Da ich dieses Jahr selbst zum Megaevent “MEGA Switzerland – Meeting Friends 2017” nach Frauenfeld in die Schweiz fahren will, hab’ ich mal ein ausführliches Interview mit der Orga geführt. Schließlich will ich ja wissen, was mich dort erwartet!
Vielleicht hilft Euch dieses Interview ja bei der Entscheidung, welche Mega-Events Ihr dieses Jahr besuchen wollt? Schaut doch mal rein!
Wie seid Ihr auf die Idee zu dem Mega-Event “MEGA Switzerland – Meeting Friends 2017” gekommen?
Wir haben im 2014 einen ersten MEGA in Frauenfeld organisiert und hatten dabei viel Spass. Nachdem es wieder ruhiger wurde, kam bald die Idee auf, nochmals einen MEGA zu organisieren. Das gesamte ORGA aus 2014 ist wieder am Start und wir sind wieder mit Freude und Eifer an der Arbeit.
In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Der Event findet wieder auf der Pferderennbahn Grosse Allmend in Frauenfeld statt. Hier finden über das ganze Jahr hindurch die verschiedensten Anlässe statt. Wir haben hier die Möglichkeit von den Tribünen der Rennbahn aus unsere Veranstaltungen auf der Bühne anzuschauen, gleich daneben kann campiert werden und das Auto ist in nächster Nähe parkiert.
Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben?
Die einzige Einschränkung am Event wird sein, dass wir das angrenzende Naturschutzgebiet meiden sollen. Dies wird aber dadurch erreicht, dass es in diesem Gebiet keine Caches zu finden gibt. Hunde sind auf dem Gelände erlaubt, wir bitten, die Hunde an die Leine zu nehmen und den Kot aufzunehmen. Wenn sich jeder so verhält, wie er es sich von seinen Gästen wünschen würde, dann haben wir keine Probleme.
Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?
Wir haben keine Begrenzung, was die Anzahl Teilnehmer auf dem Gelände anbelangt. Auf diesem Gelände finden Pferderennen vor 15 000 Zuschauern statt oder in grösserem Rahmen das Open Air Frauenfeld mit über 50 000 Personen.
Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind- & wettergeschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, ?) werden Eure Besucher vorfinden?
Alle nötigen Infrastrukturen sind vorhanden. In der Reithalle sind Sitzplätze im geschützten Bereich vorhanden. Wer müde ist, kann es sich auch auf der Tribüne bequem machen. Der Campingbereich bietet Stromanschlüsse und Toiletten. Für die Duschen geht es ein paar Meter zur Militärsporthalle.
Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen ?Haupttreiber? im Team?
Das Orga hat sich bereits 2012 gefunden, als die Idee zu einem MEGA in Frauenfeld geboren wurde. Natürlich hat es auch bei uns einen OK-Chef, der schaut, dass alles so läuft, dass es einen tollen Anlass geben wird.
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Wir sind 18 Personen im OK. Diese große Zahl kommt auch daher, dass wir meist Paare sind. So kann sich der/die Partner/in weniger darüber aufregen, dass sein/seine Partner/in viel Zeit für den MEGA investiert.
Mit dieser Anzahl sind wir gut aufgestellt.
Die Aufgaben sind aufgeteilt in Finanzen, Coin, Gelände, Bewilligungen, Werbung, Trails, … Doch alle sind bereit untereinander zu helfen und nicht stur auf den Ressorts zu bestehen.
Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Die Probleme hatten wir mit Naturschutz und Jägern im Jahr 2014? in diesem Jahr gehen wir diesen Problemen durch konsequente Meidung heikler Gebiete aus dem Weg. Ansonsten läuft dank den Erfahrungen aus 2014 alles reibungslos.
Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Wenn wir heute schon die definitiven Teilnehmerzahlen wüssten, wäre uns sehr geholfen.
Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?
Unser Motto ist wiederum “Meeting Friends”. Kommt und trefft euch mit Euren Freunden. Viele Freundschaften wurden im 2014 geschlossen. Lasst uns diese pflegen und auch neue Freundschaften schließen.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, auf das Ihr besonders stolz seid?
Für uns sind die Dosenfischer ein Highlight. Wir sind wirklich stolz, dass die Dosenfischer uns ein zweites Mal besuchen. Im Weiteren planen wir auch für den Freitag wiederum eine bunte Show auf der Bühne. Viele neue Dosen werden auf verschiedenen Trails zu finden sein. Abwechslungsreiche Lab-Caches werden auch nicht fehlen.
Gespannt sind wir auch auf den GeoRun, einen Volkslauf über 1800 m in der Frauenfelder Altstadt, bei der es eine Trackbare Auszeichnung zu erlaufen gibt. Unseres Wissens eine Neuheit auf einem MEGA.
