Derzeit laufen die Vorbereitungen für das Megaevent GCmeetsBC in Stuttgart auf Hochtouren. Aktuell schaut es noch gut aus – das Event könnte stattfinden. Grund genug für mich ein ausführliches Interview mit dem Orga-Team zu führen.
Norbert vom Orga-Team hat geduldig meine vielen Fragen beantwortet. Schaut doch mal rein, ob dieses Mega etwas für Euch sein könnte?
Inhaltsverzeichnis
Das Interview
Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?
Die meisten aus unserem Team waren bereits bei verschiedenen Mega-Events und gingen stets mit tollen Eindrücken und Erlebnissen. Ich habe mich Anfang 2020 entschieden, das Projekt auch in Stuttgart anzugehen, da es hier bisher noch kein Mega gab, obwohl die Stadt deutlich mehr zu bieten hat, als ihr Ruf es leider manchmal vermuten ließe. Ausschlaggebend war für mich persönlich der Besuch des Mega in Bonn, wo ich großartige Menschen kennen lernen durfte und vom lieben Orga-Team viel mitnehmen durfte und wir auch tolle Unterstützung erfahren haben bei unserer Planung.
In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Die Wahl fiel sehr schnell auf den Kursaal in Bad Cannstatt. Der Stadtbezirk ist nicht nur der Größte der Landeshauptstadt, sondern hat auch in allerlei Hinsicht viel zu bieten: so manches erinnert hier zum Beispiel an Daimler, das für uns spannendste sind aber die umliegenden Weinberge, der Neckar und die Mineralquellen. Bad Cannstatt hat übrigens das zweitgrößte Mineralwasseraufkommen in Europa nach Budapest (und natürlich kann man auch an manchen Stellen kostenlos davon kosten). Der Eventtitel „Wasser & Wein“ passt also prima und viele Programm- und Eventpunkte passen natürlich auch zum gewählten Titel!
Aktuell befinden wir uns ja immer noch in der Corona-Pandemie. Wie schaut Euer Hygiene-Konzept aus? Welche Obergrenze gibt es für die Anzahl der Teilnehmer?
Dies mussten wir in der rückliegenden Zeit mehrmals anpassen und können uns hierzu nicht festlegen. Aktuell sieht es sehr gut aus – mit 500 Personen, die zulässig sind (zeitgleich, ohne Helfer) sehen wir dem Event sehr positiv entgegen.
Welche weiteren Einschränkungen (keine Hunde, nicht barrierefrei, …) wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?
Hunde dürfen tatsächlich aufgrund der Vorgaben der Eigentümerin nicht in die Location und aufgrund des Alters ist leider nicht alles barrierefrei, aber vieles. Wir versuchen aus allem das Beste zu machen. Die höchstzulässige Besucherzahl erreichen wir wohl 2021 nicht – die Corona-Verordnung duldet weniger.
Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind- & wettergeschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?
Wir haben Bereiche mit Kinobestuhlung, etwa an der Bühne und natürlich zahlreiche Sitzgelegenheiten, etwa um das tolle Cateringangebot nutzen zu können und sich zwischendurch mal zu „erholen“ von den vielen Eindrücken. Stehtische lockern die Stimmung auf und machen den „small-talk“ erfahrungsgemäß einfacher. Sanitäre Einrichtungen sind selbstverständlich.
Gibt es Parkplätze in der Nähe? Wenn ja, was werden diese pro PKW kosten?
Es gibt einige wenige Stellplätze direkt in der Tiefgarage, die für Stadtverhältnisse wirklich sehr günstig sind. Wir empfehlen aber, den P&R-Parkplatz bei der S-Bahn „Sommerrain“ zu nutzen. Dieser ist am Wochenende kostenlos und mit dem im Eintritt inkludierten VVS-Ticket ist die Anreise per S2 und S3 (aller paar Minuten; eine Haltestelle) nach Bad Cannstatt kostenlos. Wer vom Bahnhof aus die ca. 10 Minuten nicht laufen möchte: die U2 fährt ab Bad Cannstatt Bahnhof direkt bis vor die Tür und das alle 10 Minuten. Von dort aus starten auch alle Stadtführungen, Segwaytouren und einiges mehr.
