Heute habe ich das Orga-Team vom Mega (oder Giga?) “Project Glück auf 2016” für Euch interviewt. Alexander Grigo, der zweite Vorsitzende vom Verein “GCV Ruhrgebiet”, der für dieses Mega als Veranstalter auftritt, hat geduldig fast alle meine Fragen ausführlich beantwortet.
Ich wünsche Euch viel Spaß beim Lesen dieses Interviews.
Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event im Ruhrpott gekommen?
Wir hatten schon 2011 die Idee, ein Mega-Event hier zu veranstalten. Die ersten Anläufe sind allerdings im Sande verlaufen. Aber nun haben wir, so denken wir zumindest, das richtige Konzept. Wir sind Pottkinder, da liegt nichts näher, als die schöne Heimat auch anderen näher zu bringen und den heimischen Geocachern an mancher Stelle auch ein Stück mehr Einblick in die, bis vor einigen Jahrzehnten stark von der Industrie geprägte, ?Kohlenpott-Kultur? zu geben.
Wie sieht Eure finanzielle Absicherung zur Risikoabsicherung aus? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.
[Anmerkung Saarfuchs: Diese Frage wurde nicht beantwortet – aber auch hier existiert ein Geocaching-Verein, der als Veranstalter dieses Megaevents auftritt.]
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Unser Orgateam umfasst derzeit 21 Personen. Es gibt zwar hier und da noch Bedarf an Unterstützung, aber im Großen und Ganzen sind wir ordentlich aufgestellt. Die Orga ist in mehrere ?Fachgebiete? aufgeteilt, damit die Aufgaben richtig adressiert werden können. Dies sind z.B. Hauptorga, Händler, Programm usw. Die einzelnen Ansprechpartner und deren Bereiche findet man auf unserer Eventhomepage. Zusätzlich lassen wir uns bei den offiziellen und sicherheitstechnischen Belangen auch professionell unterstützen.
Wie ist die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt ihr es gelöst?
Noch ist das Event ja nicht gelaufen. Aber im Moment können wir nicht klagen. Die einzelnen Orgabereiche haben ihre Aufgaben und arbeiten fleißig daran. Alle haben Spaß an der Sache und freuen sich darauf, ein tolles Mega Event auf die Beine zu stellen. Ein großes Problem ist dabei, den Gesamtüberblick zu behalten und keine wichtigen Punkte zu vergessen. Das ist z.B. der Job der Hauptorga. Die einzelnen Aufgaben werden aber durch unsere Struktur in der Umsetzung erleichtert.
Gibt es noch offen Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Ja klar ?, es dauert noch ca. 8 Monate bis zum Event, es sind noch etliche Dinge offen.
Aktuell müssen alle Dinge für den Beginn des Vorverkaufs im Shop Mitte Dezember eingestielt werden.
Was muss man als Event-Organisator tun, ob sich ?Project? nennen zu dürfen?
Man muss zu allererst einmal ein gutes Konzept haben und die dazu passende Location. Weiterhin muss man eine vorläufige Kalkulation einreichen und belegen, dass man das Ganze nicht auf Sand baut. Wenn dann die ganze Konzeption stimmt, entscheidet ein Gremium aus alten Project-Veranstaltern, wer den Titel im nächsten Jahr tragen darf. Mehr Informationen dazu bekommt man auf www.gc-project.de.
Um den Mega-Status zu erhalten muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen?
Durch den Project-Status haben wir den Megastatus direkt zu Beginn verliehen bekommen. Die Anmeldung des Mega lief sonst im Rahmen der üblichen Guidelines ab.
Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?
Es gibt ein so genanntes Sponsorship Agreement für Mega Events. Dieses ist ein Vertrag, welcher alle Rechte und Pflichten zwischen Groundspeak und dem Veranstalter regelt. Darin werden auch die Unterstützungen genau definiert.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Natürlich haben wir schon einige Partner für das Event gewinnen können. Aber wir arbeiten daran, weitere Unterstützung zu bekommen. Denn ein solch großes Event lässt sich sonst nicht finanzieren. Den Kontakt zu unseren Partnern haben wir einfach persönlich oder schriftlich aufgebaut. Es ist eine Aufgabe, die sehr zeitintensiv ist und auch einige Rückschläge parat hält.
In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Unser Mega findet auf dem Gelände des UNESCO-Welterbe Zollverein in Essen statt. Auf diesem Gelände befinden sich die ehemals größte Steinkohlenzeche Europas und die dazugehörige riesige Kokerei. Das Gelände ist ein gigantisches Industriedenkmal, in welchem man die Kultur des Steinkohlebergbaus und der Menschen im Ruhrgebiet erleben kann. Es gibt eigentlich kaum eine bessere Alternative zu diesem Gelände. Es ist einfach atemberaubend schön und zugleich spürt man den alten Industriecharme mitten im Grünen.
Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben?
Von der maximalen Besucherzahl her gibt es keine Einschränkungen. Das Gelände ist riesengroß. Weiterhin sind auch Hunde auf dem Gelände erlaubt. Die einzige im Moment bekannte Einschränkung betrifft die von uns genutzten Hallen. Aufgrund von Sicherheitsauflagen ist hier nur eine maximale Anzahl von Personen erlaubt, die gleichzeitig im Inneren sein dürfen.
