Nov 212014
 

Nächste Woche ist es endlich soweit – das letzte Megaevent in Deutschland für dieses Jahr wird in Berlin stattfinden. saarzwerg und ich freuen uns schon tierisch auf den Besuch des Megas und unserer Hauptstadt Berlin.

Banner des MegAdvent Megaevents in Berlin 2014

Für das Orga-Team habe ich mir ein paar Interviewfragen überlegt und mal angefragt, ob es so kurz vor dem Event noch möglich wäre, mir meine Fragen zu beantworten? Trotz des Vorbereitungs-Stresses, in dem sich das Orga-Team derzeit wohl befinden wird, haben sie sich Zeit genommen um meine Fragen ausführlich zu beantworten. Dafür meinen ganz herzlichen Dank!

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event in Berlin zur Adventszeit gekommen?

Der „Spuk unterm Riesenrad“ sollte 2013 ursprünglich ein kleines, überschaubares Übungs-Event sein, um uns auf das geplante Mega-Event dieses Jahr vorzubereiten.  Die Idee für ein Mega im Winter entstand noch vor dem „Spuk unterm Riesenrad“. Für einen konkreten Termin haben wir uns dann allerdings erst entschieden, als wir uns vom Spuk erholt hatten.

Wie ist es Euch gelungen, Euer Mega im ehemaligen Motorenwerk „Halle Weißensee” veranstalten zu dürfen? Gab es im Vorfeld Vorurteile gegenüber Geocachern?

Das Motorwerk ist ein Veranstaltungsort. Das heißt, der Betreiber verdient sein Geld damit, es für Veranstaltungen wie das MegAdvent zu vermieten. Unsere ‘Überredungskunst’ bestand im Wesentlichen in der Unterzeichnung des Mietvertrags sowie Zahlung der Miete. Geocaching kannte der Eigentümer zwar, hatte aber keine negativen Erfahrungen gemacht. Wie schon unterm Riesenrad sind unsere Gastgeber auch in diesem Jahr neugierig auf die Menschen aus aller Welt, die erscheinen werden.

Der Veranstalter Eures Megas ist der Geocaching-Verein, der auch schon das erste Mega im Spreepark veranstaltet hat. Wie hat sich der Verein seitdem entwickelt?

Der Verein besteht aus einer Handvoll Geocachern, die einfach Spaß am Cachen haben. Nicht alle Vereinsmitglieder sind im Orga-Team und nicht alle Mitglieder des Orga-Teams sind im Verein. Claudi_ja, die beide Events angeregt und gemanagt hat, ist allerdings auch die Vereinsvorsitzende. Ursprünglich wurde der Verein gegründet, weil wir eine Rechtsperson mit beschränkter Haftung benötigten. Schon so ein kleines Mega wie das MegAdvent macht die Verwaltung mehrfach fünfstelliger Euro-Beträge erforderlich. Das kann keine Privatperson stemmen.  Ein Verein macht Vieles einfacher. Das Vereinsleben beschränkt sich bisher auf eine Mitgliederversammlung pro Jahr. Wir denken aber über zusätzliche Angebote für die Berliner Szene nach, sobald sich die Mega-Wogen ein wenig geglättet haben.

Wie groß ist Euer Orga-Team für das Advents-Mega? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie schaut Eure Aufgabenverteilung im Team aus?

Im Orga-Team sind wir in etwa 20 Cacher. Anfangs gab es noch eine Muggelin,  sie hat sich aber inzwischen ein Konto bei Groundspeak zugelegt. Jedes Orga-Team-Mitglied hat bestimmte Aufgaben wie z. B. die Bühnentechnik, die Helferorganisation, die Händlerbetreuung oder die Kinderbespaßung.

Dazu kommen zahlreiche freiwillige Helfer, die über das Mega-Wochenende verteilt verschiedene Aufgaben übernehmen. Ohne diese wäre ein solches Event niemals möglich und wir danken ihnen dafür besonders herzlich. Die Helfer erhalten als Dankeschön am Ende ihrer Arbeit ein kleines Souvenir.

