Fast drei Jahre Planung, ein Team aus acht Leuten und der erste Geocaching-Maze der Schweiz – das klingt nach einem Event, das sich von der Masse abhebt.
Im Interview verrät das Orgateam, was hinter den Kulissen steckt und warum sich die Reise nach Aarau lohnt.
Inhaltsverzeichnis
Das Interview
In diesem Jahr habe ich meine Fragen etwas angepasst und strukturiert. So haben die Orgateams es leichter, ihr eigenes Event zu präsentieren.
Vision, Identität & Region
Hier geht es um das „Herzstück“ des Events und die erste Vorstellung.
Name & Vision: Unter welchem Namen kennt man euer Event, und was ist die Kernbotschaft hinter eurem gewählten Motto?
Unser Mega trägt den Namen «grüezi sCHwiiz» – das ist gleichzeitig auch unser Motto. Die Kernbotschaft dahinter ist einfach: Ob von nah oder fern, alle sollen sich bei uns in der Schweiz und in Aarau willkommen und wohl fühlen.
Die Location: Warum ist genau dieser Ort die perfekte Bühne für ein Mega-Event? Was macht die Atmosphäre dort so einzigartig?
Unser Mega-Event findet in der Reithalle in Aarau statt. Die Reithalle bietet viel Platz, um bei uns gemütlich zusammenzusitzen, Rätsel zu lösen, Kaffee und Kuchen zu sich zu nehmen, die Verkaufsstände zu besuchen, oder unser Eventbier zu geniessen. Gleichzeitig bietet sie Unterschlupf, sollte uns der Wettergott nicht hold sein. Aarau seinerseits ist gut erreichbar, sei es auf zwei oder vier Rädern und natürlich auch mit den öffentlichen Verkehrsmitteln.
Regionale Einbindung: Wie reagiert die lokale Bevölkerung oder die Stadtverwaltung auf den „Einfall“ von tausenden Cachern? Arbeitet ihr eng mit dem örtlichen Tourismusbüro zusammen?
Wir sind seit Beginn der Planung, also mittlerweile seit fast 3 Jahren, eng mit der Stadt Aarau, insbesondere der Standortförderung Aarau und Region, also dem Tourismusbüro, im Austausch. Gemeinsam mit der Standortförderung, aber auch dem Forst sowie dem Vermieter der Halle und benachbarter Aktivitäten, haben gute Gespräche stattgefunden, sodass wir einander nicht in die Quere kommen. Zudem erhoffen wir uns durch gewisse Programmpunkte, sowie Caches und LABs, eine gewisse Besucherlenkung.
Sightseeing & Rabatte: Welche Highlights der Region sollten Cacher nicht verpassen? Gibt es für Eventbesucher Ermäßigungen bei lokalen Sehenswürdigkeiten?
Die Aarauer Altstadt mit ihren historischen Gassen und bemalten Dachuntersichten ist sicherlich einen Besuch wert. Bei Bedarf kann bei der Stadt ein Plan bezogen werden, mit dessen Hilfe man die lokalen Sehenswürdigkeiten kostenlos besuchen kann. Auch der Zugang zu den Meyerschen Stollen im Bahnhof ist am Samstag und Sonntag gewährleistet. Die Hotelgäste erhalten in unseren Partnerhotels (Ascott, AarauWest, Hirschen, Kettenbrücke) einen Gästeverführer mit Vergünstigungen, worin auch eine Tageskarte für den ÖV für zwei Zonen enthalten ist.
Programm & Geocaching-Erlebnis
Alles rund um die Dosen, die Technik und den Spaßfaktor.
Highlights: Auf welchen Programmpunkt seid ihr besonders stolz? Was ist euer absolutes „Must-Do“?
Unser absolutes Highlight ist unsere Olympiade – die sollte wirklich niemand verpassen. Natürlich sind wir besonders stolz, dass unser Maze der erste in der Schweiz ist und viele interessierte Geocacher:innen anlockt.
