Mai 102018
 

Im sechsten Teil meiner kleinen Interview-Reihe zu den deutschsprachigen Großevents habe ich das Orga-Team von „Auf einen Sprung ins Vogtland“ befragt. Obwohl das Team sich schon in der „heißen“ Phase befindet, hat sich Toni die Zeit genommen meine Fragen zu beantworten.

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Da es  keine drei Wochen mehr bis zum Event sind, machen bestimmte Fragen keinen Sinn mehr und wurden ausgelassen. Schaut doch mal rein und erfahrt, was Euch bei diesem Mega alles erwarten wird!

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?

Die Idee zu unserem Mega-Event kam uns auf der Heimfahrt von einem anderen Mega. Hier hatte jemand die Aussage in den Raum geworfen: „Man könnte doch auch einmal ein Mega im Vogtland machen?“ Aus dieser ursprünglichen Schnapsidee sollte schon bald Wirklichkeit werden. Die Motivation zum Event ist sicherlich die gleiche als wenn man einem Cache versteckt. Wir möchten den Geocachern etwas zeigen. In unserem Fall die Region Vogtland. Wir möchten den Suchenden aus ganz Deutschland, Europa und der ganzen Welt unsere schöne Heimat mit ihren Geheimnissen näherbringen.

In welcher Location wird Euer Mega „Auf einen Sprung ins Vogtland …“ stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt? Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen? Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wetter-geschütze Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Wir haben eine Location gesucht, für die das Vogtland bekannt ist. Durch Weltcups in diversen Sportarten ist unsere Event-Location, die Sparkassen Vogtlandarena, weltweit bekannt. Mit der Vogtland Arena Vermarktungsgesellschaft mbH haben wir einen professionellen Partner gefunden, welcher mehrmals im Jahr große Veranstaltungen organisiert. Zu den Veranstaltungen gehören neben Weltcups auch Konzerte, wobei schon über 25.000 Personen teilgenommen haben. Daher gibt es kaum Beschränkungen an der Location. Das Team der Vogtland-Arena wird sich komplett um die Bereitstellung der benötigten Infrastruktur kümmern. Geocaching ist ein Outdoor-Hobby. Daher findet das Event unter freiem Himmel statt. Allerdings stehen uns zwei große wettergeschützte Festzelte zur Verfügung.

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Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?

Wir, das zänkische Bergvolk, organisieren bereits seit einigen Jahren gemeinsam mehrere Events im Jahr. Daher sind wir bereits ein eingeschworenes Team. Die einzige Ausnahme bildet der Toni (king-ton). Er ist er im Zuge des Megas frisch hinzugestoßen, um uns ins Sachen IT zu unterstützen. Einen „Haupttreiber“ haben wir in den Reihen unseres Teams nicht.

Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Die Kern-Orga besteht aus insgesamt 12 Personen. Wenn ihr Details zu den einzelnen Charakteren wissen wollt, könnt ihr dies gern auf unserer Website nachlesen: zbv-event.de/de/orga-team. Die Aufgaben der einzelnen Orga-Mitglieder lassen sich bei uns nicht klar abgrenzen, da während der Vorbereitung doch einige Aufgabenbereiche zusammengekommen sind. Diese wurden dann meist nach freien Kapazitäten und evtl. Fachkenntnis verteilt. Die abschließenden Entscheidungen wurden dann meist im Team getroffen.

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Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Bisher sind wir zufrieden, wie die Organisation gelaufen ist. Unser Orga-Team hat sich gut ineinander gefügt. Klar gab es die ein oder andere Meinungsverschiedenheit, aber die konnten wir meist klären. Das größte Problem aus meiner Sicht war zunächst das Finden der entsprechenden Lokation für unser Event. Hatten wir uns doch selbst einige Ansprüche gesetzt. Darunter auch, dass wir keinen Eintritt verlangen wollten. Wie wir dieses Problem lösen konnten, könnt ihr euch am 26.05.2018 selbst anschauen 😊

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Das Motto unseres Events lautet: „Hutzen unterm Schanzentisch“. Als Hutzen wird in der Region ein gemütliches Treffen unter Nachbarn und Freunden bezeichnet. Wir Geocacher sind ja alle Freunde und genau deshalb laden wir zu einem gemütlichen Beisammensein am Fuße der Skisprungschanze in Klingenthal ein. Wir möchten euch an diesem Wochenende die Region Vogtland etwas näher bringen

Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?

