Mrz 062017
 

Ende August findet in Friedrichshafen das diesjährige Project-Mega “Project Let’s Zeppelin 2017” statt. Da es eins meiner favorisierten Megaevents, welche ich in diesem Jahr selbst besuchen will, ist, habe ich mit der Orga ein ausführliches Interview geführt.

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Danke an Tina, die stellvertretend für das ganze Team geduldig meine vielen Fragen beantwortet hat!

Wie seid Ihr auf die Idee zu dem Mega-Event “Project Let’s Zeppelin 2017” gekommen?

Bei uns gibt es viele spannende Geocaches rund um den Bodensee, doch was bisher fehlte war ein Mega-Event. So war es zum einen der Wunsch ein Mega in die Region zu holen und zum anderen der der Geocaching-Community etwas zurückzugeben.

In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Unser Event findet in Friedrichshafen in und vor dem Zeppelinhangar statt. Einen passenderen Ort können wir uns für unser Motto „Let’s Zeppelin“ nicht vorstellen.

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Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?

Wir freuen uns auf jeden einzelnen Besucher und haben daher darauf geachtet, dass es für das Hauptevent keine Beschränkung gibt. Die Location ist barrierefrei und wir haben jede Menge Platz, der bei Bedarf auch noch erweitert werden kann. Auch Hunde sind erlaubt, allerdings nur an der Leine. Meet&Greet und das Abschiedsevent finden jedoch an einem anderen Ort statt. Hier gibt es eine maximale Teilnehmerzahl. Da heißt es dann schnell sein.

Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wetter-geschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Natürlich stellt die Eventlocation alles Notwendige bereit. Die Halle schützt vor Wind und Wetter und – im August noch viel wichtiger – bietet Schatten. Für die Verpflegung sorgt ein professionelles Eventcatering und verwöhnt uns beispielsweise mit einem leckeren Zeppelin-Burger. Sitzgelegenheit, Parkplätze, Toiletten, … alles in ausreichender Zahl vorhanden.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?

Wir kennen uns eigentlich alle schon länger über’s Cachen oder von diversen Events. Sven kam dann vor einiger Zeit auf die Idee ein Mega in die Region zu holen und hat sich Mitstreiter gesucht.

Wie  groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Das Kernteam besteht momentan aus 7 Personen. Das bedeutet zwar, dass eine Menge Arbeit auf jedem von uns lastet, aber ein größeres Team ist nicht unbedingt effektiver, denn je mehr Personen dabei sind, desto höher ist auch der Koordinationsaufwand.

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Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Im Großen und Ganzen können wir nicht meckern. Sicherlich gibt es immer mal wieder Hürden, die es zu überwinden gilt. Aber die machen es ja gerade spannend und bisher haben wir noch alles gut gemeistert.

Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Die großen Punkte sind nun eigentlich alle abgehakt. Aber es gibt noch gaaaanz viele Details, die noch beschlossen, geplant und organisiert werden müssen.

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Unser Motto ist Let’s Zeppelin, denn der Zeppelin und seine Geschichte sind sehr eng mit Friedrichshafen und der Bodenseeregion verbunden. Nicht nur, dass Graf von Zeppelin vor mehr als 100 Jahren die ersten Zeppeline in Friedrichshafen baute, auch der Zeppelin NT hat bei uns seine Heimat.

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Wir wollen den Besuchern unsere wunderschöne Heimat zeigen und ein Mega auf die Beine stellen, das vielen Menschen Freude macht. Unser Ziel ist am Abend in viele strahlende Gesichter zu blicken.

Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?

Unser Programm ist sehr vielseitig. Wir haben versucht für jeden Geschmack etwas zu finden. Besonders stolz sind wir auf die O.C.B. Ein Relikt aus dem ersten Cache überhaupt, der bei unserem Event seine Deutschlandpremiere feiert. Ein weiteres Highlight ist natürlich auch der Zeppelin selbst, den man bei uns hautnah erleben kann. Aber wir wollen uns auch auf das Wesentliche konzentrieren und das ist beim Geocachen nun mal der Geocache selbst. Besucher dürfen sich also auch auf das ein oder andere Zuckerl freuen, wie zum Beispiel unsere 81er-Matrix rund um den Bodensee.

Wie sichert Ihr das finanzielle Risiko ab? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.

