Im November findet in Köln das Megaevent “GIFF 2018 – Janz jroß Kinema” in einem Autokino statt. Grund genug für mich dem Orgateam einige Fragen zu stellen.
Ich glaube, dies wird ein etwas “anderes” Mega. Wie anders, erfahrt Ihr hier im Interview. Viel Spaß beim Lesen!
Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation, die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?
Bereits seit mehreren Jahren veranstalte ich GIFF Events und wir haben in Köln diese auch in kleineren Kinos durchgeführt. Dies ist die ?natürliche? Vergrößerung.
In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Autokino Köln, größte Kinoleinwand des Rheinlandes und zweitältestes Autokino in Deutschland
Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?
1300 PKW Stellplätze, allerdings werden wir nur maximal 1000 belegen, da auf dem Areal verschiedene Aktionsflächen sind.
Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind- & wettergeschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, ?) werden Eure Besucher vorfinden?
Eine Indoor Snackbar des Autokino bietet circa 250 Personen Platz. Zusätzlich werden wir mehrere Sitzplatzbereiche mit Biertischen im Outdoorbereich schaffen für weitere 500 Personen.Um die Getränkeversorgung zu stärken, wird es zusätzlich zur Snackbar Ausschankwagen geben. Bisher war die größte Veranstaltung auf dem Gelände für 4000 Personen. Sanitäranlagen sind in der Snackbar vorhanden.
Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen ?Haupttreiber? im Team?
Hauptorganisator bin ich (geoteddybear), allerdings habe ich einen Pool sehr erfahrener Cacher aus dem Raum um mich (aktuell 24), die tatkräftig unterstützen, ein paar davon haben schon das Geocoinfest 2011 in Köln mitorganisiert.
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Im Moment stemme ich noch das Meiste, da ich auch persönlich finanziell für Alles hafte. Allerdings haben wir Einiges bereits verteilt. “memau” z.B leitet eine Gruppe Cache Owner, die unsere 111 neuen Caches für das Event legen.
Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Größtes Problem ist natürlich die Finanzierung der Veranstaltung, die doch einen hohen 4-stelligen Betrag ausmacht. Durch mehrere Kleinsponsoren und die Parkplatzregelung decken wir den größten Teil. Der Rest soll durch den Trackable-Verkauf ausgeglichen werden.
Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Ein Million Kleinigkeiten, aber Nichts mehr, welches das Event in Frage stellt.
Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?
Kölsch Kino Karneval – die drei K: Kölsch als Getränk mit Brauereiunterstützung für unseren Vorevent am Freitag und natürlich als Sprache für einige Caches. Kino / GIFF führt uns zu Veranstaltungen der Medienwelt am Samstag bei WDR, RTL und Co sowie in Filmstudios. Als Highlight werden einige Cacher mit Medienprofis eine eigene Talkshow produzieren. Karneval ist an diesem Wochenende in Köln zur Sessionseröffnung omnipräsent und wird sich auch in den Labs und Coins widerspiegeln.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, auf das Ihr besonders stolz seid?
Natürlich ist bei GIFF der Kern die GIFF Vorführung um 20 Uhr auf 540 qm im Kino; allerdings bieten wir auch noch reichlich Programm von Freitag bis Sonntag. Z.B. Segway-Touren, Matrixcachen und wer möchte, kann am GIFF- Abend im Anschluß ab 23 Uhr noch einen regulären Kinofilm kostenlos sehen.
Wie sicher Ihr das finanzielle Risiko ab? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.
Gute Planung und bisher faire Verträge mit den Partnern.
Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?
Anfänglich lief es schwerfällig, da GIFF und Mega für GS bisher Neuland waren. Inzwischen reibungslos.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Man kann nie genügend Sponsoren haben. Bisher persönliche Ansprache oder bestehende Kontakte genutzt. Teils schwerfällig, da kurzfristig keine Budgets zur Verfügung stehen.
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?
Das Autokino ist eine einzigartige Location, für einen Film eine Besonderheit. Neben dem Flair der 50er/60er Jahre-Autowelt made in USA ist das nächtliche Ambiente einzigartig, z.B T5-Klettern im Flutlicht an der Leinwand u.a.
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Ich bin kein Anhänger von so genannten Shoppingmeilen. Viele Mega sind eigentlich nur noch Verkaufsmessen. Dies ist bei uns nicht gewünscht. Allerdings erwarten viele Cacher ein gewisses Angebot. Somit wird bei uns der größte deutsche Anbieter Cache Corner exklusiv am Freitagabend und Samstagabend vor Ort sein. Allerdings wird es auch einige andere Infostände geben. Industriekletterer Süssges werden spezielles T5 Programm anbieten.
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Wir werden circa 60-80 Helfer im Umfeld des Events einsetzen und neben den bereits vorhandenen werden wir Ende August weitere Helfer auf unserer Website bitten uns zu ergänzen.
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Die Anfangsphase haben wir im stillen Kämmerchen verbracht, bis der Vertrag mit dem Autokino stand. Danach sind wir ohne große Werbung online gegangen und haben auf Mund zu Mund Propaganda gesetzt. Nach 2 Wochen waren wir Mega und die Zahlen steigen stetig weiter.
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen ? wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?
Meine Überzeugung ist, dass auch in Deutschland ein Mega ohne Eintrittsgebühren möglich sein sollte. Allerdings ist die Anmietung eines Kinos nicht gerade günstig und wir brauchen Einnahmen zur Deckung der Kosten. Zusätzlich sind nur begrenzt Autostellplätze vorhanden. Deshalb haben wir uns für die Regelung entschieden, dass jede Person kostenfrei das Gelände besuchen kann und auch die Filme sehen kann. Allerdings werden wir eine Einfahrtgebühr für jedes Auto und Motorrad erheben in Höhe von 11 Euro. Zum Vergleich: Ein normales Ticket für das Autokino kostet 8,50 pro Person. Wir planen für das Event eine schwarze Null. Sollte ein Überschuss erwirtschaftet werden, wird dieser gemeinnützig gespendet.
Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?
Bei uns gibt es keinen Eventmorgen, sondern eine Einfahrt am Nachmittag nach 16:30. Vorher wird definitiv keine Einfahrt möglich sein. Durch eine Vorveranstaltung eines Flohmarktes kann es sich sogar um ein paar Minuten verzögern, da der Platz für uns gereinigt wird. Für PKW wird es sicher zu einer Verzögerung bei der Einfahrt kommen. Aber die Kassenhäuschen des Autokino können um die 600 Fahrzeuge in einer Stunde bedienen.
Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?
Es wird einen speziellen Eventcoin in limitierter Auflage von 111 Stück geben. Dieser ist ein komplettes VIP Ticket, denn in dem Preis wird neben dem Coin auch ein spezieller Parkplatz enthalten sein. Beste VIP Plätze. Zusätzlich wird ein Eimer Popcorn fürs Kino auf diese VIPS warten. Diese Pakete sind unser wichtigsten Supporter und für jeden einzelnen bin ich sehr dankbar. Einen zweiten Coin wird es in 333er Auflage geben und auch eine limitierte Zahl von Tags (111) wird es geben.
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Geocaching betreibe ich seit 10 Jahren und viele Bekannte nennen mich nach weit über 50000 Dosen verrückt. Allerdings macht mir unser Spiel immer noch Spaß, wenn auch meistens nicht mehr die Dosen, sondern das Miteinander mit Kollegen im Vordergrund stehen.
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Ganz großes Kino in Köln mit viel Lokalflair rund um die Domstadt oder wie der Kölsche sagt: “Janz jroß Kinema Wat soll dä Kwatsch ? Maach et joot.”
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