Passend zur Location haben wir ein Rahmenprogramm kombiniert aus Wintersport und Geocaching auf die Beine gestellt. Dabei wird es verschiedene Aktionen, egal ob alleine oder im Team, geben. Bei allen Aktionen gibt es tolle Preise zu gewinnen. Weiterhin konnten wir den Bus des AdventureRooms Dresden für uns gewinnen. Hierbei handelt es sich um einen mobilen Escape Room. In einer begrenzten Zeit müssen verschiedenste Aufgaben gelöst werden, um schlussendlich aus dem Bus zu entkommen. Hier könnt ihr euch eure Plätze sichern: Link. Weiterhin wird es bei uns eine Jenga-Meisterschaft geben. Da wir ein Mega-Event sind, spielen wir Mega-Jenga. Hierbei kann eine maximale Höhe von über 3 Metern erreicht werden. Wer noch teilnehmen möchte, kann sich hier anmelden: Link. Aber auch die für den Geocacher wichtigen Caches wird es geben. Zusammen mit den lokalen Cachern haben wir zwei tolle Cache-Runden geplant. Welches allerdings das Highlight unseres Events ist, das dürft ihr hinterher selbst entscheiden. Also seid gespannt und schaut vorbei!

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Wie sichert Ihr das finanzielle Risiko ab? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.

Ebenso haben wir es gemacht und extra für dieses Event eine Abteilung in einem bestehenden Verein ins Leben gerufen. Da dieses Event komplett kostenlos für den Geocacher sein wird, sind wir auf Sponsoren angewiesen. Hierbei konnten wir bereits einige finden. Wenn ihr uns noch finanziell unterstützen wollt, dann schaut doch mal in unserem Shop vorbei, hier haben wir verschiedenste Sachen für euch zusammengestellt.

Um den Mega-Status zu erhalten muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?

In den Reihen der Orga befindet sich auch der ein oder andere Reviewer. Da diese sowieso im regelmäßigen Kontakt mit Groundspeak stehen, haben diese direkt die Kommunikation mit dem Headquarter übernommen. Die Mitarbeiter standen uns stets unterstützend und kooperativ zur Seite.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?

Grundgedanke des Geocaching ist eine Schnitzeljagd in der Natur. Genau das können wir im Vergleich zu vielen anderen Mega-Events bieten, denn unsere Event-Location ist von allen Seiten mit Wald umgeben. Kaum verlässt der Geocacher das Event-Gelände, kann er in der Natur auf die Suche nach Schätzen gehen. Die Region Vogtland bietet cache- und landschaftstechnisch einiges an Überraschungen. Auf unserer Website haben wir bereits einiges zusammengetragen und auch in den nächsten Tagen wird noch einiges folgen, wieso man das Vogtland besucht haben muss!

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

[Anm. Saarfuchs: Warum diese Frage nicht beantwortet wurde, ist mir nicht klar – eigentlich sollte doch so kurz vor dem Mega klar sein, ob es eine Händlermeile geben wird?!]

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Die beste Werbung für unser Event war sicherlich die Veröffentlichung unseres Events auf der Bühne beim Mega im Saarland. Nach nicht mal 48 Stunden hatten wir die magische Grenze von 500 Will Attends erreicht und waren selbst etwas überrascht. Wir haben auch verschiedenste Werbematerialien unter Cache und Cacher gebracht. Auch in den sozialen Netzwerken sind wir sehr aktiv. Aus meiner Sicht war immer noch die beste Werbung der direkte Kontakt zu den Cachern. Viele Events haben wir im letzten Jahr besucht und dort die Cacher direkt angesprochen. So konnten auch wir so manchen neuen Kontakt knüpfen. Mit der Teilnehmerzahl sind wir relativ flexibel. Mit der Erfahrung von anderen großen Events schätzen wir, dass etwa 4.000 Cacherinnen und Cacher den Weg nach Klingenthal finden werden.

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Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?

Nein, bei uns muss der Besucher keinen Eintritt bezahlen. Dies bedeutet natürlich nicht, dass er nichts geboten bekommt. Viele Attraktionen werden auf euch warten. Zu den Details hatte ich ja bereits einige Fragen zuvor etwas geschrieben.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Lange Schlangen wird es bei uns am Einlass nicht geben, denn die Tore stehen jedem Besucher weit offen. Von mehreren Seiten kann das Gelände betreten werden.

Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

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Diese Frage werde ich, Toni (king-ton), auch meiner Sicht beantworten. Zum Geocachen bin ich durch einen Freund gekommen. Er hatte berichtet, dass er an c:geo mitentwickelt. In diesem Zusammenhang hat er mir erklärt, wofür diese App ist und was Geocaching ist. Dies klang ganz interessant und so war ich mit der Sucht infiziert 😉 Wenn ich nicht im Wald auf der Suche nach Plastikdosen bin, studiere ich Informatik an der TU Chemnitz.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Wir möchten uns recht herzlich beim Saarfuchs für dieses Interview bedanken! Sicherlich konnten wir mit diesem Interview nicht alle Fragen, die ihr noch habt, beantworten. Sollte doch noch jemand eine Frage haben, kann er uns gerne anschreiben! Ich hoffe, wir dürfen den Saarfuchs und alle seine Leser bei uns zum Event begrüßen?

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