Im dritten Teil meiner kleinen Interview-Reihe zu den deutschsprachigen Großevents habe ich das Orga-Team von “Project Märchenhaft in Kassel” befragt. Sandra hat sich wirklich viel Mühe gegeben und meine vielen Fragen sehr ausführlich beantwortet.
Wenn Ihr wissen wollt, was Euch bei diesem Mega geboten wird, so werft doch mal einen Blick in dieses Interview!
Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?
Die Idee, ein solches Event zu veranstalten, begann als Stammtischblödelei. Wir unterhielten uns über diverse verrückte Aktionen, die der eine oder andere schon gestartet hatte und irgendwann fiel das Wort ?Mega-Event? ? damit war die Idee in unseren Köpfen und nach einiger Zeit des Zweifelns, ob wir uns da nicht übernehmen, war uns klar, dass wir es im richtigen Team, mit den richtigen Leuten, stemmen können.
Als Motivation sehen wir für uns die Besonderheit beim Geocaching, dass sich bei solchen Events Geocacher aus allen Teilen der Welt treffen, um gemeinsam ein entspanntes Wochenende in einer schönen Umgebung zu verbringen. Ihnen unsere Heimat, die Vielfältigkeit der nordhessischen Natur und unsere Sehenswürdigkeiten zu zeigen, um so einen neuen Horizont zu eröffnen, das ist für uns das Ziel bei diesem Event.
In welcher Location wird Euer Mega “Project Märchenhaft in Kassel ?” stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Unser Hauptevent findet in den Messehallen Kassel statt. Dieser Ort stand für uns von Anfang an fest, denn hier gibt es für eine solche Event-Größenordnung die beste Infrastruktur. Die Gäste erwartet eine stressfreie Anfahrt, denn die Messe liegt direkt am Schnittpunkt von A7/A44 und A49, mit einer eigenen Abfahrt. Parkplätze haben wir mehr als genug, diese stellen wir den Besuchern gerne kostenlos zur Verfügung.
Das leibliche Wohl ist an einem solch langen Tag ebenfalls immens wichtig. Daher ist es sehr praktisch, dass es der Messe angeschlossen einen Caterer gibt, der uns den ganzen Samstag lang mit nordhessischen Köstlichkeiten und anderen Leckereien verwöhnen wird.
Außerdem grenzt das Messegelände direkt an die Grüne Lunge von Kassel, die Karlsaue und das ehem. Bundesgartenschaugelände mit Erholungs- und Bademöglichkeiten.
Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?
Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind- & wettergeschütze Bereiche, Sitzmöglichkeiten, ?) werden Eure Besucher vorfinden?
Um es klar und deutlich zu sagen: Wir sind für alle Teilnehmerzahlen gerüstet, das war von Anfang an so geplant. Bisher haben wir zwei der 13 vorhandenen Hallen gemietet, wir können also jederzeit erweitern, falls sich die Teilnehmerzahlen unerwartet in höhere Bereiche bewegen sollten. Sanitäre Anlagen in Form von großräumigen Toiletten sind in den Hallen vorhanden.
Wir werden ausreichend Sitzmöglichkeiten in und vor der Halle aufstellen, die auch bewirtet werden, damit es sich unsere Besucher bei jedem Wetter gemütlich machen und bis spät in den Abend mit ihren Freunden von überall her schnuddeln können, wie der Nordhesse sagt.
Übrigens: Hunde sind bei uns erlaubt und gern gesehen. Schließlich ist der Hund ein Teil der Familie und soll natürlich auch seinen Platz bei uns finden.
Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen ?Haupttreiber? im Team?
Hauptantreiber war zu Anfang unsere Martina alias Mama-Tina, die auch das anfängliche Team zusammenstellte, in dem sie diverse Geocacher ansprach, ob Interesse an einer Mitarbeit bestünde. Inzwischen sind wir aber alle gleichberechtigt entscheidungsbefugt, das allerletzte Wort in Form von nötigen Unterschriften haben dann die beiden Vereinsvorsitzenden.
Fast alle Beteiligten haben übrigens schon kleinere Events organisiert und selber diverse Großevents besucht, um zu wissen, worauf es ankommt.
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Mittlerweile hat sich ein Team aus acht Leuten gebildet, von denen einige mehr, andere weniger aktiv sind, aufgrund von familiären und beruflichen Veränderungen gibt es in jedem Team den einen oder anderen Wechsel.
