Im kommenden Jahr wird es einige Mega- (wenn nicht sogar Giga-) Events im deutschsprachigen Raum geben. Um Euch die Auswahl der Events, die Ihr im kommenden Jahr besuchen wollt, zu erleichtern, habe ich auch mit dem Orga-Team von “Dat is Kowelenz” ein ausführliches Interview geführt.
An dieser Stelle vielen Dank an David für das ausführliche Beantworten meiner Fragen zu “Dat is Kowelenz”. Ich wünsche Euch viel Spaß beim Lesen…
Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event in Koblenz gekommen?
Nach dem großen Erfolg im Jahr 2013 mit ?Project Eck? (GC3TECK) hatten wir bereits damals die Idee ein weiteres Event in Koblenz auszurichten. Bereits 2013 fiel die Wahl der Location auf das kurfürstliche Schloss in Koblenz, da wir noch andere Facetten und Orte von Koblenz zeigen wollten.
Wie sieht Eure finanzielle Absicherung zur Risikoabsicherung aus? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.
Bereits 2013 haben wir auf die Gründung eines Vereins verzichtet und uns stattdessen mit der Koblenz Touristik ? einem Eigenbetrieb der Stadt Koblenz ? einen zuverlässigen Partner gesucht, mit dem wir auch dieses Mal zusammenarbeiten, um ein abwechlungsreiches, schönes Event zu gestalten.
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Unser Team besteht derzeit aus 11 Personen. Durch die breit gefächerte Aufstellung decken wir alle wichtigen Kernthemen (Aussteller, Programm, Spiele, Social Media, Technik, Coins, etc.) gut ab. Dabei sind für jeden Bereich mindestens zwei Personen zuständig, um sich bei Problemen gegenseitig unterstützen zu können.
Wie ist die Organisation Eures Mega-Events “Dat is Kowelenz” gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Nicht zuletzt aufgrund der Erfahrungen des Project Ecks sind wir sehr organisiert an die ganze Sache herangegangen und mussten daher bis jetzt auch noch mit keinen größeren Schwierigkeiten kämpfen.
Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Natürlich gibt es noch einige offene Punkte, aber bis zum Hauptevent am 23. Juli 2016 sind ja zum Glück noch paar Tage und bis dahin werden auch die dann geklärt sein.
Um den Mega-Status zu erhalten muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen?
?Project Eck? wurde 2013 direkt als Mega gepublisht, aber da sich zwischenzeitlich die Guidelines geändert haben, sind sowohl wir, als auch die Kollegen aus Mendig, zunächst als ?normales Event? an den Start gegangen. Da sich die WA Zahlen jedoch bei beiden Events sehr erfreulich entwickelten, dauerte es nicht lange, bis der Mega Status bei Groundspeak freigeschaltet wurde. Die Kommunikation war dabei immer sehr kooperativ und freundlich ? so wie es natürlich auch sein soll.
Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?
Groundspeak unterstützt Mega- bzw. Giga-Events mit verschiedenen Dingen, die auf ihrer Homepage aufgeführt sind.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Zuallererst ist natürlich hier unser Partner ?Koblenz Touristik? zu nennen, mit der wir hervorragend zusammenarbeiten. Aber auch seitens der Aussteller bekommen wir sehr viel positives Feedback und haben schon zahlreiche Zusagen.
In welcher Location wird “Dat is Kowelenz” stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Wir haben uns für 2016 das kurfürstliche Schloss ausgesucht, denn wir möchten nach dem Deutschen Eck und der Festung Ehrenbreitstein eine andere wirklich schöne Seite von Koblenz zeigen. Im Rahmen der Bundesgartenschau 2011 wurde das gesamte Gelände aufwändig umgestaltet und eignet sich daher inzwischen perfekt für Veranstaltungen wie zum Beispiel ein Geocaching Mega Event.
Außerdem hat die Wahl dieser Location natürlich auch viel mit dem Motto ?Dat is Kowelenz? zu tun, denn das Gebäude aus preußischer Zeit steht für eine Epoche, auf die wir bei dem Event einen Schwerpunkt legen werden.
Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?
Sofern das Wetter einigermaßen mitspielt, wird der Schwerpunkt des Events im Außenbereich liegen. Dort gibt es selbstverständlich keinerlei Einschränkungen. Aber auch im Innenbereich sind uns außer einem Hundeverbot keinerlei Einschränkungen bekannt. Das gesamte Gelände ist so weitläufig, dass wir nicht befürchten müssen, Probleme mit der Teilnehmeranzahl zu bekommen.
