Event am Meer 2020: Interview mit dem Orga-Team

Schon vor einiger Zeit habe ich beim Orgateam vom „Event am Meer 2020“ nach einem Interview nachgefragt – nun habe ich endlich die Antworten bekommen. Mein erster Eindruck ist, dass da ein gemütliches Event ohne viel Schnickschnack auf uns zu kommen wird.

Also das, was Geocaching eigentlich ausmacht. Schaut doch mal rein, ob dieses Mega auch etwas für Euch wäre …

 

 

Das Interview

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?

Nach dem „MEGA am MEER“ 2015 und dem „Event am Meer“ 2017 war der eigentliche Plan, sich den Stress nicht ein drittes Mal anzutun. Allerdings entglitt uns dieses Vorhaben irgendwie und so wurde aus dem Treffen, bei dem wir ursprünglich den zugehörigen Verein auflösen wollten, das initiale Planungstreffen fürs dritte Mega-Event in Bremerhaven :D Unsere Motivation ist das viele positive Feedback der vergangenen Events, viele Cacher haben eine tolle Zeit in Bremerhaven verbracht und betrachten unser Mega als etwas ganz besonderes, weil es sich durch die Atmosphäre von anderen Mega-Events abhebt. So haben wir uns aufgerafft und tun uns diesen ganzen Stress noch ein drittes, wahrscheinlich letztes Mal an, um mit vielen Gleichgesinnten ein tolles Wochenende in der Seestadt zu verbringen.

In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Wie bereits 2017 wird die Location wieder das Schaufenster Fischereihafen sein. Dort gibt es genug Platz für die legendäre Piraten-Hüpfburg, Shops und Stände inmitten der maritimen Atmosphäre der historischen Fischereigebäude und des Hafenbeckens.

Welche Einschränkungen (keine Hunde, nicht barrierefrei, …) wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?

Das Event am Meer findet draußen im Freien statt, deshalb gibt es grundsätzlich keine maximale Teilnehmerzahl (ab 5.000 Personen werden wir uns aber ein paar Gedanken um zusätzliche Infrastrukturen machen müssen ;) ). Außerdem ist das Event weitestgehend barrierefrei für Rollstuhlfahrer zugänglich. Hunde sind erlaubt, wobei die Vierbeiner Menschenmassen und andere Artgenossen gewöhnt sein sollten – zudem ist das Bremer Kampfhundegesetz zu beachten. Und unser Event ist ein Event ohne Eintrittskosten. Das bedeutet, dass es bei uns nicht einmal eine Ticket-Einschränkung geben wird.

Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind- & wettergeschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Der Aufbau und die Ausstattung werden sehr ähnlich zum „Event am Meer“ 2017 sein. Es wird mehrere sanitäre Anlagen im Umfeld des Events geben. Für Verpflegung werden Getränke- und Essens-Stände sorgen, zusätzlich gibt es im Schaufenster Fischereihafen direkt neben dem Event noch eine Flaniermeile mit diversen Fischrestaurants. Da das Event draußen stattfindet, sollte die Kleidung dem Wetter angepasst sein. Bei Wind und Regen empfehlen wir eine gute Regenjacke, da es zwar Unterstellmöglichkeiten gibt, das aber auf Dauer langweilig sein könnte ;) Wir rechnen Anfang Juni allerdings mit wunderbarem Wetter, wie auch schon bei den vorherigen Events 2015 und 2017.

Gibt es Parkplätze in der Nähe? Wenn ja, was werden diese pro PKW kosten?

Es gibt diverse kostenlose Parkplätze rund um die Event-Location. Die Anreise per ÖPNV mit dem Bus ist auch auf mehreren Wegen möglich. Neben den bekannten Linien verbindet die neue Haven-Liner Buslinie den Fischereihafen mit der Innenstadt und eignet sich so ebenfalls sehr gut für eine ausgedehnte Cachetour ohne Cachemobil.

Wird es Stellplätze für Wohnmobil-Cacher auf dem Eventgelände geben?

Tatsächlich wurde uns diese Frage in den vergangenen Wochen deutlich häufiger gestellt als bei den bisherigen Events. Nein, wir haben keine eigene Event-Wohnmobilfläche, das ist direkt ums Eventgelände technisch leider nicht möglich. Das ist aber nicht weiter schlimm, denn es gibt zwei offizielle Wohnmobil-Plätze direkt in der Nähe des Events, praktischerweise direkt zu finden über die Geocaches Campen I GC348Y1 und Campen II GC248Y9.

Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Das Orga-Team hat sich seit 2015 kaum verändert und besteht im Kern immer noch aus fünf Personen, allerdings sei an dieser Stelle erwähnt, dass wir die Events ohne die Hilfe unserer Helfer niemals hätten stemmen können. GrafZahl75 ist verantwortlich für die Kommunikation vor Ort und die Buchhaltung sowie den Online-Shop, FerrariGirlNr1 kümmert sich um Presse, PR, Design und Social Media, Tudor99 organisiert die Geocoins und die Helfer, Christyan betreut die Händler und Thib_Fer unterstützt bei Webseite und Shop.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?