Wir sind sicher, dass unsere Teamgröße perfekt ist. Wären wir mehr Leute, würde manches eher durcheinander gehen, müsste man sich mit noch mehr Leuten absprechen und die Arbeits- und Entscheidungswege wären länger. Bei der derzeitigen Teamstärke kann vieles sehr spontan erfolgen, was die Erledigung vieler Aufgaben deutlich beschleunigt.
Die Aufgabenverteilung ist nicht streng nach Listen geregelt, sondern nach Fähigkeiten. Einer ist eher in der Akquise von Sponsoren, Händlern und anderen Unterstützern aktiv, jemand anders regelt die Finanzen, wiederum ein anderer hat die Kommunikation nach außen übernommen.
Die meisten Aufgaben kann man sowieso nicht streng voneinander abgrenzen, daher läuft das meiste Hand in Hand und ?disziplinübergreifend?.
Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Zu Beginn gab es natürlich das eine oder andere kleinere Problem, dessen Lösung erst erarbeitet werden musste. In einem gut funktionierenden Team hat aber immer jemand eine gute Idee oder kennt jemanden, der helfen kann. Wir hatten auch großartige Unterstützung von anderen Mega-Events und auch das Project-Team, besonders hier Andreas, haben uns wertvolle Tipps gegeben. Auch Herr Krüger von der Messe ist ein guter Berater in Sachen Aufbau sowie Herr Hoppe von der Firma Kama-Sport, der unseren Webshop betreut und uns dort quasi rund um die Uhr zur Verfügung steht.
Inzwischen haben sich einzelne Aufgabenfelder nach den Fähigkeiten der Teammitglieder herauskristallisiert und wenn man nicht weiterkommt, ist immer jemand da, den man um Hilfe und Unterstützung bitten kann.
Erstaunlicher- und erfreulicherweise kann ich mich im Zusammenhang mit unserer Organisation an kein großes bzw. unüberwindbares Problem erinnern. Wir stießen von Anfang an größtenteils auf offene Ohren, weckten Begeisterung bei regionalen und internationalen Unternehmen und bekommen täglich neue Unterstützung angeboten.
Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Bis zum Event gibt es sicher noch jede Menge zu tun. Die grundlegenden Aufgaben sind jedoch mittlerweile erledigt. Wenn es sein müsste, könnte das Event jetzt stattfinden. Wir sind also in der Phase, es ?schön? zu machen mit vielen Kleinigkeiten, die uns wichtig erscheinen und die unser Event ausmachen sollen.
Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto. Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?
Für uns ist Kinder- und Familienfreundlichkeit oberstes Gebot. Erst einmal ist es das Thema, die Grimm?schen Märchen, was Gross und Klein fasziniert. Hier werden auch die Aktionen wie Darsteller, Labcaches, Märchentante etc. begeistern. In der Umsetzung beginnt bei den kostenlosen Side-Events und den günstigen Eintrittspreisen beim Hauptevent, geht weiter über kostenlose oder zumindest kostengünstige Programmpunkte und endet bei der Verpflegung, bei der auch die Kinder zufrieden sein werden.
Nach dem Eventwochenende wären wir am glücklichsten, wenn man über unser Event sagen würde: ?Das war für die ganze Familie ein gelungenes, märchenhaftes Wochenende?.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, auf das Ihr besonders stolz seid?
Was uns natürlich als Region auszeichnet und eines unserer Highlights ist: Genau HIER haben die Brüder Grimm gelebt und ihre Märchen aufgeschrieben, aus dem sagenhaften Erzählschatz unserer berühmten Märchenfrauen, allen voran Dorothea Viehmann. Hier in Nordhessen werden Märchen Wirklichkeit, hier kann man Märchen (be-)greifen. Daher zielen viele Aktionen und Angebote genau hierauf ab.
Ein weiteres Highlight wird sicher die abendliche Lasershow sein, die durch ein kleines Abschlussfeuerwerk ergänzt wird. Wie uns gesagt wurde, gab es das bei anderen Megas oder Gigas in Deutschland bisher nicht.
Weiterhin haben wir für die Geocacher einige Workshops im Angebot, die kostenfrei in unserem Shop zu buchen sind. Hier geht es übrigens direkt zum Shop: www.mybestshirt.de/maerchenhaftinkassel. [Anmerkung Saarfuchs: Ich werde auch mit zwei Workshops vertreten sein und in jeweils 90 Minuten versuchen Euch die Geocaching-Smartphone-Apps c:geo und Looking4Cache näherzubringen und Eure Fragen zu beantworten.]
