Welcome To Belgium 2019: Interview mit dem Orga-Team

Ende August findet in diesem Jahr das Megaevent „Welcome To Belgium 2019“ in Belgien nördlich von Leuven statt. Der bekannte Blogger „Schmelli“, der Mitglied im Orgateam ist, hat mir meine vielen Fragen über das Mega geduldig beantwortet.

Vielleicht wäre das ja auch etwas für Euch? Schaut doch mal rein!

 

Das Interview

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?

Unser Event wird von Birre?s Camper Friends ausgerichtet. Das ist eine inzwischen doch recht große internationale Gemeinschaft aus Cachern, die zusammen mit Wohnmobil, Wohnwagen oder Zelt das ganze Jahr über viele große und kleine Events im In- und Ausland besuchen. Wir mögen die Treffen mit anderen Cachern, gehen selbst gerne Dosen suchen und verbinden das mit Camping. Wir durften an vielen schönen Events teilnehmen und möchten mit unserem Mega der Community etwas zurückgeben. Das tun wir so, wie wir uns einen gelungenen Event vorstellen und legen dabei die Schwerpunkte auf qualitativ hochwertige Geocaches, eine gemütliche Atmosphäre und Camping direkt an der Event-Location. Natürlich sind aber auch Nicht-Camper bei uns herzlich willkommen.

In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Unser Namensgeber Birre wohnt vor Ort und hat gute Kontakte zur Gemeinde aufgebaut. Er hatte in Rotselaar schon lange Zeit ein Auge auf die Location geworfen, die eigentlich nichts weiter als eine riesige Wiese mit einem restaurantähnlichen Gebäude ist und von der Gemeinde vermietet wird. Für unser Vorhaben war es der perfekte Ort. So dachten wir vorher und es hat sich bei der ersten Ausgabe von Welcome to Belgium 2018 auch so bestätigt.

Welche Einschränkungen (keine Hunde, nicht barrierefrei, ?) wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?

?In unserer Gruppe haben wir selbst viele Hundehalter. Da sind die Tiere natürlich willkommen. Auf dem Event-Gelände müssen sie allerdings an der Leine geführt werden. Das Gelände ist barrierefrei. Schon im letzten Jahr hatten wir einige Rollstuhl-Cacher zu Gast, ohne dass es zu Klagen gekommen wäre. Am Sonntag beim Cito gibt es übrigens rund um einen See eine Rollstuhl-Strecke der Gemeinde. Dort werden wir auch 2019 wieder eine Runde für die Handicap-Cacher auslegen. Eine maximale Teilnehmerzahl haben wir nicht und gehen wie im letzten Jahr wieder von etwa 1.000 Gästen aus. Ab 1.500 Besuchern müssten wir das noch einmal neu bewerten.

Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wettergeschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, ?) werden Eure Besucher vorfinden?

Im Gebäude haben wir zwei Toiletten, die im Außenbereich durch einige Dixies ergänzt werden. Etwa einen Kilometer entfernt befindet sich ein Schwimmbad. Dort sind unsere Gäste angemeldet und können bei Bedarf für 1,50 ? duschen gehen. Das ist besonders für Besucher, die im Zelt übernachten, wichtig. Vor Ort wird es auch etwas zu essen geben, zum Beispiel Fleischbällchen in Tomatensauce oder Currywurst mit Pommes. Hier würde ich gerne erwähnen, dass wir dieses Jahr auch ?deutsche? Currywurst im Angebot haben werden. Die belgische schmeckt deutlich anders und führte 2018 zu manch überraschtem Gesicht. Im Gebäude haben wir 100 Sitzplätze, dazu 80 auf der Terrasse sowie etwa 600 im Außenbereich. Es wird auch ein großes Zelt dort stehen.

Gibt es Parkplätze in der Nähe? Wenn ja, was werden diese pro PKW kosten?

In unmittelbarer Event-Nähe stehen 300 Parkplätze zur Verfügung, die kostenlos genutzt werden dürfen.

Wird es Stellplätze für Wohnmobil-Cacher auf dem Eventgelände geben?