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur auf ein oder zwei Megas im Jahr besuchen kann, gerade Euer Event besuchen?
Weil er bei uns die einmalige Gelegenheit hat, den Pott von einer ganz besonderen Seite kennen zu lernen. Wir zeigen den Geocachern interessantes über das Ruhrgebiet, und wie die Kohle und der Stahl das Leben hier geprägt haben und auch heute noch prägen. Dazu ist für viel Spaß und Unterhaltung durch das vielseitige Programm gesorgt. So wollen wir allen ein kurzweiliges Vergnügen auf dem Welterbe Zollverein bereiten.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, wo Ihr besonders stolz darauf seid?
Hier wollen wir noch nicht zu viel verraten, aber einige Highlights können wir schon nennen. Neben den normalen und gern angenommenen Spielen und Workshops können wir zum einen eine Lesung mit Bernhard Hoecker und seinem Kumpel Tobi anbieten, zum anderen haben wir es hinbekommen, dass ein echter dampfbetriebener Museumszug einmal durch das Ruhrgebiet fährt. Der Zug fährt dabei am größten Binnehafen Europas und an den noch aktiven Hochöfen in Duisburg vorbei. Abfahrt und Ankunft ist der Bahnsteig an der Kokerei Zollverein.
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Die Ausstellerzahl wir die 20 nicht übersteigen. Jetzt nur einige hier aufzuzählen wäre den anderen gegenüber nicht fair. Unsere Aussteller stellen wir nach und nach auf die Homepage und in den sozialen Medien vor. Nur so viel kann gesagt werden, Claudia von MyGeocoin und Mario vom LaserLogoShop sind als offizielle Eventpartner für Coins und GCCs natürlich mit an Bord.
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Wir haben glücklicher Weise schon eine Menge Emails von interessierten Geocachern erhalten, die uns bei diesem Mega Event unterstützen wollen. Trotzdem sind Interessenten natürlich herzlich eingeladen uns über die Email-Adresse helfer@glueckauf2016.de anzuschreiben. Weiterhin wird es Anfang 2016 ein Event geben, bei dem wir viele Informationen für die angehenden Helfer zur Verfügung stellen.
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wieviele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Unsere erste Werbemaßnahme war die Vorstellung unseres Events auf dem Project GeoXantike. Wahrscheinlich für viele sehr überraschend, da wir vorher vertraglich verpflichtet waren, den Veranstaltungsort und somit auch das ganze Event, geheim zu halten, bis die Vertraglichkeiten geregelt waren. Seit dem nutzen wir diverse Kanäle, um auf uns aufmerksam zu machen. Unter anderem die sozialen Medien wie Facebook oder Twitter, unsere Homepage, Teilnahme an diversen anderen Events und einiges mehr. Da wir nach Publish unseres Listings nur ca. 3 Stunden brauchten, um unseren vorher verliehenen Magestatus zu erreichen, sind wir wohl auch hier auf einem ganz guten Weg.
Einen sprunghaften Anstieg der Anmeldezahlen hat es bisher noch nicht gegeben, aber vielleicht stellt sich der noch ein, sollten wir vielleicht doch das GIGA zuerkannt bekommen.
Wir haben zwar eine gewisse Anzahl an Teilnehmern in die Kalkulation einfließen lassen, aber erfreuen uns natürlich über jede weitere Person. Wir haben uns zumindest kein Limit gesetzt, das liegt alleine in der Hand der Geocaching-Community.
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen? Wie schaut Eure Kalkulation aus? Plant Ihr einen Gewinn zu verbuchen und wenn ja, wofür werdet Ihr ihn verwenden?
[Anmerkung Saarfuchs: Diese Frage wurde nicht beantwortet – Es ist schon ein paar Wochen her, seit ich dieses Interview geführt habe. Inzwischen ist der Veranstaltungsshop online und der Eintrittspreis für das Hauptevent liegt bei 11,90? für Erwachsene – Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren sind kostenfrei.]
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Wir, wer sind wir? Das ist gar nicht so einfach. Hier müsste eigentlich jeder aus dem Team genannt werden, aber das würde den Rahmen sprengen. Wir die hier schreiben sind Ralf, Alex und Micha, der Vorstand des Geocaching Vereins Ruhrgebiet e.V. Der Verein ist offizieller Veranstalter des Events. Wenn die Leser mehr über die Köpfe hinter dem Event erfahren möchten, so können sie dies am besten auf der Website www.glueckauf2016.de, oder für den Vorstand des GCV auf der Webseite www.gcv-ruhrgebiet.de bekommen. Gerne beantworten wir auch persönlich aufkommende Fragen, wenn man uns auf den angegebenen Wegen kontaktiert.
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Ja, wir hoffen jeden von euch Geocachern nächstes Jahr auf Zollverein ein unvergessliches Erlebnis und ein tolles Event bieten zu können.
Wir hoffen auf viele Besucher, denn ohne die Cacher sind solche großen Events nicht durchführbar. Wir sind auf die Zustimmung und Teilnahme unserer “Cachekumpel” angewiesen!Bis dahin
Glück Auf