Wird es Stellplätze für Wohnmobil-Cacher auf dem Eventgelände geben?
Auf dem Gelände geht das leider nicht, aber in Bad Cannstatt selbst gibt es einen Campingplatz am Neckar. Bei schmelli@gcmeetsbc.de erfahrt ihr wirklich großartige Hilfe: er kann weiterhelfen bei der Beantragung der Fahrerlaubnis (Diesel; was laut seiner Erfahrung unkompliziert und gut funktioniert) und er hat auch Stellplätze reserviert.
Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?
Ja, der Haupttreiber bin mit Sicherheit ich – Norbert. Es war nicht nur meine Idee, sondern ich habe auch die allermeisten im Team „angeworben“ bzw. begeistern können mitzumachen. Wir haben uns bei anderen Events in der Region gefunden oder über Empfehlungen. Das Team ist mega-stark und ich bin dankbar um jeden, der so aktiv und fleissig mitmacht! Spitze!
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Nun ja, die Orga stemmen aktuell 11 Personen, die im Wesentlichen alle mehr oder weniger einzelne Aufgaben meistern – jeweils mit Bravur. Helfer wiederum haben sich (noch) recht wenige gemeldet. Hier wären wir für alle helfenden Hände sehr, sehr dankbar. Es gibt viele, verschiedene Aufgaben und sicher findet sich für jeden das Richtige. christina@gcmeetsbc.de ist hierfür die Ansprechpartnerin in unserem Team.
Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Probleme gab es mehr als genug: die Corona-Pandemie und die (wechselnden) Anforderungen der Stadt, der Location und teils auch von Groundspeak mussten (und müssen) bewältigt werden. Aber wir sind wirklich unermüdlich dabei und lassen uns nicht unterkriegen.
Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Die Pandemie dürfte gerne aufhören. Nur so wirklich direkten Einfluss können wir leider kaum nehmen ;-)
Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?
Ja! Wir wollen trotz Pandemie und unvorstellbarem Aufwand zeigen, dass sich unser aller Ehrgeiz am Ende auszahlt und was ich absolut ernst meine: wir möchten allen Cacher*innen einen tollen Tag bieten, der besonders in der aktuell doch recht schwierigen Zeit in toller Einnerung bleibt.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?
Es gibt Vorträge, Workshops und so manches mehr. Richtig stolz sind wir auf unsere „Schlenderweinprobe“: bekannte, tolle Winzer bieten erwachsenen Cacher*innen Weinproben an – und das zum Selbstkostenpreis. Und ebenfalls passend zum Wein soll es eine Segwaytour durch die wunderschönen Weinberge geben. Und wer weiß, vielleicht gibt es auch auf der Bühne eine tolle Überraschung …
Wird es Workshops geben? Wenn, ja, welche?
Der genau richtige Ort um auf www.gcmeetsbc.de aufmerksam zu machen – die Workshops und Vorträge sind thematisch spannend und wir rechnen damit, dass sie wohl schnell ausgebucht sind. Nach dem Lesen dieser spannenden Seite also am besten gleich reinklicken ;-)
Habt Ihr Angebote für Lostplace-Cacher? Gibt es einen Powertrail für die Statistiker? Wird es spezielle neue Eventcaches geben? Was bietet Euer Mega für Familien mit Kindern?
Die ersten beiden Punkte können wir dort in der Gegend nicht bedienen, aber dafür wird es Labcaches geben und eine Tradi-Runde. Und besonders die angereisten Gäste werden mit Sicherheit bei der Cachedichte in Stuttgart keinerlei Langeweile haben. Für Kinder gibt es spezielles Kinderprogramm zum Mitmachen.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Ein Trauerspiel und ein wunder Punkt. Bedingt durch die Pandemie haben wir selbst bei großen, renomierten Unternehmen keine Sponsoren gewinnen können. Viele fanden unsere Idee großartig, aber allen fehlen die Mittel für Sponsoring. Das wirkt sich leider, nebst der vermutlich kleineren Besucherzahl, auch auf den Eintritt ein klein wenig aus und auf Details, die vielleicht einzelnen bei genauem Hinschauen fehlen könnten. Aber nichts wildes, keine Angst.