Für unsere campenden Freunde haben wir natürlich reichlich Platz vorgesehen und hatten im letzten Jahr 120 Wohnmobile, 20 Wohnwagen und 20 Zelte direkt auf dem Gelände stehen. Etwa dreihundert Meter entfernt können wir noch einmal 80 Parzellen anbieten. Wer mit Wohnwagen oder Zelt kommt, erhält auch einen Stromanschluss. Außerdem gibt es im Freien bei den Zelten ein paar Waschbecken.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen ?Haupttreiber? im Team?

Womo-Cacher finden Gleichgesinnte auf Event-Stellplätzen oder beim Cachen. Ich selbst traf die anderen im April 2015, erst beim Cachen und dann auf dem Event-Stellplatz des Mega Brugse Beer in Belgien. Schnell wurde deutlich, dass wir gleiche Interessen haben und es auch menschlich passt. Im Laufe der Zeit sind wir immer mehr zusammen gewachsen und sind sehr oft zusammen unterwegs. Zu unserem Kern-Team zählen Belgier, Niederländer und Deutsche aus den unterschiedlichsten Regionen. Herz der Gruppe ist Birre, der die Fäden zusammenhält und dessen Kopf die wesentlichen Inhalte des Events entspringen. Nicht umsonst ist als Owner des Megas nicht die Gruppe sondern Birre eingetragen.

Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Die Kern-Orga besteht aus Birre, seiner Frau Peggy, Jean und mir. Darüber hinaus haben wir 15 Team-Kapitäne, die für spezielle Aufgabenbereiche zuständig sind, z. B. Parking, Check-In, Küche, Kasse, Technik, Stellplätze, Caches usw. Die Team-Kapitäne werden von 50 Helfern unterstützt. Die meisten campenden Gäste sind uns bekannt und es hat mich 2018 schwer beeindruckt, wie sie sich verhalten haben. Viele sind angekommen, haben den Stellplatz bezogen und dann einfach beim Aufbau mitgeholfen, obwohl sie gar nicht als Helfer eingeplant waren. Auf dem Platz herrscht eine ganz besondere Stimmung und deshalb kann ich heute schon sagen: Wenn uns eines nicht fehlen wird, sind es Helfer.

Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Wir führen den Event 2019 an bekannter Location zum zweiten Mal durch. Viele auftretende Probleme wurden bereits im Vorjahr gelöst. Unser Schwerpunkt bei der Vorbereitung für 2019 war, in Team-Meetings Dinge anzusprechen, die wir verbessern möchten. Natürlich überlegten wir uns auch, was wir an Neuem bieten können. Dabei sind keine Schwierigkeiten aufgetreten. ?Bei der Erstausgabe 2018 galt es zunächst einmal die Hausaufgaben zu machen, z. B. einen Verein zu gründen, eine Versicherung zu finden und Kontakte herzustellen. In einem derart großen Team fand sich immer jemand, der uns bei Hindernissen weiter brachte.

Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Bis zum Event sind es ja noch über sieben Monate. Da wird es sicherlich noch etwas zu tun geben. Große offene Punkte, die uns zu schaffen machen, sehen wir aber nicht. Im letzten Jahr waren zum Beispiel die Tüten des Sponsors zu groß für den Inhalt. Aber das ist, denke ich, Krisenmanagement auf niedrigstem Niveau.

