Im kommenden Jahr ist es wieder soweit – das Mega-Event “Nacht der Vulkane” wird zum dritten Mal stattfinden. Grund genug für mich dem Orga-Team auf den Zahn zu fühlen, um etwas über den Stand der Planung in Erfahrung zu bringen. Hierzu habe ich ein Interview mit Manfred vom Team gorgaz geführt, der Mitglied im Orga-Team dieses Megas ist.
Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event in Mendig gekommen?
Es begann 2009, als wir in meinem Heimatort Mendig einen Lost Place (mitten im Wohngebiet) fanden und über Kontakte die Erlaubnis bekamen, diesen für ein Geocaching-Event zu nutzen. Dass sich daraus ein Mega entwickelte, welches nun in seine dritte Auflage geht, konnte zu diesem Zeitpunkt Keiner ahnen.
Wie sieht Eure finanzielle Absicherung zur Risikoabsicherung aus? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.
Thema ?Verein? wurde bei uns nur kurz diskutiert. Wir stehen mit so vielen OrgaTeams in gutem und teilweise sehr freundschaftlichem Kontakt und haben uns dafür entschieden, keinen Verein zu gründen. Die finanzielle Absicherung ist sehr vielfältig. Z. B. lagern wir viel aus, was andere Events selbst übernehmen (z. B. die Eventshirts). Wir wissen zwar, dass wir dann weniger ?Gewinn? erzielen, haben aber dafür keinerlei Risiko und personellen Aufwand. Mendig ist ein kleines Nest, d. h. im Gegensatz zu anderen Veranstaltungsorten in großen Städten (Stadien, Hallen, ?.) bekommen wir weitestgehend die Location ohne nennenswerte Ausgaben, was natürlich das Risiko minimiert. Weiterhin ist es gelungen, die Kommune für uns zu gewinnen. D. h. wir erfahren Unterstützung von der Verbandsgemeinde Mendig und der Stadt Mendig, die für grundlegende Investitionen in Vorleistung treten. D. h. Ausgaben, die jetzt schon anstehen, sind zunächst vorfinanziert und wir erstatten diese mit unseren Einnahmen vom Eventtag. Das finanzielle Risiko hält sich demnach in Grenzen.
Wie groß ist Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Das Orga-Team besteht aus 9 Leuten. Wir haben diverse Aufgabenschwerpunkte innerhalb des Teams verteilt: Helfer/Programm/Soziale Medien u. Presse/Aussteller. Wir fühlen uns gut aufgestellt. Wir haben Leute, die das breite Spektrum unseres Hobbys abdecken (Regelmäßige Eventgänger, Blogger/Podcaster, Coiner, Handwerker und alle sind aktive leidenschaftliche Cacher). Am Eventtag selbst sind wir natürlich auf Helfer angewiesen. Wir haben so viele, meist regionale Freiwillige, die sich bereits ohne Aufruf angeboten haben.
Wie ist die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Unser Schwerpunkt ist das Gleichgewicht zwischen Einnahmen und Ausgaben. Wenn man keine Eintrittsgelder nimmt, hat man natürlich keine Grundfinanzierung, auf die man aufbauen kann. Da muss man seine Ausgaben genau durchkalkulieren, ob sich diese am eigentlichen Eventtag wieder reinholen lassen. Da dies aber bereits zweimal gelungen ist, sind wir auch für die 3. Nacht der Vulkane ganz zuversichtlich. Weiterhin sind wir bestrebt auch wieder neue Programmpunkte anbieten zu können, damit auch der ?Wiederholungsgast? auf seine Kosten kommt.
Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Natürlich. Vieles ist zwar schon in trockenen Tüchern, aber unsere neuen Angebote und Programmpunkte bedürfen noch jeder Menge Planung und binden Zeit und Personal. Eine neue Eventcoin will entworfen werden und wegen der Vielzahl der MegaEvents möchte man sich ja auch irgendwie von den anderen unterscheiden können.
Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen?
Nun, wir sind Wiederholungstäter. Leider nicht jährlich, sonst hätte es keiner nennenswerten Kommunikation bedurft, da wir aber zwei erfolgreiche Megas hinter uns haben, ging eigentlich alles ganz unkompliziert. Wir mussten zwar als normales Event an den Start gehen, aber das war ja kein Problem für uns ;-). Die Kommunikation mit dem HQ erwies sich als nett und unkompliziert. Mit vielen Mitarbeitern, auch mit Bryan Roth, hatten wir persönlichen Kontakt auf zahlreichen Events.
Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?
Das übliche Sponsoringpaket, denke ich. Wir haben uns noch gar nicht so richtig damit befasst. In der kompletten Kommunikation mit dem HQ wurde aber immer Sponsoring und Unterstützung angeboten.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Bei der Fülle der Megas wird es immer schwieriger, Sponsoren zu finden. Wir müssen sagen, dass wir für unsere Zwecke aus der Cacherszene guten Zulauf haben. Wenn wir jetzt noch regionale Sponsoren finden, möchten wir uns nicht beschweren. Wir waren weitestgehend Initiator der Kontaktaufnahme.
