Mai 312018
 

Im nun schon siebten Teil meiner kleinen Interview-Reihe zu den deutschsprachigen Großevents habe ich das Orga-Team von „Event unter Tage“ befragt. Auch dieses Orga-Team ist schon in der „heißen Phase“. Trotzdem hat sich Stefan Zeit genommen meine Fragen zu beantworten.

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Stefan berichtet in diesem Interview, warum dieses Mega einzigartig werden wird und was Ihr alles geboten bekommt …

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?

Wir planen schon viele Jahre kleinere Events, immer zum Thema Bergbau. Diese kommen gut an, dass man größer wird bis hin zum Mega Status hat sich mit der Zeit ergeben. Nach dem ersten Mal im letzten Jahr freuen wir uns, dieses Jahr wieder viele Geocacher begrüßen zu dürfen.

In welcher Location wird Euer Mega „Event unter Tage“ stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Das Event findet im ältesten Besucherbergwerk in Europa statt. Dieser Ort ist einzigartig. Nach kurzer Überlegung und Umzug des Megas war klar: Das ist die perfekte Location!

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Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen? Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind- & wettergeschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Wir sind vom Wetter unabhängig, da ja alles „unter Tage“ ist. Wir haben eine Gastro im oberen und unteren Bereich sowie im Außenbereich. Toiletten gibt es sowohl innen als auch draußen (Dixis). Dazu kommt noch das gegenüberliegende Cafe, welches für uns geöffnet hat. Auch hier gibt es Toiletten. Eine maximale Teilnehmerzahl haben wir nicht, das Bergwerk selbst ist von beeindruckender Größe mit Kinosaal (Shops), Steigertreff, großem Saal (Shops, Gastro, Coiner Treff), Fossilienmuseum (Shops, Tombola und Schaffner der Muttenthalbahn) sowie kleineren und größeren Gängen… Wir haben zahlreiche Sitzgelegenheiten, um ein entspanntes Verweilen zu ermöglichen. Bei gutem Wetter werden wir auch draußen etwas anbieten.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?

Viele kannte man schon von anderen Events. Die Bergleute, die diesmal dabei sind, gehören schon lange dazu und sind immer da, wo wir ein Event haben!

Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Das Orga-Team besteht im Kern aus 5 Personen, wir haben eine Aufteilung zwischen Orga-Stand, Tageskasse und Team unter Tage.

Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Aufgrund einiger Probleme an der eigentlichen Eventlocation in Stolberg (Deutschland) mussten wir uns für eine neue Location entscheiden. Diese liegt nun nicht mehr in Deutschland, sondern in den Niederlanden. Dieser „Umzug“ ist in der Geschichte von Geocaching einzigartig. Unser besonderer Dank gilt den deutschen und niederländischen Reviewern und dem HQ, die uns ganz besonders zur Seite gestanden haben. Nicht zu vergessen und auch gerne erwähnt sind hier Saarfuchs, Schmelli und PotKst.

Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Klar gibt es immer noch das eine oder andere, was geklärt und organisiert werden muss, aber wir sind auf dem Weg zum Ziel :-)

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto. Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Unser Motto lautet „unter Tage“ – wir zeigen den Bergbau in all seinen Facetten. Unsere Caches, Labcaches, Fotobox, unsere Coins als Fahrmarken, auch das Logbuch und die TB-Kiste, alles ist an dieses Thema angepasst.

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Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?

Das Highlight ist, dass wir komplett unter Tage sind. Alle Shops, Tombola und andere Aussteller, sogar die Gastronomie und Coiner Treff… Einfach alles im Berg ;-) Man kann unter Tage klettern und biken (findet unweit der Location statt). Für alle Gäste haben wir eine tolle Fotobox, einen Luftballonkünstler für Kinder, TBs unter Tage, Live Escape präsentiert vom Geotemporalen Institut, Tombola, Escape Brettspiele, Coiner- und Woodcoin-Treff, Besucherbergwerk, Mineraliensuche und vieles mehr… Natürlich wird auch Signal zu Besuch sein.

Wie sichert ihr das finanzielle Risiko ab? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.

Wir hoffen, mit dem doch sehr geringen Eintritt von 5 Euro für Erwachsene und einigen kleinen Sponsoren auf eine schwarze Null zu kommen… An zwei Stellen (Logbuch und Orgastand) haben wir Spendenboxen aufgestellt…

Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?

Zwischen der Orga und dem HQ besteht seit Jahren ein sehr freundschaftliches Verhältnis.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Unser Partner ist Steenkolenmijn Valkenburg, mit der wir schon erfolgreiche Events durchgeführt haben. Dazu kommt noch ASP Adventure für Klettern und Biken unter Tage und das Mergelreich für die Gastro. Ein Danke möchten wir auch an die Gemeinde Valkenburg weitergeben.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?

Dieses Event ist einmalig unter Tage, mehr muss man schon gar nicht sagen ;-)

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Wir haben eine gute Mischung aus deutschen und holländischen Shops, viele Bekannte wie Geoversand, Geocachingshop NL oder auch Merki mit seinem Schmuck sind dabei… Ein neuer Shop ist Volpino AC, bei uns zum ersten Mal dabei ist zum Beispiel Gearforcacher.

Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Wir sind ein kleines Helfer Team + etwa 10 Bergleute, die unter Tage helfen. Wir sind damit sehr zufrieden, Helfer können sich aber noch bewerben.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Wir waren auf einigen kleinen Events und einem Mega vertreten. Dazu die vielen Visitenkarten, die von den Geocachern und Shops verteilt wurden. Unser Plan geht voll auf… Wir erwarten bis zum Eventtag 1300 Will Attends. Da wir 2017 schon den MEGA Status hatten, war es tatsächlich sehr einfach, diesen auch diesmal zu bekommen.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?

Erwachsene zahlen 5 Euro statt regulär 9,50 Euro, Kinder sind frei. Zusätzlich bieten wir noch das Live Escape für 5 Euro und Klettern bzw. Biken unter Tage für je 28 Euro pro Teilnehmer als optionale Angebote.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Wir haben bereits am Freitag die erste Möglichkeit, Bestellungen samt Tickets zu holen, am Samstag haben wir neben dem Orga Stand auch eine Tageskasse.

Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?

Noch ganz wichtig, wir haben Sommer wie Winter 18 Grad, bei den Labcaches darf man sich schmutzig machen… Ach ja, wir haben unter Tage nicht durchgewischt :-) Sonntagskleidung sollte man also Zuhause lassen…

Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

Das ist schon so lange her, genau sagen kann ich das gar nicht mehr :-)

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Wir freuen uns auf Euch unter Tage in Valkenburg, ein Bergmannsgruß an die Community – Glückauf!

Links: Unsere Coins, Alles andere wie Tickets usw

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  Eine Antwort zu “Event unter Tage: Interview mit dem Orga-Team”

  1.  

    Ich kenne Valkenburg aus der Vergangenheit, mir hat es hier gut gefallen. Wir waren dort auf dem Campingplatz. Und dass hier ein Event unter Tage stattfindet, finde ich total interesssnt
    auch bei uns in der Region ist der Bergbau ein wesentlicher Arbeitgeber, K+S.
    In Merkers/Thüringen kann man unter Tage. Ein Erlebnis. Hier finden regelmäßig Konzerte aller Art unter Tage statt. Das Angebot in Valkenburg klingt vielversprechend. Wir freuen und

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