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Der Eventname ?Welcome to Belgium? ist auch unser Motto, insbesondere für Gäste aus dem Ausland. Events werden in Belgien etwas anders gelebt, als ich das zum Beispiel aus Deutschland gewohnt bin: Zum Event-Start treffen sich die Cacher, plaudern ein wenig und sehen sich erst einmal um. Nach etwa einer Stunde werden die Roadbooks mit den unveröffentlichten Caches ausgegeben, bevor die GPS-Geräte an besonderen Stationen geladen werden können. Dann wird es ruhiger auf dem Gelände, weil die meisten Cacher die neuen Dosen suchen. Irgendwann am Nachmittag kommen sie dann zurück zur Location, essen etwas, machen die Labcaches, bevor der Event mit der Tombola vor der Bühne zu Ende geht. Von 15 bis 17 Uhr wird eine Band die Gäste unterhalten. Genauso werden wir es machen, wobei ich damit nur den Mega-Tag beschrieben habe. Wir starten am Freitag ja schon mit dem Bingo, haben am Sonntag die Workshops und das Cito, bevor der Event am Montag mit einer kleinen Abschlussveranstaltung endet. Ein wesentlicher Bestandteil unseres Camping-Events ist aber auch das Grillen am Samstag nach Mega-Ende. Da kommen im BBQ-Bereich alle Camper vor Ort zusammen, bauen ihre Tische sowie Stühle auf und an einer langen Tafel wird gemeinsam gegrillt. Das wird bestimmt wieder ein langer Abend, der von Gitarrenmusik umrahmt wird.

Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, auf das Ihr besonders stolz seid?

Das Highlight an sich sind sicherlich die neuen Geo- und Labcaches, die Birre für das Mega basteln wird. Alleine schon deswegen nehmen viele Besucher lange Anreisen Kauf.

Wird es Workshops geben? Wenn, ja, welche?

Wir haben die Workshops ?Basteln mit Birre? und ?GSAK?. Außerdem sind wir derzeit noch mit einem Veranstalter von Lockpicking-Workshops in Kontakt.

Habt Ihr Angebote für Lostplace-Cacher? Gibt es einen Powertrail für die Statistiker? Wird es spezielle neue Eventcaches geben? Was bietet Euer Mega für Familien mit Kindern?

Es wird 60 neue Geocaches geben, die auf mehrere Runden verteilt liegen. Alle werden von Birre hergestellt, was für Kreativität und hohe Qualität spricht. Im letzten Jahr bekamen wir viele Komplimente für unsere Dosen. Auch die Labcaches sollen wieder etwas Besonderes werden. Leider können wir keine Lostplaces bieten, aber die Earthcaches De Eikelberg und De Wijnmuur in etwa vier Kilometern Entfernung sind bestimmt einen Besuch wert. Letzterer führt in ein Weinbaugebiet, in dem es Spuren der Römerzeit zu sehen gibt und in der Zeit unseres Events auch zahlreiche Weinfeste stattfinden. Familien werden sich besonders bei unseren Labcaches wohl fühlen. Außerdem haben wir für die Kinder eine Hüpfburg und bieten Kinderschminken an.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Auf unserer Sponsorenseite haben wir alle aufgelistet, die uns unterstützen. Es sind Sponsoren aus dem Campingbereich und öffentliche Einrichtungen sowie Organisationen. Wir sind aktiv auf diese zugegangen und bekommen umfangreiche Unterstützungen. Mit der Zusammenarbeit sind wir sehr zufrieden.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?

Wir sind ein Event, der sich in der Art und Inhalt von anderen deutlich unterscheidet. Camper werden sich beim Camping direkt auf der Location mit vielen Gleichgesinnten sicherlich wohl fühlen. Das Geocachen in Rotselaar wird ein Genuss und der Besuch eines Events nach belgischer Art erweitert bestimmt den Geocacher-Horizont auf angenehme Weise.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Wir werden sicher vier, wahrscheinlich aber fünf Geocaching-Shops vor Ort haben.

Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Unsere Helfer bekommen neben dem Helfer-Shirt einen Tag mit individuellem Code, Verpflegung während der Schicht und am Ende Gutscheine für Essen und Trinken. Eine Helfer-Anmeldung haben wir nicht, da wir keine weiteren Helfer benötigen.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Im Vorjahr hat sich gezeigt, dass wir die besten Werbe-Erfolge durch direkte Gespräche mit den Cachern vor Ort erreichen konnten. Wir informierten am Stand der Birre TBs bei Events, hängten immer unsere Banner auf und verteilten Visitenkarten. Das Auftreten in Event-T-Shirts sorgte für einen Wiedererkennungseffekt und führte dazu, dass wir oft angesprochen wurden und Fragen beantworten konnten. Vor Publish des Events und Öffnung des Shops sorgten Vorberichte in meinem Blog ebenfalls für das gewünschte Interesse.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen ? wenn ja, wie viel? Was wird eine Familie mit zwei Kindern für einen Besuch bei Euch investieren müssen?