Eine finanzielle Absicherung in dem Sinne gibt es nicht. Klar haben wir auch einen Verein gegründet, doch es ist ein Irrglaube, dass damit das finanzielle Risiko abgedeckt ist, denn auch hier haftet der Vorstand. Wir sind aber zuversichtlich, dass unsere Planung aufgeht und keiner in finanzielle Not gerät.

Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?

Gleich nachdem wir das Eventlisting angelegt haben, haben wir auch Groundspeak kontaktiert und ein mögliches Mega angemeldet. Der Kontakt mit GS war bisher immer sehr gut und herzlich. Unterstützt werden wir mit dem üblichen Sponsoring-Paket.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Wir hatten das große Glück von Anfang an einen guten Hauptsponsor an unserer Seite zu haben. Das Autohaus Lang aus Ravensburg hat uns sehr früh einen Suzuki Vitara zu Verfügung gestellt, damit wir mobil sind, um möglichst viele andere Events besuchen zu können. Gleichzeitig gab es ein kleines Startkapital, womit wir die ersten Unkosten decken konnten. Über das Stadtwerk am See wurden uns 10 Zeppelin Flüge zu je 30min am Hauptevent gesponsert – diese werden wir natürlich exklusiv am Hauptevent verlosen.

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Allerdings ist es recht schwierig gute Sponsoren zu finden – große Unternehmen haben täglich endlos viele Anfragen – so wird das Finden von Sponsoren fast zum Glücksspiel. Partner haben wir einige, die uns mit allem, was ihnen zu Verfügung steht, unterstützen. In erster Linie sind das viele Blogger, die uns mit ihren Erfahrungen zur Seite stehen. Und zuletzt darf man natürlich die Stadt Friedrichshafen nicht vergessen, die voll hinter uns steht.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will,  gerade Euer Event besuchen?

Weil Project Let’s Zeppelin 2017 etwas Einmaliges ist. Ohne entsprechende Kontakte wäre es wohl nie zu einem Geocachingevent in einem Zeppelinhangar auf einem aktiven Flughafengelände gekommen. Besucher aus der ganzen Welt zieht es jedes Jahr nach Friedrichshafen und an den Zeppelinhangar. Einen Zeppelin muss man einfach mal gesehen und das Starten und Landen live erlebt haben. Hinzu kommt bei uns natürlich noch die einmalige Gelegenheit O.C.B. erleben zu dürfen. Auch Birres High Quality TBs werden bei uns zu Gast sein. Die Stadt Friedrichshafen mit dem Bodensee und dem dahinterliegenden Alpenpanorama ist ein einmaliger Anblick. In zwei Stunden ist man an der Zugspitze, dem höchsten Berg in Deutschland. Österreich, Schweiz und Lichtenstein liegen praktisch direkt vor der Haustür. Project Let`s Zeppelin und der größte Teil der Stadt Friedrichshafen ist absolut barrierefrei. Wir haben einen Shuttle-Service (auch barrierefrei) eingerichtet, mit dem man den ganzen Tag vom Hangar in die Stadt kommt. Ein professionelles Eventcatering sorgt für entsprechende Speisen und Getränke. Es wird natürlich Workshops aus verschiedenen Bereichen sowie einem speziellen Programm für die kleinsten Cacher geben. Alles in allem ein absolut buntes Programm für die ganze Familie. Und eine Woche später gibt es in Frauenfeld (Schweiz) unser Partner Event – Meeting Friends 2017.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Aktuell haben wir etwa 20 Aussteller – wobei der größte Teil auf nahezu allen größeren Events 2017 vertreten wird. Zu unseren wenigen Ausnahmen gehört GARMIN. Black Safe wird die T5 Freunde begeistern. Mit LED Lenser sind wir bereits seit einiger Zeit im Gespräch und haben auch eine mündliche Zusage. Geocoin-Land hat inzwischen auch zugesagt.

Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Helfer kann man nicht genug haben. Es haben sich zum Glück schon viele angemeldet, wir freuen uns aber auch weiterhin über viele helfen Hände. Wer sich vorab (unverbindlich) als Helfer registrieren möchte kann dies unter http://www.letszeppelin.de/de/helfer/ tun. Die verbindliche Helferanmeldung wir voraussichtlich Ende März unter demselben Link erreichbar sein.

