Im fünften Teil meiner kleinen Interview-Reihe zu den deutschsprachigen Großevents habe ich das Orga-Team von “Summer, Sun & Fun 2018” befragt. Mario hat meine vielen Fragen ausführlich beantwortet und auch etwas über das GPS Maze gesprochen.
Wenn Ihr wissen wollt, was Euch bei diesem Mega in Österreich geboten wird, so werft doch mal einen Blick in dieses Interview!
Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?
Ein Mitglied unseres Orga-Teams hat schon einige Events auf die Beine gestellt und besuchte auch viele andere Megas. Daher stellte er sich die Frage, warum nicht selbst eines organisieren? Nach einem Gespräch bei einem ?Stammtisch? war die Idee geboren und langsam nahm der Gedanke Form an und wir begannen alles umzusetzen.
In welcher Location wird Euer Mega “Summer, Sun & Fun 2018” stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Unser Event wird im Sportzentrum Aichfeld-Zeltweg stattfinden. Zuerst wurden natürlich mehrere Locations angesehen und mit dem Rahmenprogramm abgestimmt. Nach langem Überlegen kamen wir zu der Übereinstimmung, dass das Sportzentrum dafür perfekt geeignet ist.
Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben?
Einschränkungen gibt es bei unserem grundsätzlich nur bei der Besucherzahl. Die Location sowie die Auswahl der einzelnen Unterteilungen am Gelände sind so gewählt und gestaltet, dass keine Einschränkungen entstehen.
Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, welche diese Location besuchen dürfen?
Unsere Bestimmungen an der Eventlocation schreiben vor, dass sich pro Tag maximal 5000 Besucher gleichzeitig am Gelände befinden dürfen.
Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wetter-geschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, ?) werden Eure Besucher vorfinden?
Die Besucher finden auf unserer Eventlocation sanitäre Anlagen (Duschen inbegriffen) sowie diverse Möglichkeiten zum Essen und Trinken. Wir haben das Rahmenprogramm so ausgelegt, dass bei einem Wetterumbruch in ca. 1 Stunde das gesamte Gelände in die dortigen Hallen fertig verlagert werden kann. Sitzmöglichkeiten sind natürlich auch vor Ort ? wir arbeiten auch gerade an einer ?Chill out Area?.
Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen ?Haupttreiber? im Team?
Unser Haupt-Orga-Team besteht aus drei Leuten. Irregga667 und unser ?Muggel? kannten sich schon lange vor der Planung des Events. Irregga667 und meine Wenigkeit lernten uns beim Cachen selbst kennen. Der MUGGEL ;) und ich wurden uns beim ersten Treffen vorgestellt. Einen Haupttreiber? Das ist schwierig zu beantworten. Wir unterstützen uns, wo es nur geht und bieten natürlich auch intern gegenseitige Hilfe an.
Irregga667
MUGGEL
Icem4n
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Unser Orga-Team besteht aus sechs Mitgliedern. Die Kapazität reicht vollkommen aus. Die Aufgabenverteilung ist etwas komplex, dazu kann man sagen, dass wir das in drei Spalten aufgeteilt haben: 1.Public 2.Finance und 3.Games. Jedes Team hat seine Spalte und einen Zeitplan, bis wann der Ablauf abgeschlossen sein muss.
Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Anfangs hatten wir einige Stolpersteine, welche mittlerweile aus dem Weg geräumt wurden und aus welchen man gelernt hat. Viele Dinge sind schon Routine und bei anderen lernt man fast täglich dazu. Im Großen und Ganzen sind wir zufrieden. Was man bei der Organisation von solch einem Event schnell lernt -> Große Dinge = schnell erledigt, ->Kleinigkeiten = können Wochen dauern bis sie fertig sind ;). Probleme sind da, um gelöst zu werden!!!
Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Zum heutigen Tag haben wir keine offenen Punkte! Was natürlich nicht heißt, dass keine mehr kommen können.
Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?
Der Name Summer, Sun & Fun ist unser Motto. Unser Ziel ist, dass wir ein unvergessliches Event für alle Teilnehmer veranstalten. Die Besucher sollen sich am Gelände wohlfühlen und nicht den Drang verspüren es so schnell wie möglich wieder zu verlassen.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, auf das Ihr besonders stolz seid?
Besonders stolz sind wir darauf, dass 120% vom Rahmenprogramm erreicht wurden als wie anfangs durchbesprochen. Die Fun Games sind viele diverse Aktivitäten, wo es dann möglich ist, einen Coin zu Herstellerkosten zu erwerben. Herr Hoëcker wird am Freitagabend für das Abendprogramm sorgen. Es gibt ein Seminar über ?GSAK? sowie über ?D4 & D5 Mystis?. Diverse Vorträge von befreundeten Cachern sowie eine Motorradtour. Samstagabend werden die beiden regionalen Bands ?Gnackwatschn? und ?Schwoazstoaner? für das Abendprogramm sorgen. Was natürlich nicht zu vergessen ist, ist das GPS MAZE, auf das wir besonders stolz sind das bekommen zu haben. Unser Highlight ist es so ein Event mit solch vielen Aktivitäten zu organisieren. Infos findet man unter: www.summersun.fun.