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?
Weil es außer den Outdoor-Events aktuell nur unseres gibt, wir uns mächtig ins Zeug legen, weil Stuttgart toll ist und überhaupt – mehr Argument braucht es nicht :-)
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Ein bisschen wollen wir die Spannung ja dann doch aufbauen. Aber keine Bange: es gibt Zusagen ;-)
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Da war ich oben schneller – Christina freut sich riesig über Meldungen!
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Durch die Pandemie ist wirklich alles anders und wir hatten – so krass es klingt – Angst vor zu viel Werbung und vieles lief auch zu ad-hoc, um geplant und beworben zu werden. Tatsächlich gab es außer dem Listing, 2.000 verteilten Visitenkarten im In- und Ausland und der Ansprache persönlicher Freunde und Bekannte unserer Orga-Mitglieder keine Werbung. Ich denke, neugierige Cacher*innen schauen aktuell vermehrt auf die Karte, filtern nach Events, sehen ja recht wenig und sagen zu. Wir freuen uns jedenfalls, dass es mit so wenig Aufwand so „viel“ Zuspruch gab und gibt!
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wie viel? Was wird eine Familie mit zwei Kindern für einen Besuch bei Euch investieren müssen?
Erwachsene zahlen 14 EUR, Kinder zwischen 6 und 14 Jahren zahlen 7 EUR, unter 6 Jahren ist der Besuch kostenlos. Wir haben versucht die „Marke“ von 10 EUR nicht zu überschreiten. Dies ist durch die Pandemie, die weniger Besucher und die fehlenden Sponsoren trotz aller Bemühungen unmöglich.
Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld? Was wird alles in der Event-Tüte sein?
Eine Event-Tüte kann es nur geben, wenn der Eintritt noch teurer wird oder wir noch einen Sponsoren – wenigstens dafür – finden. Wir bemühen uns, müssen aber schauen. Was es sonst gibt? Eine tolle Location, viele tolle Menschen, mit denen man Netzwerken kann, Catering, Programm auf der Bühne und für Kinder, Vorträge, Workshops, Händler, Life Adventure Game und vieles mehr.
Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?
Besondere Zeiten erfordern nicht nur unseren Einsatz, sondern auch das Verständnis durch die Besucher*innen. Schlangen werden nicht ausbleiben, egal wie sehr wir uns bemühen, denn die Tickets müssen penibel kontrolliert werden (dafür entfällt die händische Registrierung wegen Corona) und wir müssen die 3 G (getestet, genesen, geimpft) vermutlich kontrollieren, sollte bis dahin kein Wunder passieren. Aber hey: danach erwartet euch ganz viel Spaß ;-)
Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?
Nö
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Das kann ich Dir nur stellvertretend für mich und einzelne aus dem Team kurz und bündig beantworten: wir wurden durch erfahrene Cacher aus dem Freundeskreis animiert mitzumachen und blieben dran hängen. Ansonsten arbeiten wir alle, auch während Corona, sehr viel.
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Es wird alles ein wenig anders, aber es wird besonders.
Impressionen
Norbert hat mir folgende Bilder vom Eventgelände und von sich zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellt. Leider gibt es derzeit noch kein Foto vom kompletten Team, da wegen der schwierigen Situation bisher alle Treffen rein virtuell abgelaufen sind.
Die Eventlocation: der Kursaal in Bad Cannstatt
Norbert vom Orgateam
Links
- Event-Listing bei geocaching.com
- Webseite der Veranstalter
- Shop des Veranstalters
- Anmeldung als Helfer
- Fragen zu Wohnwagenstellplätzen
- Event-Page bei Saarfuchs
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Ihr interessiert Euch für weitere Geocaching-Veranstaltungen? Dann werft doch mal einen Blick in den großen Geocaching-Eventkalender.