Wissen & Technik: Von Lockpicking bis T5 oder neuen Apps – welche Workshops bietet ihr an, um die Skills der Community zu schärfen?
Wir bieten ein vielseitiges Programm für Einsteiger und erfahrene Cacher. Im Vordergrund steht unser Maze, der Geocaching interaktiv und für alle verständlich erlebbar macht. Zudem haben wir höchstinterssante und interaktive Lab-Stationen, welche besonders interssant für technikafine Geocacher:innen sind.
Dosen-Vielfalt: Worauf dürfen sich Statistiker und Abenteurer freuen? (Lab Caches, Powertrails, neue Event-Caches).
Natürlich gibt es viele neue Dosen, wobei wir jedoch nicht auf Quantität, sondern auf Qualität sitzen. Darunter sind Angel- und Rätselcaches, eine neue Runde mit Large-Dosen und natürlich auch Lab Caches.
Nachwuchs & Familie: Wie sieht das perfekte Abenteuer für Familien mit Kindern bei euch aus?
Unsere Besucher können an einer Olympiade teilnehmen, da ist für Jung und Alt etwas dabei. Für Kinder wird es zweimal eine Lesung geben aus einem Kinderbuch von Cindy, oder TeddyWB mit Cachernamen, welches übers Geocachen geschrieben wurde und wir hoffen natürlich, dass diese Lesungen gut besucht sein werden.
Nachhaltigkeit der Dosen: Bleiben nach dem Event einige der gelegten Caches oder Lab-Touren dauerhaft bestehen, um die Region langfristig attraktiv zu halten?
In der Umgebung gibt es schon einige richtig schöne Caches, die Region ist also schon sehr attraktiv für Cacher:innen. Die Lab-Caches werden nach dem Event geschlossen, die physischen Dosen bleiben aber natürlich noch eine Weile aktiv.
Logistik, Sicherheit & Besucherservice
Die harten Fakten für einen reibungslosen Ablauf.
Infrastruktur: Welche sanitären Anlagen, Verpflegungsangebote und wettergeschützten Zonen finden die Besucher vor?
Der Event findet in einer Halle statt, wir können also sicherstellen, dass man ein Dach über dem Kopf hat, bei Sonne oder Regen. Foodtrucks sind vor Ort und man kann zwischen verschiedenen leckeren Gerichten wählen. Zudem werden Kaffee und Kuchen angeboten und es findet sich sogar ein Geocaching-Bier einer lokalen Brauerei im Angebot. Im Sortiment findet man natürlich auch feinen Wein aus der Region.
Anreise: Wie sieht es mit Parkgebühren, ÖPNV-Anbindungen und Stellplätzen für Wohnmobile aus?
Auf unserer Webseite haben wir alle unsere Angebote verlinkt oder sie sind über den Shop buchbar. Egal ob man einen Zeltplatz, ein Hotelbett oder einen Stellplatz sucht, man wird fündig. Die Parkplätze und Haltestellen sind alle im Mega verlinkt und so sollte man sich zurechtfinden können. Falls man doch etwas weiter weg parkiert, kann man auch auf das PubliBike zurückgreifen, um die Gegend etwas zu erkunden.
Barrierefreiheit: Welche konkreten Maßnahmen (z.B. Behindertenparkplätze) garantieren ein inklusives Erlebnis für alle?
Wir bieten Behindertenparkplätze direkt vor der Halle an, Betroffene dürfen sich gerne an uns richten.
Einlassmanagement: Wie verhindert ihr am Eventmorgen lange Warteschlangen?
Ich glaube nicht, dass sich Warteschlangen gänzlich werden vermeiden lassen, da muss man realistisch sein. Wir werden aber natürlich unser Möglichstes tun, um dies zu vermeiden. Die Türen zu unserem Maze öffnen sich schon am Freitagabend und wir hoffen, dass dies schon etwas Abhilfe schafft.