Es wird sicher neue Caches geben, außerdem ist Kassel sowieso von jeher sehr gut ?bedost?. Zusätzlich werden wir liebevoll erdachte Labcaches haben, die in und um das Messegelände herum sowie in den Fußstapfen der Brüder Grimm in der Umgebung zu finden sein werden.
Wie sichert Ihr das finanzielle Risiko ab? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.
Auch wir haben einen Verein gegründet. Anders ist das große finanzielle Risiko nicht tragbar.
Um den Mega-Status zu erhalten muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?
Die Kommunikation mit dem HQ verläuft unkompliziert. Anfragen unsererseits werden innerhalb eines Tages beantwortet. Die Unterstützung reicht von hilfreichen Tipps über Informationsmaterial bis hin zu geldwertem Sponsoring. Der Besuch von Lackeys und Signal wurden auch schon zugesichert.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Anfangs waren die Reaktionen möglicher Sponsoren und Unterstützer sehr verhalten, was wir auch verstehen können. Da könnte ja jeder kommen und behaupten, etwas Großes organisieren zu wollen. Aber nachdem immer mehr Will attends kamen und man bemerkte, was wir hier in Kassel bewegen, kamen immer mehr Unterstützungsangebote von heimischen Verbänden und Unternehmen. Mittlerweile sind wir mehr als zufrieden, freuen uns aber natürlich über weitere Unterstützer.
Besonders hervorheben möchten wir an dieser Stelle die Deutsche Märchenstraße, die uns mehr als großzügig unterstützt, ebenso die Hütt-Brauerei, Kassel Marketing, Garmin und VW, ohne die so manches nicht umsetzbar wäre.
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?
Wolltet ihr schon immer mal wissen, wie lang der Zopf von Rapunzel wirklich ist und was das Rotkäppchen außer Brot und Wein noch alles in seinem Körbchen trug? Habt ihr noch nie Ahle Wurscht probiert? Dann wird es Zeit, nach Kassel zu kommen. Wir als Märchenteam holen all das aufs Eventgelände, was unsere Region ausmacht. Märchen und Nordhessen, eine tolle Kombination, die an allen Ecken etwas für Groß und Klein bereit hält. So etwas gibt es nur hier.
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Inzwischen haben wir so viele Zusagen von bekannten Händlern und Ausstellern, dass es den Rahmen sprengen würde, diese hier alle aufzuzählen. Wir gehen aber davon aus, dass für alle Ansprüche und jeden Bedarf etwas angeboten werden wird.
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Unsere Helferregistrierung ist bereits abgeschlossen. Alle verfügbaren Plätze waren derart schnell vergeben, dass im Moment eine Warteliste existiert für diejenigen, die noch Interesse bekunden (helferorga@gc-grimm.de ).
Wie es üblich ist, wird jeder Helfer bei Dienstantritt ein Helfershirt mit Namen sowie nach Ableistung seines Dienstes eine Helfercoin bekommen. Vielleicht gibt es auch noch das eine oder andere Goodie obendrauf, aber das kann ich zum jetzigen Zeitpunkt nicht versprechen.
Auf jeden Fall schon einmal vielen Dank für die vielen Hilfsangebote aus Nah und Fern.
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Wie bereits erwähnt war uns der persönliche Kontakt zu den Interessierten sehr wichtig. Wir wollten die Leute dort abholen, wo sie sich aufhalten: auf den Events, und zwar nicht von hinter einem Tresen her, an den man sich nicht herantraut, sondern mitten in der Menge, einfach so im spontanen Gespräch. Wir meinen, dass das ganz gut angekommen ist.
Außerdem haben wir den mittlerweile üblichen Weg über die Social Media genommen. Wir sind bei Facebook sowie bei Twitter zu finden. Besonders auf Facebook werden immer wieder Neuigkeiten verkündet oder Programmpunkte beworben.
Die Anmeldezahlen wurden durch die Veröffentlichung des Vorevents http://www.coord.info/GC6R2Y3 sowie des Nachevents http://www.coord.info/GC6R2YC nach oben gezogen. Derzeit stagnieren die Anmeldezahlen etwas, was aber unserer Meinung nach daran liegt, dass vor dem August diesen Jahres noch mehrere andere Großevents stattfinden und die Besucher lieber eher spontan als langfristig planen.
