Mrz 132017
 

Im September findet in Prora das inzwischen zweite Megaevent auf der Ostsee-Insel Rügen statt. Dazu habe ich mit dem Orga-Team ein Interview über ihr Vorhaben geführt.

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Matze vom Orgateam hat geduldig meine Fragen beantwortet. Falls Ihr noch unschlüssig seid, ob Ihr das Mega besuchen möchtet – vielleicht hilft Euch das Interview bei der Entscheidung? Viel Spaß beim Lesen!

Wie seid Ihr auf die Idee zu dem Mega-Event “Prora 2017 – Kubb Cup” gekommen?

Am „Lost in MV 2011“ nahmen einige unserer Orgamitglieder teil. Dort entstand der Gedanke, auch mal ein MEGA-Event auf Deutschlands größter Insel zu veranstalten. Im Ergebnis entstand das Mega-Event „Prora 2013“. Nun, 4 Jahre später, folgt „Prora 2017“ …

In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Wie schon 2013 werden wir uns auf dem Gelände der Jugendherberge Prora treffen. Die Infrastruktur dort bietet die besten Voraussetzungen, die ein Event mit so vielen Teilnehmern erfordert. Allein die Lage zwischen Wald und Ostseestrand ist besonders reizvoll.

Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?

Die Jugendherberge bietet auf dem Gelände ausreichend Platz, so dass wir keine Befürchtungen haben, eine Maximalzahl festsetzen zu müssen.

Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wetter-geschütze Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Wir nutzen die Jugendherberge und den dazugehörigen Zeltplatz. Somit stehen den Besuchern Zimmer, sowie großzügige Sanitäranlagen mit Toiletten und Duschen im Außenbereich zur Verfügung. Ein Großteil der Versorgung mit Essen und Trinken wird durch die Jugendherberge sichergestellt, aber auch externe Anbieter werden auf dem Gelände zu finden sein.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?

Wir greifen auf das Team von 2013 zurück. Der kleine König ist unser “Hauptantreiber” ;)

Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

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Das Orga -Team umfasst, wie bei Prora 2013 7 Personen. Die wichtigsten Arbeitsfelder sind:

  • Anmeldung/Buchung
  • Allgemeine Organisation (Kontakte zu Behörden, Jugendherberge etc.)
  • Programm
  • Coins, T-Shirt’s….
  • Medien/Kommunikation

Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Durch die 2013 gesammelten Erfahrungen verläuft die Vorbereitung entspannt und reibungslos. Unser einziges Problem ist, dass wir während der Treffen ständig vom Thema abschweifen. Dieses Problem besteht seit Beginn der Planung für “Prora 2013” und eine Lösung ist nicht in Sicht. ;) ;)

Gibt es noch offen Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Ja, bis zum Event wird bei uns sicherlich keine Langeweile aufkommen.

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto. Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Ziel eines jeden Event’s sollte es sein, allen Geocachern die Möglichkeit zu geben, sich in entspannter Atmosphäre zu treffen, sich auszutauschen und Spass zu haben. Das ist unser Ziel, Punkt!

Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, wo Ihr besonders stolz darauf seid?

Das Kubb-Turnier steht in diesem Jahr im Mittelpunkt. Es wird aber noch weitere Programmpunkte für unsere Gäste geben.

Wie sieht Eure finanzielle Absicherung zur Risikoabsicherung aus? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.

Bereits 2013 haben wir unseren Verein gegründet, der auch dieses Jahr wieder die Basis bildet.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Genau wie 2013 werden wir wieder Sponsoren und Partner haben, die uns im Rahmen ihrer Möglichkeiten unterstützen. Natürlich sind weitere Sponsoren immer willkommen.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur auf ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?

Wie oben bereits erwähnt, bietet Rügen einen besonderen landschaftlichen Reiz. Neben Wald und Strand erwartet unsere Besucher ein dreitägiges Event mit vielen Highlights, wie zum Beispiel dem Kubb-Turnier, tollen Dosen in der näheren Umgebung und gemütlichen Abenden in familiärer Atmosphäre. Viele verbinden den Besuch unseres Events auch gleich mit einem längeren Urlaub auf unserer schönen Insel.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Bisher haben wir schon Zusagen von  Geocoinshop, LASER ON TOP, der Gründel, Cachessoires, Geoschmuck und Lost Place 1st GC Shop Berlin . Bis zum Event werden es aber sicherlich noch mehr.

Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Die Helfer am Eventwochenende sind wichtig, sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Wer Interesse hat uns in dem  gesamten  Eventzeitraum zu unterstützen, kann sich gerne bei uns über Prora 2017 melden. Wie in 2013 werden die Helfer eine Anerkennung bekommen. Unabhängig davon haben wir uns damals mit einer kleinen Party bedankt.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Schon kurz nach Prora 2013 hatten wir die ersten Anfragen, „Wann gibt es das nächste Event ?“. Zu dem Zeitpunkt mussten wir uns erst einmal erholen und hatten noch lange nicht über die Zukunft nachgedacht. Im letzten Jahr haben wir die ersten Andeutungen zu Prora 2017 in der Community gestreut und die Reaktion zeigte uns, wir müssen da ran! Wir betreiben keine konkreten Werbemaßnahmen. Wir nutzen Facebook, das GC-Listing und unsere Webseite um die Community zu informieren.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wieviel?

Ja, die Besucher werden Eintritt zahlen müssen, da ein solches Event sonst kaum zu finanzieren ist. Gegenwärtig planen wir mit 10 € pro Teilnehmer für das gesamte Eventwochenende. Kinder zahlen natürlich weniger.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Die Anreise beginnt schon am Freitagnachmittag. Bei Anmeldung stehen ausreichend Helfer zu Verfügung, um die Formalitäten zügig abzuarbeiten. Unser Anmeldesystem hat sich bereits bei Prora 2013 bewährt.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Wir sehen uns in Prora! :)

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