Feb 132017
 

Ende Mai findet dieses Jahr das Megaevent “TipiTipiTap II” bei Geldern an der holländischen Grenze statt. Janine vom Orga-Team hat geduldig meine Fragen zu dieser Veranstaltung beantwortet.

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Zur Illustration dieses Interviews hat Janine mir freundlicherweise Bilder vom ersten TipiTipiTap zur Verfügung gestellt – sie vermitteln, so glaube ich, einen guten Eindruck, was Euch bei diesem Event erwartet …

Wie seid Ihr auf die Idee zu dem Mega-Event “TipiTipiTap II” gekommen?

Die Idee ist für uns und viele andere wohl nicht neu. Im Jahr 2014 haben wir das erste TipiTipiTap (TTT) veranstaltet und haben sehr viel positives Feedback bekommen. Daher haben wir uns entschieden, ein Folgeevent zu veranstalten und somit entschieden wir uns für ein TTT II.

In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Das Event findet im Tipidorf in Walbeck statt. Dies bot sich schon beim ersten TTT einfach an, da hier das ganze Jahr über ein kleines Indianerdorf steht. Beim letzten Mal war das Tipidorf am Waldfreibad in Walbeck. In diesem Jahr zieht es allerdings zum Schloss-Walbeck um und somit auch unser Eventgelände.

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Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?

Bei uns wird es, bedingt durch die Location, ebenfalls eine Teilnehmerbeschränkung geben. Die maximale Teilnehmerzahl beläuft sich auf 1.500 Gäste. Weitere Einschränkungen gibt es aber nicht. Hunde dürfen (angeleint) mit aufs Gelände und es ist auch barrierefrei.

Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wetter-geschütze Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Natürlich ist das Tipidorf in erster Linie ein Open-Air-Gelände. Trotzdem wird es Unterstellmöglichkeiten geben. Da wir unsere Cacherfreunde aber kennen, wissen wir, dass die meisten durchaus wasserfeste Kleidung besitzen und sich von ein paar Regentropfen nicht abschrecken lassen. Es wird genügend Sitzmöglichkeiten geben und auch für das leibliche Wohl ist gesorgt. Es wird, wie auch beim letzten Mal, Getränke- und Grillstände geben.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?

Das Orga-Team besteht aus Mitgliedern unseres Stammtisches in Geldern. Hier haben wir uns auch zusammengefunden. Seit dem ersten TTT gab es zwar einige kleinere Veränderungen im Team, da nicht alle mehr die Zeit haben, allerdings ist der Kern geblieben. Beim ersten TTT war Heike von den Loerheidegeistern unser Häuptling und hat die Übersicht behalten. In diesem Jahr hat Steffen (stmiertz) diesen Posten übernommen.

Wie  groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Wir sind in diesem Jahr 11 Personen im Orga-Team. Bei uns hat jeder seinen eigenen Aufgabenbereich, meist den, den er auch schon bei TTT I und GeoXantike hatte. So übernehme ich zum Beispiel den Bereich PR, Social Media und die Helferplanung. Trotzdem treffen wir uns regelmäßig und tauschen Ideen und Verbesserungen aus. Selbstverständlich helfen wir uns auch mit den einzelnen Aufgaben und unterstützen einander, soweit wir können. Mit Fragen über die Programmierprogramme könnte ich zumindest niemandem helfen.

Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Bisher war das größte Problem der Umzug des Tipidorfes. Nicht, dass es da Unmengen an Schwierigkeiten gegeben hätte, es geht dabei lediglich um die Planung des Aufbaus. Dies kann aber schnell gelöst werden, sobald das Tipidorf umgezogen ist und wir wissen, wie das neue Gelände strukturiert ist.

Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

So richtig „geklärt werden“ muss nichts mehr. Natürlich steht noch nicht alles zu 100%, allerdings liegt das eher daran, dass wir so viele Ideen haben, dass wir schauen, was davon alles umsetzbar ist und wofür wir auf dem neuen Gelände die Möglichkeiten haben.

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Unser Motto lässt sich leicht vom Namen und der Location ableiten: Wir sind Indianer und laden alle ein, einen Tag lang Mitglied unseres Stammes zu werden und mit uns ums Lagerfeuer zu tanzen! Unser Ziel ist es, neue und alte Gesichter zu treffen und gemeinsam einen Tag zu erleben, den wir alle nicht so schnell vergessen.

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Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?

Unser Highlight ist das Gelände an sich. Wer auf dem ersten TTT war, weiß, dass hier eine wirklich entspannte Atmosphäre herrscht und man wirklich gut in die Indianerzeit abtauchen kann.  Es wird viele Workshops geben, Indianerspiele, Radtouren und auch viel für unsere kleinen Cacher! Eben ein Event für die ganze Familie.

