Ende April findet in Assen in den Niederlanden das Mega-Event „Kings and Queens“ statt, welches zusammen mit einem GPS-Maze ausgerichtet wird.
Mit Thobias vom Orga-Teams habe ich hierzu ein ausführliches schriftliches Interview geführt, um zu sehen, was den Besucher dort geboten wird. Vielleicht wäre die Veranstaltung ja auch etwas für Euch? Schaut doch mal rein!
Inhaltsverzeichnis
Das Interview
Wie seid Ihr auf die Idee zu einer Geocaching-Großveranstaltung gekommen und was ist Eure Motivation die dafür notwendige Arbeit auf Euch zu nehmen?
Wir waren alle als einzelne Teams bei mehreren Mega-Events. Erst als wir bei der MEGA in Prag waren, nahm der Plan Gestalt an und wir organisierten uns, auch in den Niederlanden eine MEGA oder GIGA mit einem GPS-Maze zu veranstalten.
Habt Ihr Euch bewusst für einen Mega-Event- oder Blockparty-Status entschieden? Was waren die ausschlaggebenden Gründe für diese Entscheidung?
Ja, wir haben uns bewusst für das GPS-Maze zusammen mit einem Mega-Event entschieden. Wir wussten, dass im Jubiläumsjahr 2025 bereits mehrere Blockpartys organisiert werden würden. Wir wollten es zu etwas Besonderem machen, indem wir das erste GPS Maze in Kombination mit einem seltenen MEGA-Event im Jahr 2025 in den Niederlanden organisierten.
In welcher Location wird Eure Großveranstaltung stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?
Wir haben uns für Assen entschieden. Dort befindet sich das Bonte Wever, ein Hotel mit Partycenter, Konferenzzentrum und Veranstaltungsräumen. Dadurch haben wir die Möglichkeit, zwei unterschiedlich große Räume für die Veranstaltung und das GPS-Maze zu nutzen. Es bestand bereits ein guter Kontakt zu örtlichen Unternehmern und Vereinen, da vor einigen Jahren die Geotour „Kop van Drenthe“ ins Leben gerufen wurde. Der Vorteil für uns war, dass Geocaching bereits bekannt war.
Habt Ihr für die Planung Eurer Großveranstaltung ein besonderes Motto oder Thema? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Event verfolgt?
Unser Thema ist „Kings & Queens“. Das Thema bedeutet, dass sich bei unserer Veranstaltung jeder wie ein König oder eine Königin fühlen kann. Darüber hinaus findet die Veranstaltung rund um unseren Königstag statt. Das ganze Land wird orange und feiert die Geburtstagsfeier unseres Königs! Auch die ausländischen Teilnehmer der Veranstaltung haben die Möglichkeit, dies Mal zu erleben.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?
Am meisten stolz sind wir natürlich darauf, dass alles geklappt hat! Wir haben eine Reihe von Neben Events in der gesamten Provinz verteilt und veranstalten eine Kick-Off-Event, eine Royal-Breakfast-Event und eine Royal-Gala-Party vor Ort. In Assen selbst gibt es die Möglichkeit, den Königstag mit einer Event zu feiern, und es gibt ein Pub-Quiz. Wir haben zwei Citos und andere Events in der Provinz organisiert.
Wird es Workshops geben? Wenn ja, welche? Sind darunter auch Workshops zu (neuen) Geocaching-Apps oder speziellen Cache-Arten (Lockpicking, T5, …)?
Nein, wir haben uns entschieden, keine Workshops zu organisieren.
Habt Ihr Angebote für Adventure Lab Caches oder virtuelle Erlebnisse? Gibt es einen Powertrail für die Statistiker? Wird es spezielle neue Eventcaches geben? Was bietet Eure Veranstaltung für Familien mit Kindern?
In der gesamten Provinz werden mehr als 190 Geo-Caches veröffentlicht. Der Schwerpunkt liegt rund um Assen, aber wir werden die Orte, an denen die Neben Events stattfinden, nicht vergessen. Mehrere Lab-caches finden Sie beim MEGA Event und auf der GPS-Maze-Seite.
Wie geht Ihr mit dem Thema Nachhaltigkeit bei Eurem Event um? Habt Ihr besondere Maßnahmen geplant, um die Umweltbelastung zu reduzieren?
De Bonte Wever ist als Veranstaltungs- und Konferenzzentrum im Besitz eines Green Key-Zertifikats. Das bedeutet, dass sie als Organisation im Hinblick auf die Umweltauswirkungen mehr tun, als gesetzlich vorgeschrieben oder notwendig ist. In den Niederlanden gibt es 750 Unternehmen, die über dieses Zertifikat verfügen.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Eure Großveranstaltung? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Wir haben tatsächlich Zuschüsse und Sponsoren gefunden. Ohne die finanzielle Unterstützung der Landesregierung, Stiftungen und Unternehmen wäre die Organisation dieser MEGA-Event und GPS-Mazenicht möglich gewesen. Manchmal waren wir überrascht, wenn es darum ging, Unterstützung zu erhalten; manchmal kam die Hilfe von unerwarteter Seite.