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen ? wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?
Ohne Eintritt ist eine Location wie die Kasseler Messehallen nicht finanzierbar. Wir haben die Preisschiene aber soweit wie möglich unten angelegt: es gibt Einzel- und Familientickets sowie kostenfreien Eintritt für Kinder bis einschließlich sechs Jahren. Der Vorverkauf ist dabei günstiger als die Tageskasse (+20%). Vor- und Nachevent sind übrigens eintrittsfrei.
Wir bieten für das Eintrittsgeld ein Event in entspannter Atmosphäre, viele Sitzmöglichkeiten, gute Verpflegung und eine große Auswahl an Händlern und Ausstellern, die unser Hobby so vielfältig ergänzen. Workshops sind kostenlos buchbar, außerdem gibt es viel Zeitvertreib für Kinder und wenn alles klappt, werden die Besucher sogar die eine oder andere Hauptfigur aus einem Märchen treffen und für ein gemeinsames Foto vor die Kamera locken können.
Abends wird es eine Verlosung geben, die im Eintrittspreis enthalten sein wird, sowie eine Lasershow und ein Abschlussfeuerwerk.
Ganz wichtig ist uns, dass unser Event nicht um 18 Uhr zu Ende sein wird, sondern dass alle, die Lust darauf haben, bis spät in den Abend bei uns plaudern können und dabei mit kühlen Getränken versorgt werden.
Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?
Durch Beobachtungen auf anderen Events war uns klar, dass wir Einlasskontrolle und Materialausgabe voneinander trennen müssen, um lange Staus am Eingang zu verhindern. Die Kasseler Messe ist professionell mit Kassenhäuschen dafür ausgestattet.
Wenn man erst einmal auf dem Eventgelände ist, hat man schließlich den ganzen Tag Zeit, seinen Beutel mit den Bestellungen abzuholen, so dass es sich sicher dahingehend entzerrt.
Am liebsten wäre es uns, dass die Tickets im Vorverkauf erworben werden. Einerseits, weil sie dort um 20% günstiger sind als an der Tageskasse, andererseits aber auch, um Stau an der Tageskasse zu vermeiden.
Nichtsdestotrotz sind wir natürlich auch nicht vor Missgeschicken gefeit, so dass wir an dieser Stelle schon einmal um Geduld bitten, falls etwas nicht so funktionieren wird wie vorgesehen.
Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?
Wir könnten natürlich stundenlang über unser Event berichten, weil wir mit ganzem Herzen dabei sind. Am liebsten tun wir das aber im persönlichen Gespräch. Dies ist möglich auf jedem der in diesem Jahr anstehenden Großevents in Deutschland. Ihr erkennt uns an den weinroten Shirts mit der großen Rückenaufschrift ?Märchenhaft in Kassel?.
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Wir alle in der Orga gehen unseren Berufen nach, wir haben fast alle Familie und nebenbei diverse andere Hobbies, die aber derzeit etwas zu kurz kommen.
Geocaching verbindet uns; wenn man nach einer langen Arbeitswoche mit den Hobbyfreunden zusammentrifft, ist das eine eigene Welt für sich. Die Wege, wie wir Geocaching für uns entdeckt haben, sind so verschieden wie wir Menschen. Einig sind wir uns in einem Punkt auf jeden Fall: wir hätten uns zu Beginn unserer ?Geocacherlaufbahn? niemals träumen lassen, das wir einmal ein solches Event auf die Beine stellen würden.
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Vielen Dank auf diesem Weg für die zahlreichen Will Attend-Logs bei unseren drei Events und das Vertrauen, dass man damit in uns setzt. Dies macht uns ein wenig stolz und zuversichtlich, dass unser Konzept nach außen gut ankommt.
Wenn wir uns von den Lesern etwas wünschen dürften, dann das: schaut euch auf http://www.gc-grimm.de ein wenig um, was euch erwartet und kauft dann bitte bald eure Eintrittstickets unter http://www.mybestshirt.de/maerchenhaftinkassel ? das erleichtert uns die Planung und den Einlass am Eventtag wirklich sehr.
Dankeschön an dich, lieber Saarfuchs, dass du uns die Möglichkeit gegeben hast, unser Event ein wenig vorzustellen.
