Im kommenden Jahr findet Ende Mai in Belgien das Megaevent “GeoWallons – Au Pays des Lacs” statt. Grund genug für mich die Organisatoren zu kontaktieren und um ein Interview zu bitten.
Jean-Claude hat sich die Zeit genommen um meinen vielen Fragen ausführlich zu beantworten. Schaut doch mal rein – vielleicht wäre dieses Mega ja auch etwas für Euch?
Inhaltsverzeichnis
Das Interview
Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?
Wir organisieren bereits seit einigen Jahren Events – jeweils auf eigene Faust – und es gab noch nie ein Mega in unserer Region. Also haben wir 2019 unser erstes Mega organisiert und beschlossen mit einer zweiten Ausgabe fortzufahren.
In welcher Location wird Euer Mega “GeoWallons – Au Pays des Lacs” stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Für diese zweite Ausgabe haben wir uns für einen der größten wallonischen Tourismus-Standorte entschieden, der eine Reihe von Möglichkeiten in Bezug auf Organisation, Unterkunft und vor allem auf das Tourismusangebot bietet.
Welche Einschränkungen (keine Hunde, nicht barrierefrei, …) wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?
Keine Einschränkungen, wir versuchen auch dafür zu sorgen, dass alle vorgeschlagenen Aktivitäten für PEM („Personen mit eingeschränkter Mobilität“) zugänglich sind. Da die Anlage groß genug ist, haben wir keine Begrenzung in Bezug auf die Teilnehmerzahl.
Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind- & wettergeschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?
Da es sich bei der Lage des Mega um eine große Fläche handelt, die normalerweise für den Parkplatz des Touristenzentrums vorgesehen ist, können wir ein Zelt mit Tischen und Stühlen aufbauen (die je nach Anzahl der angemeldeten Teilnehmer in der Größe angepasst wird), Pavillon und Informationsstände für Geschäfte, Partner und…. viele Überraschungen. Es wird auch eine Kneipe mit regionalen Bieren und Softdrinks geben. Toiletten werden zugänglich sein.
Gibt es Parkplätze in der Nähe? Wenn ja, was werden diese pro PKW kosten?
Es wird genügend Parkplätze geben und es wird absolut kostenlos sein.
Wird es Stellplätze für Wohnmobil-Cacher auf dem Eventgelände geben?
Ja, aber noch in Diskussion, denn es sind bereits mehrere Plätze auf dem Gelände für Wohnmobile angedacht.
Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?
Wir sind eine Gruppe von 4 Personen und wir wissen sehr gut, an welchen Aufgaben wir arbeiten. Wir kommunizieren regelmäßig über die Fortschritte unserer Aufgaben und entscheiden gemeinsam.
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Für den organisatorischen Teil sind wir zu viert, aber zu dieser Gruppe müssen wir je nach den Aufgaben, die gerade erledigt werden müssen, zu unterschiedlichen Zeiten Freiwillige hinzufügen, da es unmöglich ist, alles mit den Vieren zu tun. Diese Freiwilligen sind mehr oder weniger zehn Personen.
Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Im Augenblick läuft alles sehr gut. Am schwierigsten ist für uns der finanzielle Teil, der viel Zeit und Energie in Anspruch nimmt. Eine weitere zeitaufwändige Aufgabe ist der administrative Teil, darunter die Gewährleistung der Sicherheit zusammen mit Feuerwehr und Polizei. Diese Aufgabe wird bis Ende Oktober vollständig abgeschlossen sein. Eine weitere große Herausforderung: da die Anlage eine sehr beliebte Touristenattraktion ist und wir diese nicht für Nicht-Geocacher sperren wollen, werden wir eine Geocaching-Einführung anbieten.
Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Nein, keine offenen Punkte mehr – wir haben aber noch viel zu tun, um alles, was wir beschlossen haben auf die Beine zu stellen.
Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?
Das Ziel unseres Mega ist es, dass alle anwesenden Geocacher Spaß an dieser Veranstaltung haben. Wir sorgen dafür, dass jeder nach Lust und Laune Geocaching betreiben kann.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?
Da die Veranstaltung über ein langes Wochenende (21, 22, 23 und 24. Mai 2020) stattfindet, müssen wir genügend Aktivitäten für alle anbieten. Am Donnerstag, 21. Mai, einem Feiertag in Belgien und Frankreich, werden wir eine Auto- und eine Fußgänger-Rallye organisieren, die hauptsächlich für die Muggels sein wird, aber wir werden Geocaching mit Wherigo, Multi, Mysteries, Earthcaches, Letterbox, Traditional, und auch die Entdeckung von Travel Bug ein wenig speziell integrieren. Der Samstag wird der Höhepunkt unseres Wochenendes sein mit einem Power Trail, hochwertigen Labcaches, Überraschungsaktivitäten, T5-Einführungen (wir haben Wälder, Seen,… deshalb gibt es viele Möglichkeiten).
Wird es Workshops geben? Wenn, ja, welche?
Noch in Diskussion, dies wird im Februar entschieden, aber es wird Anleitungen für T5, Waymarking, Wherigo,…. geben.