Sicherheitskonzept: Wie steuert ihr große Menschenmengen an Engpässen oder beim Check-in?
Dies ist eine große Herausforderung und alle vom OK haben im Vorfeld viele Megas oder Blockpartys besucht und unser Augenmerk was besonders auf dieses Thema gerichtet. Zudem haben wir einige Personen im OK, welche bei Dorffesten oder anderen grossen Anlässen Erfahrung in diesem Bereich gesammelt und diese eingebracht haben.
Wetter-Plan B: Was ist euer Plan für den Fall, dass das Wetter nicht mitspielt? Wie geht ihr mit Dauerregen oder Kälte um?
Wie schon erwähnt, da wir in einer Halle sind, sind wir nicht vom Wetter abhängig. Bei schlechtem Wetter kann man sich bei uns verköstigen und gemütlich mit Freunden und Bekannten einen Schwatz halten. Dies kann man natürlich auch gerne bei schönem Wetter tun.
Hinter den Kulissen: Orga-Team & Planung
Ein Blick auf die Menschen und die Arbeit im Hintergrund.
Das Team: Wie hat sich eure Gruppe gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ oder eine klare Rollenverteilung?
Unser OK besteht aus acht Personen, sieben davon gehen einmal pro Monat an einem Donnerstagnachmittag miteinander cachen. Bei einem Cacherausflug brachte jemand die Idee ein, dass man doch mal etwas Grösseres organisieren könnte. Aus diesem „man könnte“ wurde dann schon bald ein „wir machen“ Um so eine grosse Veranstaltung auf die Beine zu stellen braucht es natürlich eine klare Rollenverteilung und jeder steht einem Ressort vor, das seinen oder ihren Fähigkeiten Rechnung trägt.
Erfahrungen & Feedback: Inwieweit habt ihr Wünsche oder Kritikpunkte von vergangenen Events (euren eigenen oder anderen) in die aktuelle Planung einfließen lassen?
Bei all unseren Sitzungen gab es ein Traktandum, das heisst „Vergangene Events“. Darunter hielten und halten wir unsere Beobachtungen fest – positive, sowie negative – und lassen diese in unsere Planung einfliessen.
Herausforderungen: Was war die größte Hürde (z.B. steigende Kosten) und wie habt ihr sie gelöst? Gibt es noch offene Punkte bis zum Start?
Die größte Hürde ist die Kommunikation. Wenn acht Personen mit verschiedenen Temperamenten und Ansichten aufeinandertreffen, gibt es natürlich auch Nebengeräusche. Aber bis jetzt haben wir diese Hürde gut gemeistert. Die zweite Herausforderung sind natürlich die Kosten und wir hoffen auf viele Besucher, sodass wir eine schwarze Null schreiben können.
Freiwillige Helfer: Wo werden noch helfende Hände gebraucht und wie bedankt ihr euch bei eurer Crew?
Wir suchen tatsächlich hoch Helfende und man kann sich über unsere Webseite bei uns melden. Für Helfende gibt es natürlich ein Helfer-T-Shirt und einen Helfercoin.
Finanzen, Partner & Marketing
Transparenz und Kommunikation.
Eintritt & Kalkulation: Wie setzt sich der Ticketpreis zusammen? Was kostet der Besuch für eine vierköpfige Familie und was steckt konkret in der Event-Tüte?
Der Eintritt für eine erwachsene Person ab 17 Jahren kostet CHF 10.00, für Kinder zwischen 8 und 16 Jahren fallen CHF 7.00 an und für jüngere Kinder ist der Eintritt gratis. Da wir Umweltauflagen erfüllen müssen und auch möchten, bieten wir bei uns im Shop einen Mehrwegbecher an, welcher für CHF 3 erworben werden kann, denn Einwegbecher bieten wir nicht an.
Sponsoring: Wer unterstützt euch? Gibt es innovative Produkte von Ausstellern, die man vor Ort exklusiv testen kann?
