitterpinterest

Saarfuchs

Jörg (Saarfuchs) betreibt Geocaching seit 2008. Sein besonderes Interesse galt zunächst Mysteries, dann den T5-Caches und mittlerweile den Lostplaces. Zu seinen Hobbies gehören Reisen, Fotografieren, Bergwanderungen und Hochtouren. Er geht weltweit auf Dosen-Suche und berichtet in seinem Blog regelmäßig mit vielen Fotos über sein “Geocaching” und damit verwandte Themen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.