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurer Großveranstaltung vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt? Gibt es neue oder innovative Produkte, die dort präsentiert werden?
Wir haben tatsächlich die nötigen Händler und das nicht nur mit den Standardartikeln zum Thema Geocaching. Wir haben eine Reihe spezieller und lokaler Stände. Diese Händler haben uns mit ihren Produkten für die Gewinnpakete gesponsert. Bitte kommen Sie zu der MEGA-Event, nur dort werden diese Sachen enthüllt.
Welche Einschränkungen (keine Hunde, nicht barrierefrei, …) wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?
Hunde sind nicht gestattet, mit Ausnahme von Assistenzhunden. Alles ist rollstuhlgerecht, auch im Erdgeschoss ist alles barrierefrei. Lediglich die Woodie-tausch Ecke befindet sich auf einem Balkon, als einzige. Das MEGA-Event findet in einem Raum statt, der Platz für bis zu 2.500 Personen bietet. Das GPS Maze ist in einem Raum aufgebaut, der Platz für 1.200 Personen bietet. Aufgrund des Aufbaus des GPS Maze wird diese Zahl während des GPS Maze geringer ausfallen, aber immer noch ausreichend sein. Darüber hinaus verfügt das Bonte Wever über ein Grand Café und eine Café Street, eine Indoor-Straße mit drei attraktiven Cafés, jedes mit seinem eigenen Thema.
Wie inklusiv ist Euer Event gestaltet? Gibt es besondere Angebote oder Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen oder Einschränkungen?
Wie bereits erwähnt, ist die Mega-Event und GPS-Maze für Rollstuhlfahrer zugänglich.
Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wettergeschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?
Alle sind während des MEGA-Events und des GPS-Maze ausreichend anwesend. Auch bei den Neben Events auf dem Bonte-Wever-Gelände oder im Zentrum von Assen sind alle anwesend. Lediglich bei der Radsport Event in Beilen gibt es keine festen Toiletten.
Gibt es Parkplätze in der Nähe? Wenn ja, was werden diese pro PKW kosten? Gibt es auch Möglichkeiten, das Event mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen?
Ja, rund um das Bonte Wever sind ausreichend Parkplätze vorhanden. Darüber hinaus ist De Bonte Wever auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar. Wir haben auf unserer Website eine ausführliche Seite mit einer Erklärung zur Anreise nach De Bonte Wever eingefügt.
Wird es Stellplätze für Wohnmobil-Cacher auf dem Eventgelände oder zumindest in dessen Nähe geben?
Ja, wir haben einen Wohnmobil- und Wohnwagenstellplatz 300 Meter von De Bonte Wever entfernt. Es ist noch Platz, wenn Geocacher also mit einem Wohnmobil oder Wohnwagen anreisen möchten, ist das durchaus möglich. Für Informationen und Reservierung: Besuchen Sie unsere Website
Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?
Die meisten von uns trafen sich in Prag auf der MEGA 2022, wo sich herausstellte, dass unser Traum derselbe war. Später kamen noch einige weitere Teammitglieder aus bekannten Kreisen hinzu.
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um die Großveranstaltung zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Wir haben derzeit 8 Teams und insgesamt 9 Personen:
- Bregtje1988 kümmert sich um die Side-Events
- WoSyHI koordiniert die Caches und Cache-Einleger
- Charivarius übernimmt die Entwürfe und den Druck
- Thobias010 verwaltet die Website, den Webshop und die Bestellungen
Gneddie kümmert sich um die Goodie-Bags- Rockhappy NL organisiert die Freiwilligen und die sozialen Medien und ist Schatzmeister des Vorstands
- MildeAssenaar organisiert das GPS Maze und ist Vorstandssekretärin
- JHPool leitet die Sitzungen, übersetzt ins Deutsche und ist Vorstandsvorsitzender.
Und jeder hilft, wo es nötig ist, bei allen gemeinsamen Aktivitäten
Wie ist bisher die Organisation Eurer Großveranstaltung gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Wir bereiten uns nun schon seit drei Jahren vor. Der größte Rückschlag war, dass wir die MEGA-Event letztes Mal aufgrund logistischer Probleme durch den Corona-Lockdown verschieben mussten. Viele bereits getroffene Vereinbarungen sind ausgelaufen und mussten neu abgeschlossen werden. Auch im Organisationsteam gab es kleine Veränderungen. Einige gingen, andere kamen. Letztlich machten wir mit den 9 jetzigen Leuten weiter.
Die Anzahl der Geocaching-Großveranstaltungen pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei solcher Events im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?
Am niederländischen Königstag veranstalten wir gleichzeitig ein MEGA-Event und ein GPS-Maze! Wie einzigartig ist das?!
Wie berücksichtigt Ihr die internationalen Besucher bei der Planung? Gibt es mehrsprachige Angebote oder besondere Aktionen für Geocacher aus dem Ausland?