Unsere Unterstützung kommt vor allem aus der Region. Die Suche ist nicht immer einfach, weil Geocaching nicht jedem geläufig ist. Deshalb sind es häufig kleinere, lokale Unternehmen, die uns unterstützen – meist, weil ein persönlicher Bezug oder echtes Interesse am Projekt besteht.
Nachhaltigkeit: Wie reduziert ihr den ökologischen Fußabdruck eures Großevents?
Wir versuchen, so nachhaltig wie möglich zu sein. Dazu gehört, dass wir nur Mehrwegbecher verwenden, welche bei uns gekauft werden können.
Marketing: Welche Werbemaßnahme hat für den größten Sprung bei den Anmeldungen gesorgt? Wie nutzt ihr Social Media oder eine eigene Event-App?
Hier gibt es zwei Dinge, die besonders erwähnenswert sind. Einerseits waren wir an vielen Megas und Events present und trugen unsere auffällig roten „Grüezi sCHwiiz“ Jacken. Wenn dann eine Gruppe mit so auffälligen Jacken auf dem Festgelände herumspaziert, wird man darauf angesprochen, was es sich denn mit diesen Jacken auf sich habe. So kam es ab und zu vor, dass man z.B. in Deutschland, Österreich oder Holland unterwegs war und man wurde mit „Grüezi“ begrüsst, kaum war man aus dem Auto gestiegen. So hatten wir nach weniger als 48 Stunden schon unsere 300 Will Attends beisammen, was uns auch sehr gefreut hat. Als wir dann endlich offen sagen durften, dass wir einen Maze auf die Beine gestellt haben, erfuhr die Anzahl der Will Attends nochmals einen grossen Schub. Natürlich sind wir auch auf sämtlichen Social Media Kanälen zu finden, wo man sich über unseren Mega und Maze auf dem Laufenden halten kann.
Internationalität: Wie heißt ihr Gäste aus dem Ausland willkommen (Mehrsprachigkeit, besondere Aktionen)?
Da wir in der Schweiz leben, sind wir uns Mehrsprachigkeit gewohnt. Unsere Webseite ist Deutsch, Französisch und Englisch und diese drei Sprachen ziehen sich bei uns durch das Programm. Gerne hätten wir noch Italienisch und Rätoromansich dazu genommen, aber das sprengt unsere Kapazitäten.
Persönliches & Abschluss
Zum Ende wird es etwas privater.
Über euch: Wie seid ihr zum Geocaching gekommen und was macht ihr, wenn ihr nicht gerade Dosen sucht oder Events plant?
Wir sind eine kunterbunte Truppe und alle gehen einem anderen Beruf nach. Einige von uns sitzen im Büro oder arbeiten an der frischen Luft. Aber das ist ja gerade das Tolle am Geocachen, da trifft man Leute, die man sonst im Leben nie getroffen hätte!
Zukunft des Hobbys: Welche Entwicklungen findet ihr spannend und was wünscht ihr euch für die Zukunft des Geocachings?
Spannend finden wir vor allem alles, was Geocaching wieder stärker auf das Wesentliche lenkt: rausgehen, Orte entdecken und sich über gut gemachte Caches freuen. Natürlich auch immer gerne in guter Gesellschaft.
Was fehlt noch? Gibt es etwas, das wir noch nicht besprochen haben, was euch aber am Herzen liegt?
(Anm. Saarfuchs: Diese Frage wurde vom Orgateam nicht beantwortet)
Schlusswort: Welchen Satz möchtet ihr den Lesern mit auf den Weg geben?
Wir hoffen, es finden viele den Weg nach Aarau, denn wir freuen uns auf einen schönen Event mit Leuten von Nah und Fern.
Impressionen
Das Orga-Team hat mir freundlicherweise die folgenden Bilder zu diesem Event zur Verfügung gestellt:
Links
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