Wie sichert ihr das finanzielle Risiko ab? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.

In diesem Fall sind nicht wir der offizielle Veranstalter, sondern das Tipidorf. Daher tragen wir zum Glück in dieser Hinsicht kein Risiko.

Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?

Die Kommunikation mit Groundspeak ist bisher bei allen unseren Events problemlos verlaufen. Auch dieses Mal gibt es da keinerlei Schwierigkeiten. Wie viele von euch wissen, ist die Unterstützung von Groundspeak immer an mehrere Faktoren geknüpft, wie zum Beispiel die Teilnehmerzahl. Sobald diese genau feststeht, werden wir erneut Kontakt aufnehmen.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Auch in diesem Fall tritt das Tipidorf selbst wieder in Erscheinung. Einige Programmpunkte werden ebenfalls vom Tipidorf gesponsert bzw. unterstützt. Weiterhin haben wir, wie auch beim ersten TTT, Unterstützung vom Spargelhof Allofs.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will,  gerade Euer Event besuchen?

Unser Event ist besonders für diejenigen interessant, die sich zum Einen für das Thema der Indianer interessieren und denen zum Anderen eine familiäre Atmosphäre gefällt. Wir sind durch unsere Eintrittspreise, aber natürlich auch durch unser Programm und die Angebote, für die ganze Familie interessant. Hier bekommen alle Cacher von klein bis groß etwas geboten.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Wir haben bisher ca. 20 Aussteller. Unter anderem sind Cache-Corner und Cacher´s World wieder dabei, aber auch der Geocachingshop NL und Gearforcecacher aus dem Ruhrgebiet. Alle Händler sind aber auch auf unserer Homepage zu finden.

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Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Unsere beiden ersten Events TTT I und GeoXantike wären ohne die vielen freiwilligen Helfer niemals zustande gekommen und hätten auch nicht so gut funktioniert. Wir sind alle immer für alle Helfer dankbar. Von diesen Helfern haben sich auch schon wieder zahlreiche wieder für das TTT II zur Verfügung gestellt, sodass wir alle Helferposten besetzen konnten. Als Dank erhalten die Helfer bei uns freien Eintritt zum Event, ein Helfer-Shirt mit dem aktuellen Log und eine spezielle Helfercoin.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Dieses Event haben wir wieder im „kleineren“ Rahmen für 1.500 Besucher geplant. Viele der Teilnehmer vom ersten TTT sind auch wieder dabei. Außerdem haben wir bereits vor 2 Jahren bei GeoXantike für das diesjährige TTT II geworben. Informationen gibt es auf unserer Homepage, der Facebookseite und natürlich unter GC6Q0VN. Die große Werbetrommel werden wir in diesem Jahr nicht rühren.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?

Wir arbeiten (wie auch bei unseren Events zuvor) zum Selbstkostenpreis.

  • Erwachsene und Jugendliche ab 16 Jahre: 7,00€
  • Kinder ab 7 bis einschließlich 15 Jahre: 3,00€
  • Kleinkinder unter 7 Jahre: kostenlos

Hierfür erhalten unsere Besucher Eintritt zum Eventgelände mit der Händlermeile, kostenlose Workshops und Führungen (die allerdings trotzdem vorab im Shop gebucht werden müssen), Indianerspiele, Kinderanimation und ein Abendprogramm mit Verlosung.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Wir haben, was das angeht, ja schon einige Erfahrungen sammeln können. Natürlich lassen sich Wartezeiten nie ganz vermeiden, allerdings werden wir diese so gering wie möglich halten können.

Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?

Ich denke, dass jeder sich nun ein gutes Bild machen konnte und erst mal alle Fragen beantwortet sind.

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Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

Unser ganzes Orga-Team besteht aus den unterschiedlichsten Persönlichkeiten. Bei uns ist wirklich von allem was dabei, was auch für eine gute Mischung im Team gesorgt hat. Ich persönlich habe mit meinen Eltern zusammen das Geocaching über Freunde der Familie entdeckt. So ging es wohl auch den meisten aus unserem Team und darüber sind wir auch echt froh, weil uns allen die Community einfach gefällt.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Abschließend gibt es wohl nur noch zu sagen, dass wir uns schon wahnsinnig auf das Event freuen! Natürlich liegt noch sehr viel Arbeit vor uns, allerdings wissen wir auch, dass es sich am Ende gelohnt haben wird. Es wird toll sein den Tag mit vielen neuen und alten Gesichtern zu erleben und wir wünschen jetzt schon allen Teilnehmern einen ganz tollen Tag und viele amüsante Stunden!

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  Eine Antwort zu “TipiTipiTap II: Interview mit der Orga”

  1.  

    […] Tipitipitap Interview […]

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