Habt Ihr Angebote für Lostplace-Cacher? Gibt es einen Powertrail für die Statistiker? Wird es spezielle neue Eventcaches geben? Was bietet Euer Mega für Familien mit Kindern?
Eine kleine Lostplace-Überraschung sollte präsentiert werden, die aber noch im Gespräch ist. Für die Statistik wird es eine Vielzahl von Caches und etliche verschiedene T5s geben. Für Familien und Kinder werden wir von der gesamten Infrastruktur des Geländes mit vielen Überraschungen profitieren.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Wir haben einige Sponsoren und Partner, und die Kontakte sind nicht immer einfach, aber wir machen Fortschritte. Um Sie zu kontaktieren, haben wir unsere beruflichen und persönlichen Kontakte genutzt. Wir haben einige Antworten, aber wir haben noch viel Verhandlungsarbeit zu leisten. Geocaching wird von den meisten Unternehmen nicht allzu ernst genommen, deshalb müssen wir ihnen zeigen, was es kurz-, mittel- und langfristig für ihre Unternehmen bewirken kann.
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?
Da unser Mega um das größte Wassergebiet Belgiens, in einer Waldregion und inmitten der Landschaft stattfindet, werden wir enorme Möglichkeiten haben, was die Vielfalt der Caches, Aktivitäten und den Landschaftswechsel betrifft. Der Komplex ist außergewöhnlich, die Unterkünfte in der Nähe sind sehr zahlreich, die Campingmöglichkeiten sind zahlreich, die regionale Gastronomie ist ausgezeichnet, und die Region ist prächtig, mit einer reichen historischen Vergangenheit, einem außergewöhnlichen Erbe, gastfreundlichen Einwohnern und einem kompletten touristischen Angebot.
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Im Moment, noch keine Bestätigung außer GC4ALL, möchten wir mindestens 5 haben, um einen echten Geocaching-Markt auf unserer Site zu haben.
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Wir haben bereits viele Freiwillige, aber wir sind immer noch auf der Suche nach Freiwilligen, die uns helfen können, Informationen auf Englisch, Niederländisch und Deutsch zu geben. Alle Freiwilligen erhalten Essen und Trinken sowie ein identifizierbares Mega-T-Shirt, das bei den vielen Teilnehmern leicht erkennbar ist. Wir haben uns noch nicht entschieden, wie das kleine Souvenir aussehen soll. Jeder, der uns helfen möchte, kann uns per E-Mail unter info@geowallons.be kontaktieren.
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldezahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Im Moment haben wir 3 Promotionskanäle:
- Teilnahme und Organisation von Event
- Verteilung von kleinen Visitenkarten
Diese drei Ansätze funktionieren mehr oder weniger gut, aber wir erreichen viel mehr Menschen über soziale Netzwerke und insbesondere Facebook. In den kommenden Wochen werden wir diese Aktion intensivieren, denn wir möchten mehr als 1000 Geocaching-Nicknames anziehen, um diese wunderbare Anlage so vielen Menschen wie möglich zu zeigen.
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wie viel? Was wird eine Familie mit zwei Kindern für einen Besuch bei Euch investieren müssen?
Der Eintritt ist kostenlos, der Zugang ist frei. Für eine Familie mit zwei Kindern müssen sie für den Zugang zur Anlage nichts bezahlen.
Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld? Was wird alles in der Event-Tüte sein?
Um unsere Organisation zu finanzieren, verkaufen wir Unterstützungs- oder Light-Pakete (nicht obligatorisch) mit Zugang zu Aktivitäten, Roadbooks, GPX (Priority Access), Tombolas und Wettbewerben. Im Support-Paket wird es einen TB und eine Geocoin geben, und viele Goodies, und im Lite wird es Goodies geben.
Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?
Wir erarbeiten derzeit einen Plan mit Ständen, der diese Warteschlangen, insbesondere beim Kopieren der GPX-Datein, vermeidet. Wir haben das Glück, viel Platz dafür zu haben.
Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?
Wie wird das Wetter am Mega Tag sein? Wir wissen es auch nicht, aber wir sorgen dafür, dass bei jedem Wetter jeder eine gute Unterhaltung hat.
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Wir alle hatten unterschiedliche Erfahrungen, aber für meinen Teil ist mein erster Cache einem Kollegen zu verdanken, der mir von seinem Hobby erzählte, und 7 Jahre später beteilige ich mich an der Organisation meines zweiten Mega. Wenn ich nicht Geocaching betreibe, gehe ich gerne wandern.
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Wallonien ist eine großartige Region, die es zu besuchen gilt, und durch dieses Mega wollen wir das gesamte touristische Potenzial dieses Gebietes zeigen. Entdecken Sie mit uns diese Region und Sie werden nicht enttäuscht sein.
Impressionen
Das Orga-Team hat mir freundlicherweise die folgenden Bilder zu diesem Event zur Verfügung gestellt:
Links
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Ihr interessiert Euch für weitere Geocaching-Veranstaltungen? Dann werft doch mal einen Blick in den großen Geocaching-Eventkalender.