Wie ist die Organisation Eures Advents-Megas bisher gelaufen? Was war dabei das größte Problem, das Ihr schon lösen konntet?

Das größte Problem scheint es bei einem solchen Unternehmen immer zu sein, dass alle in dieselbe Richtung rudern. Um ein Mega-Event dieser Größenordnung auf die Beine zu stellen und der Cacher-Gemeinde eine gute Unterhaltung zu bieten, müssen alle an einem Strang ziehen. Dieser Prozess ist vermutlich ein Stolperstein, den es in jedem Orga-Team zu überwinden gilt.
Wir haben den Vorzug, nun schon die zweite Runde zu drehen, so dass uns dieser Prozess schon bekannt war. Obwohl nicht mehr alle Mitglieder des Orga-Teams 2013 dabei sind, haben wir dieses Jahr neue, nicht weniger engagierte oder fähige Mitglieder für unser Team gewinnen können.

Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Natürlich. Das wird sich auch bis zum Ende des Advents-Brunchs nicht ändern. Wenn man alle Eventualitäten vorhersehen wollte, dürfte man ein Event nie eröffnen. Manche Probleme kann man eben erst lösen, wenn sie auftreten. Das macht doch den Reiz einer großen Aufgabe aus. Wenn es keine kleinen Aufreger gäbe, hätten wir ja nichts, wovon wir unseren Enkeln erzählen könnten.
Spaß beiseite: Wir sind Laien auf dem Gebiet des Event-Managements und hoffen auf das Verständnis der Cacher, wenn nicht alles „wie am Schnürchen“ läuft. Die großen Aufgaben wurden allerdings schon einige Wochen vor dem großen Tag  abgeschlossen.

Um den Mega-Status zu erhalten muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattgefunden haben. Wie ist diese bisher verlaufen?

Groundspeak ist ausgesprochen kooperativ und, für deutsche Verhältnisse, sehr unbürokratisch. Insgesamt haben wir uns niemals im Stich gelassen gefühlt, sondern konnten uns immer darauf verlassen, dass aus Seattle konstruktive Vorschläge kommen, wenn unsere Wünsche die ausgetretenen Pfade verlassen haben.

Ein Megaevent pro Jahr wird von Groundspeak als „Project“ ausgezeichnet. Habt Ihr Euch um diesen Status beworben und wie denkt Ihr darüber?

Vermutlich meinst du die Project-Event-Serie von stash-lab.de, eine “Project”-Auszeichnung von Groundspeak ist uns nicht bekannt.

Nein, wir haben uns nicht als “Project” beworben. Durch unser “Übungsevent” haben wir unseren Weg gefunden und wollten diesen weiterverfolgen. Daher haben wir uns entschlossen, von einer Bewerbung beim Project abzusehen.

Welche Highlights für Geocacher habt Ihr für das Advents-Mega in Planung?

Im Umfeld des MegAdvents gibt es Viel für unsere Gäste zu entdecken. So haben wir zum Beispiel Führungen mit dem Berliner Unterwelten e.V. organisiert und sogar einen Besuch auf Deutschlands größtem Lost-Place überhaupt: dem Flughafen Willy-Brandt (BER). Außerdem haben wir ein paar besondere Caches gelegt und sogar ein CITO organisiert, so dass es möglich sein wird, zwölf unterschiedliche Icons an einem Tag zu erwerben. Darüber hinaus bietet Berlin selbst soviel Abwechslung, dass ein Wochenende kaum ausreichen wird. Da heißt es: Recht bald wiederkommen, denn Berlin ist immer eine Reise wert.

Nutzt Ihr Partner und Sponsoren, die Euch bei dem Mega unterstützen? Wie ist der Kontakt zu den Sponsoren zustande gekommen? Können sich weitere noch kurzfristig bei Euch melden?