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megas im Jahr besuchen kann, gerade Euer Event besuchen?
Wer das Project Eck noch in Erinnerung hat, der weiß, warum es sich lohnen wird, auch ?Dat is Kowelenz? (GC5VVVV) zu besuchen. Wir planen für unsere Gäste ein abwechslungsreiches Angebot aus Attraktionen, Programm, Führungen, Workshops, Ausstellern und selbstverständlich Caches. Und nicht zuletzt bietet die Kooperation mit Mendig natürlich die Chance zwei Mega Events an zwei aufeinanderfolgenden Wochenenden zu erleben, die nur 30km voneinander entfernt sind. In der Woche zwischen den beiden Megas sind einige spannende und informative Erlebnisevents in Planung.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, auf das Ihr besonders stolz seid?
Neben klassischen Elementen eines Megas wie Vorträge, Workshops, Aussteller und Eventcaches werden wir wieder zahlreiche Führungen anbieten und natürlich das Motto ?Dat is Kowelenz? mit Leben füllen. Ein Schwerpunkt wird dabei auf der preußischen Vergangenheit der Stadt liegen und es wird die Gelegenheit geben, zu erleben wie die Preußen damals gelebt und gearbeitet haben.
Ein ganz besonderes ?Highlight? (im wahrsten Sinne) soll es selbstverständlich auch wieder geben ? Project Eck Besucher werden wissen, wovon wir reden. Allerdings sind hier noch einige behördliche Hürden zu nehmen…
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Wir freuen uns bereits viele verschiedene Aussteller bei uns begrüßen zu dürfen. Da die Liste ständig größer wird, verweisen wir an der Stelle auf den Aussteller Bereich unser Event-Seite.
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Natürlich sind wir auch 2016 wieder auf viele helfende Hände angewiesen und freuen uns auch über Cacher, die uns durch Workshops und Vorträge unterstützen. So wie 2013 planen wir auch diesmal, dass wir uns bei unseren Helfern mit einem Helfer Shirt und einer speziellen, limitierten, nicht käuflich erwerblichen Version der Event-Coin erkenntlich zeigen.
Jeder, der uns unterstützen möchte, schreibt am Besten einfach eine kurze Mail mit seinem Cachernamen, seiner Handynummer und seiner T-Shirt Größe an helfer@dat-is-kowelenz.de.
Wer noch Vorschläge für Vorträge und Workshops hat, kann uns gerne über kontakt@dat-is-kowelenz.de kontaktieren – unser Team wird sich dann mit dem- bzw. derjenigen in Verbindung setzen.
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wieviele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Werbung ist natürlich ein wichtiges Thema, aber da wir uns auf die Gestaltung eines attraktiven Programms fokussiert haben, konzentrierten wir unsere Werbung zunächst auf die sozialen Netze und Visitenkarten. Außerdem waren wir auf einigen Mega Events in diesem Jahr mit einem Banner vertreten. Insgesamt war es uns aber wichtiger das Event selbst nicht aus den Augen zu verlieren und haben unsere Energie primär in dessen Ausarbeitung gesteckt. Qualität vor Quantität war hier das Motto.
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen? Wie schaut Eure Kalkulation aus? Plant Ihr einen Gewinn zu verbuchen und wenn ja, wofür werdet Ihr ihn verwenden?
Der genaue Kostenbeitrag steht noch nicht fest, da die Kalkulation noch nicht abgeschlossen ist, aber selbstverständlich entstehen durch Details wie Miete, einzelne Programmpunkte, Toiletten, Bühnentechnik, Security und behördliche Auflagen Kosten, die wir umlegen müssen. Unser Ziel ist allerdings einstellig zu bleiben.
So wie 2013 basiert die gesamte Kalkulation auf ?non profit?, d.h. wir wollen am Ende möglichst eine ?schwarze Null? erreichen. Sollte doch ein kleiner Betrag ?übrig bleiben? werden wir ähnlich wie beim Project Eck verfahren, wo wir den Rest an das Kinderhospiz in Koblenz spendeten.
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Die Frage kann bei 11 Teammitgliedern natürlich nicht pauschal beantwortet werden, aber unter http://www.dat-is-kowelenz.de/index.php/orgateam-de findet ihr das ein oder andere Detail.
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Wir sind schon seit Mitte 2014 mit der Organisation von ?Dat is Kowelenz? beschäftigt und können es kaum erwarten, wenn es in acht Monaten endlich soweit ist! Wir freuen uns!