Helfer müssen bei uns natürlich keinen Eintritt bezahlen und bekommen „Arbeitskleidung“ in Form eines Helfer-T-Shirts gestellt. Als kleines Dankeschön bekommt jeder Helfer von uns ein Geschenk in Form eines exklusiven Helfercoins, den es nicht zu kaufen gibt.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Wir werben über unsere Homepage, soziale Medien wie Facebook, Twitter und über Visitenkarten. Außerdem versuchen wir auf so vielen regionalen und überregionalen Events wie möglich präsent zu sein. Bei einem Event, egal ob klein oder groß, geht es ja vor allem um das Miteinander. Daher ist uns der persönliche Kontakt mit anderen Geocachern so wichtig. Wir planen mit einer vierstelligen Besucherzahl.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?

Aufgrund hoher Fixkosten z.B. für die Hallenmiete, vorgeschriebene Security-Anforderungen (Sicherheitspersonal, Absperrzäune, wir sind auf Flughafengelände!) kommen wir leider nicht daran vorbei, einen Eintrittspreis verlangen zu müssen.  Der Eintritt im Vorverkauf liegt bei 14 € für Erwachsene und 7 € für Teens, Kinder bis 9 Jahre bezahlen keinen Eintritt.

Verschiedene Orgateams von bisherigen Megaevents haben uns von einem wachsenden Anteil an Besuchern berichtet, die spontan über die Tageskasse zum Event gekommen sind. Dies führte in Folge teilweise zu logistischen Problemen und stellenweise zu Unzufriedenheit bei den Gästen, was wir bei Let’s Zeppelin gerne vermeiden möchten. Durch einen etwas höheren Preis an der Tageskasse wollen wir unsere Besucher motivieren, ihr Ticket möglichst im Vorverkauf zu erwerben. Dadurch können wir besser planen und das bestmögliche Erlebnis bieten.

Im Eintritt enthalten sind das Kinderprogramm, Workshops, die Werftführung, die O.C.B., der Auftritt von Ingo Oschmann und vieles mehr. Für die Nutzung der sanitären Anlagen wird keine extra Gebühr mehr fällig und auch der Shuttle-Bus kann mit dem Eintrittsband kostenlos genutzt werden.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Zum Einen natürlich über eine große Anzahl Helfer und zum Anderen über das Einlasssystem selbst. Hierzu haben wir uns Hilfe von TRCoding geholt. Deren System hat ja unter anderem auch schon beim Giga Event “Gutenberg 2015” in Mainz gute Dienste geleistet.

Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?

Project Let’s Zeppelin 2017 ist 100% barrierefrei. Neben einer barrierefreien Eventlocation haben wir auch die ein oder andere Aktion zu diesem Thema geplant. Details dazu gibt es in Kürze auf unserer Homepage.

Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

Ich denke bei den meisten von uns waren es geocachende Freunde, die uns dazu gebracht haben, die Liebe zur Natur oder das „Ziel“ für eine Wanderung. Wenn wir nicht gerade Dosen suchen oder ein Event planen, dann versuchen wir meistens unsere Brötchen zu verdienen. Dabei decken wir ein recht breites Spektrum ab. Vom IT-Projektmanager, über Erzieherin bis hin zum Soldaten ist alles dabei.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Let’s Zeppelin wird einmalig bleiben. Es gibt also nur dieses Jahr die einmalige Gelegenheit zum Besuch dieser einzigartigen Location. Wir arbeiten weiterhin hart daran, ein tolles Event auf die Beine zu stellen. Dabei wissen wir, dass wir es nicht allen recht machen können. Aber wir freuen uns, wenn die Mehrheit unsere idealistische Arbeit anerkennt und eine möglichst große Zahl von Geocachern uns mit einem Besuch beehren würde. Darum würden wir uns sehr über ein „Will Attend“ freuen (GC6ADPK – Project Let’s Zeppelin 2017), besser noch über den Kauf einer Eintrittskarte in unserem Shop.

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  3 Antworten zu “Project Let’s Zeppelin 2017: Interview mit der Orga”

  1.  

    @Saarfuchs: Habe ich. Das waren die im Artikel zuerst genannten 2500 Euro, allerdings war das der Preis von vor 2 Jahren. ;-)
    Von Jeff selbst habe ich nur ein “Usually travel costs and lodging are covered” bekommen.

  2.  

    Irgendwie hatte ich eine Frage nach den Kosten der O.C.B. erwartet, denn dieses Thema ist der Orga ja doch sauer aufgestoßen und wäre sicher interessanter als das, was sowieso schon jedem Interessierten bekannt ist. Bisher brachte aber niemand wirklich Licht in die dunkle Ecke aka GC-Darknet und so wird es wohl beim 3500 Dollar-Spekulatius bleiben…

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