Natürlich. Anders geht es gar nicht. Wir haben unser Vorhaben lange vorher in den sozialen Netzwerken bekannt gemacht. Einige Sponsoren haben sich selbst gemeldet, einige haben wir direkt angesprochen. Auch dafür gibt es ein zuständiges Orga-Team-Mitglied. Ganz wenige sind einfach Cacher, zu denen wir schon außerhalb der Events ein freundschaftliches Verhältnis pflegten.

Habt Ihr über einen Schirmherrn nachgedacht? Gutenberg 2015 hat hierzu die Ministerpräsidentin des Bundeslandes gewinnen können. Wie ist Euer Plan?

Das Berliner Team hatte stets den Ehrgeiz, die Berliner Events selbst zu organisieren. Wir haben uns aus diesem Grund bewusst gegen professionelle Unterstützung von außen entschieden.

Auf vielen Megas in der Vergangenheit sind sehr viele Shops und Hersteller von Geocaching-Produkten präsent gewesen. Wie ist Euer Konzept hierzu? Was muss ein Aussteller tun, wenn er auf Euer Mega will und was kostet ihn das? Geht das auch noch so kurz vor der Veranstaltung?

Wir haben Händler genauso angesprochen wie mögliche Sponsoren. Teilweise haben wir sie sogar in beiden Rollen gewinnen können. Die Marktplatz-Stände sind jetzt allerdings alle vergeben.

Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. So sind in den Fußball-Arenen keine Hunde erlaubt. Wird es bei Euch solche Einschränkungen geben? Gibt es eine maximal zulässige Anzahl von Besuchern in der Halle?

Wir bemühen uns generell um möglichst wenige Einschränkungen und haben sogar eine Sonderaktion zum Thema „barrierefreies Cachen“ geplant. Leider sind nicht alle Teile der Halle für Rollstuhlfahrer zugänglich, aber wir sind bestrebt, dass es für alle ein tolles Erlebnis wird.

Nach Gesprächen mit Hundetrainern werden wir die Mitnahme von Hunden in die Halle des Motorwerks nicht erlauben können. Zum Einen ist es dort Freitagabend durch das  Konzert unserer Liveband viel zu laut, zum Anderen ist es am Samstag in der Halle aufgrund der großen Menschenmassen zu stressig für Hunde. Wir haben uns darüber sehr lange Gedanken gemacht und dies im Orga-Team ausführlich diskutiert. Wir sind aber zu diesem Entschluss gekommen, dass es vor allem für die Hunde der bessere Weg ist. Wir hoffen dabei auf das Verständnis der betroffenen Cacher.

Die Anzahl der Besucher in der Halle ist in der Tat beschränkt. Bislang ist allerdings nicht abzusehen, dass dies zu einem Problem führen wird. Für das „Meet & Greet“ am Freitag und das leider schon ausverkaufte „Secret-Santa-Breakfast“ am Sonntag werden ohnehin nicht mehr Eintrittskarten verkauft als Plätze verfügbar sind. Wer also sein Ticket hat, muss nicht befürchten vor der Tür warten zu müssen.

Was muss ein Geocacher bei Euch für den Eventbesuch bezahlen und was ist der Gegenwert der Eintrittsgebühr?

Kinder unter 7 Jahren und Frösche, sofern sie angemessen gekleidet sind, zahlen zu keinem der Events Eintritt. Die Teilnahme am Freitag kostet 7,50 Euro bzw. 5 Euro für Jugendliche unter 17 Jahren. Dafür gibt es jede Menge Spaß mit einer Berliner Band, die  über die Grenzen der Stadt bekannt ist und für eine Wahnsinns-Stimmung und eine volle Tanzfläche sorgen wird.

Das Haupt-Event am Samstag kostet 10 Euro bzw. 6,50 Euro für Jugendliche. Dafür steht den Besuchern der Zutritt zur Event-Location offen und die Teilnahme an Workshops und weiteren Aktionen ist möglich. Für Kinder haben wir, wie im vergangenen Jahr, ein ganz besonderes Programm geplant.