Wie sichert Ihr das finanzielle Risiko ab? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.
Wir haben bereits 2014 einen Verein gegründet, um dieses Risiko zu minimieren. Die Erfahrungen aus 2014 werden uns heute nützen, um das Risiko auf dem Minimum zu halten.
Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?
Die Zusammenarbeit mit Groundspeak ist sehr gut. Alle anstehenden Fragen konnten schnell geklärt werden. Die Unterstützung durch Groundspeak besteht primär aus der Nutzung der Internetplattform, dem Event-Souvenir, einigen Gratis TB-Codes.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Die Sponsorensuche ist schwieriger als 2014. Doch wir können wieder auf ein paar Partner zählen, welche uns teilweise mit einem finanziellen Beitrag unterstützen oder uns besonders günstige Konditionen bieten.
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?
Wer Spass am Zusammentreffen mit Freunden hat und gerne ein paar Dosen sucht, die Abende nach einer Unterhaltung auf der Bühne auf dem Camping ausklingen lassen möchte, der ist bei uns richtig. Ausserdem, nutzt die Gelegenheit die Schweiz zu besuchen und den Bodensee, die Alpen, den Rheinfall etc. Zusammen mit dem Event Let?s Zeppelin in Friedrichshafen, eine Woche vor Frauenfeld, lassen sich tolle Geocacherferien in der Bodenseeregion verbringen.
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Als MEGA in der Schweiz ?leiden? wir unter den Zollvorschriften. Es ist für fast alle ausländischen Verkäufer zu aufwändig mit einem Warenangebot in Frauenfeld zu erscheinen. So werden die Schweizer Geocachingshops und ein paar wenige ausländische Shops anwesend sein.
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Wir werden wieder an die 350 Helfer benötigen. Diese können sich auf unserer Homepage melden und dort die Wunschzeit und das Wunschgebiet angeben. Als Entschädigung gibt es ein Helfer T-Shirt, eine Helfercoin und eine Zwischenverpflegung.
Es gibt eigentlich keine bessere Gelegenheit neue Freundschaften zu schließen als mit anderen Cachern einen Helfereinsatz zu leisten!
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Wir hatten im Vorfeld die Idee, Will attend ? T-Shirts zu verkaufen und so auf unseren Event aufmerksam zu machen. Von den hergestellten 200 Stück sind nur noch ca. 5 erhältlich.
Im Weiteren hatten wir in Mendig einen Stand, da kam Niemand ungeschoren vorbei..
Flyers und Blogs verbreiten zusätzlich die Kunde vom MEGA Switzerland.
Mit fast 1200 Likes in Facebook und den Newsletterabonennten aus dem Jahr 2014 konnten wir viele interessierte Cacher direkt informieren.
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen ? wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?
Der Eintritt wird Fr. 11.00 (10 Euro) sein. Dies ist der gleiche Betrag wie 2014 und der hat uns damals gereicht alle Rechnungen zu bezahlen.
Für dieses Geld habt ihr die Möglichkeit an diversen Spielen und Wettbewerben teilzunehmen. Die Freitagsshow und die Dosenfischer am Samstag sind kostenfrei zu besuchen. Im Weiteren können wir mit euren Eintrittsgeldern die Miete des Geländes und der Infrastruktur, der Showbühne ect. bezahlen. Das Auto darf auch gratis am Eventgelände parkiert werden.
Es gibt viele Ausgaben, welche nicht direkt ersichtlich sind, aber gedeckt werden müssen.
Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?
Wir dürfen meines Wissens sagen, dass wir die Ersten waren, welche den Einlass mit QR-Codes organisiert haben. Die Warteschlangen in 2014 waren praktisch Null und werden hoffentlich auch 2017 nicht länger sein.
Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, das ich bisher noch nicht gefragt habe?
Ganz wichtig für die Anreise aus Deutschland: Es ist nicht nötig eine Vignette zu lösen. Falls Ihr über Konstanz anreist, sind es knapp 25 km Landstraße nach Frauenfeld. Kommt Ihr die A81 von Stuttgart nach Singen, so geht es über Stein am Rhein ebenfalls in knapp 25 km Landstraße nach Frauenfeld.
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Falls Ihr noch nicht schlüssig seid, ob Ihr nach Frauenfeld kommen wollt, dann lest folgende Berichte aus dem Jahr 2014? Vielleicht wecken diese Berichte eure Lust, in diesem Jahr dabei zu sein !
- geocachingbw.de: Mega Switzerland Attended
- geocachingbw.de: Eindrücke vom Mega Switzerland
- schmelli.de: Mega Switzerland 2014
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