Gefunden hat sich das Orga-Team ja schon vor einer gefühlten Ewigkeit und zusammengeschweißt haben uns dann die ersten beiden Events sowie die weiteren Aktivitäten unseres Vereins. Die Haupttreiber sind vermutlich GrafZahl75 und FerrariGirlNr1, die damit allen anderen immer wieder Arbeit einheimsen ;-)

Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Durch die Organisation von zwei Mega-Events an zwei verschiedenen Locations haben wir sehr viel Erfahrung sammeln können und somit gab es für das dritte Mega in Bremerhaven keine großen Probleme. Das Schwierigste war bisher wohl die Organisation des Freitags-Events, da wir lange Zeit keine passende Location finden konnten. Rund ein Dutzend Locations haben uns abgewiesen und vieles andere wäre für ein kostenloses Event zu teuer gewesen. Das war sehr nervenaufreibend, aber mit unserem “Moin Moin” Event GC8HMWP haben wir nun eine hoffentlich perfekte Lösung gefunden.

Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Wie immer gibt es noch einige offene Punkte, die sich erst kurz vor dem Event abhaken lassen werden. Zum Beispiel stehen noch einige finale Händler-Anmeldungen aus, die Bestellmengen für die Shop-Artikel müssen festgelegt werden, Presse-Anfragen wollen beantwortet werden usw.

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Das Motto für die Planung könnte man wohl am besten mit „Alles wie immer“ umschreiben. Wie auch bei den vorherigen Events ist unser Ziel für 2020, mit dem „Event am Meer“ ein gemütliches, entspanntes Mega-Event in Bremerhaven stattfinden zu lassen, bei dem der Austausch der Geocacher kombiniert mit maritimem Seestadtflair im Fokus steht.

Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?

Das Highlight ist natürlich definitiv die Piraten-Hüpfburg, die haben wir als allererstes für den 6.6.2020 reserviert! Zudem gibt es eine Händler-Meile mit Shops und Ausstellern, ein paar Spiele für Groß und Klein, einen Reviewer-Stand und die Möglichkeit, an der Fahrt mit dem Hafenbus teilzunehmen.

Wird es Workshops geben? Wenn, ja, welche?

Da das „Event am Meer“ unter freiem Himmel stattfindet, haben wir keine abgeschotteten Räume für spezielle Workshops. Wir sind momentan in der Diskussion mit Workshop-Veranstaltern, aber es ist noch nicht klar, ob sich Workshops umsetzen lassen werden. Es wird aber auf jeden Fall einen Reviewer-Stand mit ausreichend Kaffee für unsere liebsten Reviewer und unseren Gast aus dem Geocaching HQ geben.

Habt Ihr Angebote für Lostplace-Cacher? Gibt es einen Powertrail für die Statistiker? Wird es spezielle neue Eventcaches geben? Was bietet Euer Mega für Familien mit Kindern?

Da es in Bremerhaven und umzu eine Vielfalt an Geocaches für alle Vorlieben von kindgerechten Caches über Angelcaches in luftiger Höhe bis hin zu Paddeldosen gibt, werden wir keine speziellen Event-Geocaches platzieren. Wir halten unser Mega-Event durch die Location und die lockere Atmosphäre für Familien mit Kindern gut geeignet, da es zum einen die Hüpfburg und kleine Spiele geben wird und da Bremerhaven auch sonst vieles für Familien zu bieten hat.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Neben Geocaching.com ist unser größer Partner das Schaufenster Fischereihafen, das das „Event am Meer“ überhaupt erst ermöglicht. Bei den großartigen Seestern-Geocoins haben wir uns erneut auf Sepp&Berta von MyGeocoin verlassen und der LaserLogoShop erstellt wieder tolle Supporter-Pins und GeoCoinCollectoren für die Coins. Weitere Sponsoren findet ihr auf www.eventammeer.de.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?

Weil sich gerade unser „Event am Meer“ von der Masse abhebt, wie wir mit Freude immer wieder zu hören bekommen. Unser Event zeichnet sich durch die nette Atmosphäre inmitten der maritimen Seestadt aus, bei der der Austausch zwischen Cachern im Vordergrund steht. Durch die Lage direkt an der Nordseeküste kann man den Besuch mit einem Urlaub verbinden und rund ums Event auf Dosensuche gehen. Außerdem ist unser Event kostenlos, sodass es auch Familien erschwinglich ist und sich auch ein Kurzbesuch lohnt.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Wir haben festgestellt, dass die Anzahl an Geocaching-Shops seit unserem letzten Mega-Event merklich abgenommen hat. Die aktuelle Liste der Zusagen findet ihr immer aktuell auf www.eventammeer.de.

Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Der Helfer-Andrang schon vor der Ausschreibung war dieses Mal so groß wie nie zuvor. Wir haben deutlich mehr Helfer-Anfragen als Bedarf und so ist Tudor99 gerade gut damit beschäftigt, alle Schichten und Posten zu planen und die Helfer dafür einzusetzen. Helfer bekommen bei uns ein Helfer-Shirt, mit dem sie zusätzlich auch als Ansprechpartner für Besucher des Events erkennbar sind.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Unser primärer Kanal für alles rund ums „Event am Meer“ ist und bleibt www.eventammeer.de, wobei wir vieles auch per Twitter mitteilen. Wichtige organisatorische Updates werden natürlich als Announcement im Mega-Listing bekannt gegeben, damit diese jeden Teilnehmer per Mail erreichen. Deshalb ist es ratsam, trotz des freien Eintritts beim „Event am Meer“ ein „Will attend“ zu loggen, wenn man teilnehmen möchte. Nur so bekommt man alle Updates direkt und einfach ins Mail-Postfach und nur so können wir mit einer verlässlichen Anzahl an Teilnehmern planen. Momentan haben wir knapp 900 „Will Attend“ Logs beim Mega-Event, unserer Erfahrung nach ergibt das 2,5-fache der Logs eine recht gute Teilnehmerzahl.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wie viel? Was wird eine Familie mit zwei Kindern für einen Besuch bei Euch investieren müssen?

Das „Event am Meer“ ist ein Event ohne Eintrittskosten. Auch wenn es für die Teilnehmer somit ein kostenloses Mega-Event ist, fallen natürlich Kosten für Ausstattung, Auslagen, Mieten und viele andere Dinge an. Deshalb sind wir auf die Erlöse aus den Verkäufen aus unserem Shop www.shopammeer.de angewiesen und freuen uns über jeden, der das „Event am Meer“ durch eine Bestellung von Supporter Pins, Geocoins oder Shirts unterstützt.

Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld? Was wird alles in der Event-Tüte sein?

Wir haben alles dafür getan, dass das „Event am Meer“ freien Eintritt hat, weil bei uns das Miteinander der Geocacher im Fokus steht. Wer trotzdem eine Event-Tüte mit Info-Materialien unserer Sponsoren haben möchte, kann diese kostenlos in unserem Shop www.shopammeer.de mitbestellen.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Da wir ein offenes Event-Gelände haben, wird es bei uns hoffentlich keine langen Schlangen geben. Für die Abholung der Shop-Bestellungen haben wir ausreichend Kapazitäten eingeplant, sodass jeder schnellstmöglich am Samstag seine bestellten Artikel erhält.

Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?

Bevor wir es vergessen: Unser Freitags-Event GC8HMWP wird ein Community Celebration Event sein, was bedeutet, dass es kein normales Event ist, sondern ein spezielles, seltenes “Lost and Found” Event, das es bisher ausschließlich 2010 zu finden gab. So ist es gut möglich, dass man als Teilnehmer des Freitags-Events einen neuen Cache-Typen im Profil haben wird. Und am Sonntag wird es dann zum Abschluss des Wochenendes ein pirARRtiges Event geben, das in Kürze als GC844RV veröffentlicht werden wird. Vergesst also eure Seefahrer-Klamotten nicht!

Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

Was Geocaching angeht, sind die meisten Mitglieder des Orga-Teams schon seit einer Dekade dabei und gehören somit wohl zu den alten Hasen. Und wenn wir nicht nach Dosen suchen, was je nach Team-Mitglied mehr oder weniger häufig vorkommt, ist z.B. FerrariGirlNr1 gern auf Reisen oder am Fotografieren, Tudor99 auf der Hermann Rudolph Meyer für die DGzRS tätig und Christyan macht gern Theater.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Wem die bisherigen Mega-Events in Bremerhaven gefallen haben, sollte auch 2020 wieder nach Bremerhaven kommen, denn wir versuchen, den Spirit des entspannten, maritimen Megas ohne viel Schnickschnack ein drittes Mal aufleben zu lassen.

 

Impressionen

Das Orgateam hat mir folgendes Bild vom Orgateam und dem Eventgelände zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellt:

Panorama vom Eventgelände

FerrariGirlNr1 und Christyan

Tudor99

GrafZahl75

Das Banner des Megas

 

Links

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Ihr interessiert Euch für weitere Geocaching-Veranstaltungen? Dann werft doch mal einen Blick in den großen Geocaching-Eventkalender.

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Saarfuchs

Jörg (Saarfuchs) betreibt Geocaching seit 2008. Sein besonderes Interesse galt zunächst Mysteries, dann den T5-Caches und mittlerweile den Lostplaces. Zu seinen Hobbies gehören Reisen, Fotografieren, Bergwanderungen und Hochtouren. Er geht weltweit auf Dosen-Suche und berichtet in seinem Blog regelmäßig mit vielen Fotos über sein “Geocaching” und damit verwandte Themen.

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