Das „Secret-Santa-Breakfast“ ist leider schon ausgebucht. Dort gibt es einen Advents-Brunch und wer möchte, kann am Geocaching-Wichteln teilnehmen. Um am Wichteln teilzunehmen, müssen die Wichtelgeschenke natürlich selbst mitgebracht werden. Die Teilnahme ist aber keine Pflicht.

Falls sich mehr Teilnehmer als erwartet anmelden – was werdet Ihr mit dem Gewinn machen?

Im Endeffekt ist unser Ziel eine schwarze Null und kein Gewinn. Wir sind nicht gemeinnützig und müssen die Einnahmen natürlich voll versteuern. Daher wäre es uns am liebsten, wenn nichts übrig bleibt, denn im nächsten Jahr wird es höchstwahrscheinlich eine Mega-Event-Pause geben.

Beim Mega in Frankfurt wurde ein spezieller Bereich für Geocaching-Blogger während des Events reserviert und mit Technik ausgestattet, um berichten zu können. Plant Ihr Ihr was Vergleichbares?

Nein. Welcher Blogger möchte denn in einem abgetrennten Bereich und nicht in der Menge sein, wo etwas los ist? Dazu kommt, dass wir ohnehin keine Energieversorgung zur Verfügung stellen könnten. Sogar die Händler müssen da selbst kreativ werden. Lass Dich vom Lost-Place-Flair der Location bezaubern! Den Whirlpool gibt’s im Adlon. ;-)

Wie werbt Ihr für dieses Event? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert?

Viel ausgemacht hat unsere Bekanntheit durch das im Vorjahr erfolgte Mega-Event “Spuk unterm Riesenrad”. Eine Präsenz in den sozialen Medien ist natürlich generell vorteilhaft, aber auch Mundpropaganda ist nicht zu unterschätzen. Bei uns war es wohl ein Zusammenspiel von vielerlei Faktoren.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher gerade Euer Event besuchen?

Weil es sich einfach lohnt, nach Berlin zu kommen. Nirgendwo in Deutschland gibt es auf so kleinem Raum so viele Caches. Der GC77 ist inzwischen leider archiviert, aber vor den Toren der Stadt lag einst der erste deutsche Geocache und die Begeisterung hat nicht nachgelassen. Hier findet man viele außergewöhnliche Caches und mit „Lego – einer ist zuviel“ einen der meistfavorisierten Caches der Welt!

Ganz abgesehen von den Vorzügen, die Berlin bietet, haben wir natürlich auch dieses Jahr wieder eine tolle Event-Location für unser Mega ausgewählt, die man so nicht alle Tage sieht. Unser Rahmenprogramm weist zudem Punkte auf, die man so nur in Berlin erleben kann. Wer das verpasst, ist selbst schuld ;-)

Für uns ist jedoch der wichtigste Grund, zu einem Mega zu fahren, Gleichgesinnte aus der ganzen Welt zu treffen, Ideen auszutauschen und mal einen Blick über den eigenen Tellerrand zu werfen. Welche Stadt wäre dafür besser geeignet als Berlin mit seiner kulturellen Vielfalt, bewegten Geschichte und seinem besonderen Flair?

Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

„Wir“ sind ca. 20 unterschiedliche Menschen mit ebenso unterschiedlichen Geschichten, Berufen und Hobbys. Diese hier alle aufzuzählen würde zu weit führen, zumal wir nicht uns als den Mittelpunkt des MegAdvents sehen, sondern unsere Gäste.

Seht Euch einfach zu Hause mal eure Mitcacher an. Da findet Ihr ganz bestimmt auch unsere Geschichten in der einen oder anderen Form. Wer trotzdem noch neugierig ist, muss nach Berlin kommen und uns selbst fragen.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Nehmt das Geocaching nicht so ernst. Es ist ein Spiel, das allen Beteiligten Spaß machen soll. Das letzte Wort überlassen wir am besten dem berühmtesten aller Preußen, Friedrich II. (der Große), hierzulande besser bekannt als „Der alte Fritz“:

„Hier muss ein jeder nach seiner Fasson selig werden.“

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