Der Eintritt bei unserem Event (ohne Camping) liegt bei 10 ? pro Erwachsenem. Kinder bis 16 Jahre sind frei. Eine Familie mit zwei Kindern liegt dann bei 20 ?.

Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld? Was wird alles in der Event-Tüte sein?

Bei der Organisation eines Events entstehen Kosten, die keiner sieht und mancher sich vielleicht gar nicht vorstellen kann. In der Event-Tüte sieht man davon natürlich nichts.?Unsere Event-Tüte wird ein Badge, das Roadbook, einen Gutschein für den GPX-Download, ein Tombola-Los, einen Gutschein für die Teilnahme am Glücksrad (jeder Teilnehmer gewinnt etwas), Gutschein für ein Getränk und ein paar weitere Kleinigkeiten beinhalten.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Die Hälfte unserer Gäste sind Camper und reisen bereits am Freitag an. Direkt bei der Einfahrt zum Stellplatz machen diese Event-Teilnehmer ihren Check-In schon einen Tag vor dem Mega. Das war im letzten Jahr völlig entspannt und es standen maximal drei Fahrzeuge hintereinander. Am Samstag muss also nur noch die Hälfte der Mega-Besucher durch den Check-in. Das sollte zügig erfolgen können.

Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?

?Jörg, Du hast jetzt schon so viel gefragt. Ich wüsste nicht, was wir vergessen haben könnten. Aber vielleicht sollte ich noch erwähnen, dass es weitergehende Informationen auf unserer Event-Webseite gibt. Übrigens wird unser Shop im März 2019 öffnen. Wir empfehlen die frühzeitige Reservierung, weil die Camping-Plätze nach Eingang der Anmeldung vergeben werden. Die Plätze an der Haupt-Location sind limitiert. Wenn weg, dann weg!

Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

Eine spektakuläre Story kann ich an dieser Stelle nicht anbieten. Die meisten von uns haben von Freunden oder Kollegen vom Geocaching gehört, mitgemacht und sind dabei geblieben. Wir sind sehr oft in Sachen Geocaching unterwegs, besuchen Events, gehen cachen und campen zusammen. Oftmals lässt sich das dann auch noch mit Sightseeing kombinieren. Viel Zeit für andere Hobbies bleibt da nicht.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Wir laden alle Geocacher, die durch das Interview neugierig geworden sind, herzlich ein, uns in Belgien zu besuchen! Wir würden Euch bei unserem Event gerne zeigen, wie WIR Geocaching leben.

 

Impressionen

Hier einige Bilder des letzten Megaevent, die ich vom Orgateam bekommen habe und Euch eine kleine Vorstellung von dem geben sollen, was Euch dort erwartet:

Orga-Team 2018 auf der Bühne.

Jean, Schmelli und Birre (von links) bei einem Event mit Birre TBs

in gelb/grün: Kern-Orga, Schmelli, Jean, Birre und Peggy

am Eingang zur Event-Location

Bingo beim Welcome-Event

Besucher 2018 bei der Tombola

Außenbereich mit Sitzgelegenheiten

Hüpfburg, links daneben im Zelt: Kinderschminken

GPS-Lade-Station

Logbuch

Präsentation der Birre TBs

Workshop „Basteln mit Birre“

einer der Labcaches

Einige der neuen Caches 2018

Ein Logbuch

 

Links

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Saarfuchs

Jörg (Saarfuchs) betreibt Geocaching seit 2008. Sein besonderes Interesse galt zunächst Mysteries, dann den T5-Caches und mittlerweile den Lostplaces. Zu seinen Hobbies gehören Reisen, Fotografieren, Bergwanderungen und Hochtouren. Er geht weltweit auf Dosen-Suche und berichtet in seinem Blog regelmäßig mit vielen Fotos über sein “Geocaching” und damit verwandte Themen.

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