Wie sichert Ihr das finanzielle Risiko ab? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.
Für diesen Fall haben wir wie andere Veranstalter einen Verein gegründet.
Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?
Die Kommunikation mit Groundspeak verlief bis auf zwei oder drei Unstimmigkeiten reibungslos. Es gab Unterstützung und Hilfe aus Seattle. Beim Erreichen des Megastatus erhält man ein sogenanntes ?Package?, was Groundspeak zur Verfügung stellt.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Dazu muss man sagen, dass die Partner- und Sponsorensuchen einer der schwierigsten Aufgaben ist. Am Anfang ist es viel Telefonieren und Präsentieren des Events mittels Powerpoint oder Projektmappen. Doch wir waren erfolgreich und mittlerweile kommen bei uns schon Anfragen im Posteingang an ;). Wir sind total begeistert von unseren Partnern sowie Sponsoren. Für die große Verlosung am Samstag, den 07.07.2018, haben wir bereits zwei große und tolle Hauptpreise bekommen.
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?
Bei der Eventplanung war es uns wichtig ein Rahmenprogramm auf die Beine zu stellen, welches altersgruppenneutral ist sowie für Familien als auch Alleinstehende attraktiv ist. Nach der Durchsicht von diversen Sponsoren, Partnern sowie bekannten Geocachern ist uns das auch gut gelungen.
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Der aktuelle Stand ist, dass drei Aussteller bei uns sind: CacheCorner – dadurch auch CachersWorld, Geocoinshop und Stuff4Kingz. Wir arbeiten noch an anderen Aussteller.
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Viele Geocacher aus der Region haben sich bei uns schon gemeldet und helfen uns auch. Hilfe wird natürlich immer benötigt ;). Bei Anfragen für freiwillige Helfer reicht eine E-Mail an die folgende E-Mail Adresse: gc.murtal@gmail.com. Wir besprechen in den nächsten Wochen die Anerkennung der Helfer.
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Die beste Werbung in der heutigen Zeit sind die sozialen Medien, diese haben wir genutzt und dies verlief auch nach Wunsch. Zusätzlich wurden viele Megas, ein Giga und diverse kleine Events besucht. Aus heutiger Sicht ist es schwer zu sagen, welches Werbematerial nichts gebracht hat, denn jedes Werbematerial ist – gerade wie bei unserem ersten Mega -wichtig. Geplant ist unser Mega für ca.1800 Besucher.
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen ? wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?
Ja, die Besucher müssen Eintritt bezahlen. Die Eintrittspreise finden sich im Webshop. Kalkuliert wurde der Eintrittspreis aus den folgenden Punkten: Location, GPS Maze sowie dem Rahmenprogramm. Dazu zu sagen ist noch, dass man das GPS Maze kostenlos besuchen kann und dafür kein Ticket benötigt wird.
Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?
Um einen schnellen Einlass zu garantieren, werden wir die Packages im Vorhinein schon bereitstellen und dementsprechend versehen. Auf unseren Tickets sind QR-Codes, welche schnell abgescannt werden können und sonst sind die Tickets nochmal extra versehen. Es wird zwei Kassen geben, Vorbestellungen und Tageskasse.
Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?
Bezüglich des Campingplatzes wurden keine Fragen gestellt und das möchte ich hier kurz und knackig beantworten. Wir haben zwar keinen 5- Sterne Campingplatz, aber eine Wiese, wo man das Zelt aufschlagen kann oder mit seinem Auto sowie Campingwagen reinfahren kann. Duschen sind natürlich am Gelände und für ausreichend WC-Anlagen ist gesorgt.
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Irregga667: Sein Nachbar hat ihn darauf gebracht und seitdem ist er vom Virus befallen. Seine Leidenschaft ist der Kampfsport, Motorsport sowie das Wandern in den Bergen.
Muggel: Wurde durch Irregga667 als Unterstützung angefragt und an das Geocachen rangeführt. Seine Hobbys sind die Natur und Sport (Squash, Schwimmen und Mountainbiken)
Icem4n: Dass es Geocaching gibt und wie es funktioniert, wusste ich schon länger. Nur hatte ich damals noch nicht die Möglichkeiten wie heute (Internet, Smartphone, etc.) und auch die entsprechenden GPS-Geräte waren noch relativ teuer. Mit der Zeit hat sich da ja Einiges geändert und so hat es sich dann ergeben, dass diese Faktoren nicht mehr wirklich vorhanden waren.
Wenn ich nicht gerade cachen gehe oder ein Event mitplane ;) bin ich mit meiner Familie (Frau und 2 Kinder (7 & 2)) viel unterwegs (natürlich auch der Caches wegen). Entweder zum Wandern, Radfahren, Ausflüge, etc. oder auch am nahe gelegenen RedBull-Ring zu diversen Motorsportveranstaltungen.
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Kommt vorbei und genießt mit uns ein geiles Wochenende mit Spiel, Spaß und Freude am Geocachen.