In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Es ist nicht einfach, gute und günstige Flächen zu finden, die für Gäste und Aussteller bei T-Wertung 1 zu erreichen sind. Augenmerk haben wir auf nahe gelegene Parkplätze und Infrastruktur gelegt. Z. B. wurde uns unsere Eventlocation aus 2010/2013 (Ein LP, den ich nur als solchen kannte) in diesem Jahr einfach vor der Nase weg gekauft ;-). Es gab einen Käufer für dieses alte herunter gekommene Industriegebäude.
Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?
Keine Einschränkungen, keine Probleme. Da, wie gesagt, Mendig ein kleines Nest ist, ist die Infrastruktur entsprechend. D. h. wenn unser Event überrollt werden sollte, hat die Gastronomie und das Beherbergungsgewerbe evtl. ein Problem ;-).
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megas im Jahr besuchen kann, gerade Euer Event besuchen?
Das darf der Gast ganz alleine entscheiden ;-) Unser Event ist kostenfrei; lediglich ein paar Programmpunkte sind kostenpflichtig. Wir befinden uns im ländlichen Bereich, in der schönen vulkanischen Osteifel, der Ferienregion Laacher See. Alleine das sollte ausreichen ;-). Neben dem Event, kosten auch die Parkplätze nichts und Speis und Trank sind erschwinglich, ebenso wie die Übernachtungsmöglichkeiten. D. h. bei uns kann man gerne ein paar Tage verbringen. Bei uns ist, so sagt man, eine der größten Earthcachedichten auf engem Raum, wir haben T5-Caches, ganz in der Nähe ist ein Virtueller, das Field of Fame für die Powercacher ist nicht weit und einen Katzensprung entfernt ist der älteste aktive Cache Deutschlands. Für unsere überregionalen Gäste sind evtl. die Mendiger Basaltkeller ein Magnet. Die größten von Menschenhand geschaffenen Basaltkeller der Welt.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, auf das Ihr besonders stolz seid?
Wir haben Programmpunkte, die es bereits 2010 und 2013 gab und einfach zu unserer Region gehören. Brauerei- und Kellerführungen, Vorträge von Cachern für Cacher, Geologische Exkursionen, usw.. Natürlich gibt es die üblichen Programmpunkte bei Outdoorevents wie z. B. Kinderprogramm, Wettkampfspielchen. Stolz sind wir, dass wir das Institut für geotemporale Forschung verpflichten konnten (kennt ihr nicht, neugierig?, da dann googelt es mal). Für diese tolle Truppe haben wir sogar eine komplette Burg angemietet. Stolz sind wir auch, dass unsere Cacherfreundin Natalie mit ihrer Band Dangerous Comfort unser Gast sein wird. Einige weitere Highlights werden wir an dieser Stelle aber noch nicht verraten ;-)
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Beinahe zu viele ;-) Wir sind selbst überrascht, dass so viele Aussteller Interesse zeigen. Evtl. ist hier der Reiz, dass auch ein Aussteller bei uns nicht tief in die Tasche greifen muss und bei uns alles entspannt und freundschaftlich abläuft. Auf unserer Webseite www.vulkan-event.de habe ich alle unsere Aussteller, die bis heute ihre Teilnahme zugesagt haben, aufgeführt.
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Wir sind in der glücklichen Situation, dass wir sogar schon eine Helferwarteliste haben. Es gibt sehr viele Cacher, und das nicht nur aus unserer engsten Region, die ihre verbindliche Hilfe bei Nacht der Vulkane angeboten haben. Wer aber dennoch helfen möchte, kann gerne eine Mail an die info@vulkan-event.de Adresse schreiben.
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Wir haben kein Anmeldesystem, daher gibt es keine Obergrenze. Jeder ist willkommen. Wir werben mit den üblichen und bekannten Mitteln (Soziale Medien, News und Newsletter der Webseite, Visitenkarten). Was unseres Erachtens ganz wichtig ist: Präsenz auf anderen Events zeigen und das persönliche Gespräch.
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen? Wie schaut Eure Kalkulation aus? Plant Ihr einen Gewinn zu verbuchen und wenn ja, wofür werdet Ihr ihn verwenden?
Wie bereits geschrieben, ist unser Event kostenfrei und das war 2010 und 2013 auch bereits der Fall. Somit ist die Frage mit dem Gewinn eigentlich auch schon beantwortet. Unsere vorgestreckten Ausgaben refinanzieren wir (hoffentlich) am Eventtag mit Getränkeverkauf, Losverkauf usw.
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Wir haben am 31.10.2007 unseren Account angelegt. Freunde, die dieses Hobby bereits betrieben, haben zwei Jahre lang versucht, uns zum GC zu überreden. Hätten sie es doch nur früher geschafft, dann wäre unsere Account aus dem Jahre 2005 ;-) Wir versuchen, neben der Cacherei noch genügend Zeit mit Muggelfreunden zu verbringen und wenn die Zeit es erlaubt, ist noch ein wenig Sport als Ausgleich zum Bürojob unser Zeitvertreib.
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Wir sehen uns vielleicht beim 3. MegaEvent ?Nacht der Vulkane? vom 29.-31.07.2016 ;-)