Gerne unterstützen wir Geocacher, die von weit her kommen, beim Einstieg und haben auf unserer Website eine spezielle Hilfeseite mit Informationen zu Anreise und Unterkunft eingerichtet. Das Informations- und Programmheft der MEGA-Event und des GPS Maze enthält neben Niederländisch auch Texte in Englisch und Deutsch. Die Panels des GPS Maze sind auch in diesen drei Sprachen verfügbar
Die Organisation einer solchen Veranstaltung ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Wir brauchen weiterhin Menschen, die helfen wollen. Wir brauchen Hilfe für Samstag, den arbeitsreichsten Tag. Besonders am Nachmittag. Die Anmeldung ist über die Website der MEGA-Event möglich. Freiwillige erhalten ein Event-T-Shirt zum Behalten und einen Verzehrgutschein. Zum Abschluss der großen Party am Samstag erhält jeder Freiwillige eine Überraschung von der Organisation.
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Eure Großveranstaltung?
Die Rekrutierung erfolgt auf verschiedenen Wegen: persönlich im eigenen Bekanntenkreis, über WhatsApp-Gruppen in der Community und über die Website. Die Rekrutierung erfolgt auch über soziale Medien. Wir haben Kings & Queens auch auf verschiedenen Geocaching-Events im Ausland beworben, teilweise mit einem Sonderstand.
Wie nutzt Ihr soziale Medien und digitale Kommunikationskanäle für Euer Event? Gibt es eine Event-App oder spezielle Online-Angebote?
Wir nutzten hauptsächlich Facebook und Instagram. Für die MEGA-Event und GPS-Maze wurden keine separaten Apps entwickelt.
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen — wenn ja, wie viel? Was wird eine Familie mit zwei Kindern für einen Besuch bei Euch investieren müssen?
Das GPS-Maze ist an allen Tagen frei zugänglich! Der Eintrittspreis für die MEGA-Event beträgt 10 € für Erwachsene und 5 € für Kinder bis 16 Jahre im Voraus über den Webshop. 4 Jahre und jünger haben freien Eintritt. Dieser Vorverkauf endet am 15. April 2025 und danach sind die Tickets nur noch an der Abendkasse erhältlich. An der Kasse kosten diese Tickets 15 € bzw. 7,50 €. Für die Side-Events sind keine Eintrittskarten mehr erhältlich, diese sind ausverkauft. Teilnehmer, die zur Side-Event in Borger kommen möchten, können über die Website des Dolmenmuseums, das sich neben dem Eventort befindet, eine Eintrittskarte erwerben. Der ermäßigte Eintrittspreis beträgt 5 € und die Eintrittskarte ist nur über unsere Website erhältlich. Zurück zur gewünschten Rechnung: für eine Familie. Im Vorverkauf beträgt der Eintrittspreis für zwei Erwachsene und zwei Kinder für das MEGA-Event 30 €. An der Kasse 45,- €
Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld? Was wird alles in der Event-Tüte sein?
Bei der Festlegung des Eintrittspreises haben wir mehrere Faktoren berücksichtigt, wie zum Beispiel den Organisationsaufwand für 2 Events an diesem Standort, die benötigten Materialien und natürlich das tolle Erlebnisangebot. Ziel war es, einen fairen Preis zu verlangen, der sich an der zu sammelnden Erfahrung orientiert. Kings & Queens ist ein einzigartiges Event mit einem kostenlosen GPS-Maze.
Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?
Es handelt sich um einen Veranstaltungssaal. Natürlich kann es zu einer Besucherschlange kommen, aber es ist genügend Platz vorhanden, um jeden Besucher durchzulassen und wir tun unser Möglichstes, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Mit einer normalen Eintrittskarte kann der Besucher direkt durchgehen, der Verkauf an der Kasse findet etwas weiter weg in der Lobby statt und die Ausgabe der vorab gekauften Leckereien und Münzen findet an einem anderen Ort statt. So breiten sich bereits im Eingangsbereich die ersten Menschenmassen aus. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Ihre Bestellung die ganze Woche über während der Öffnungszeiten des GPS-Maze abzuholen oder eine Eintrittskarte für Samstag zu erwerben.
Wie geht Ihr mit den Herausforderungen der vergangenen Jahre (wie z.B. steigende Kosten oder Logistikprobleme) um? Hat das Eure Planung beeinflusst?
In den letzten Jahren standen wir vor verschiedenen Herausforderungen, die wir natürlich aufmerksam verfolgt haben. Dank proaktiver Arbeit, kluger Planung und effizienter Zusammenarbeit konnten wir in der Vorbereitungszeit für Qualität sorgen und das Erlebnis der MEGA-Event und GPS-Maze steigern. Darauf sind wir natürlich sehr stolz.
Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Wir sind mit den letzten Vorbereitungen beschäftigt und alles läuft nach Plan. Natürlich gibt es immer wieder Details, an denen wir noch feilen müssen, aber wir freuen uns riesig darauf und freuen uns auf ein fantastisches Event!
Was habe ich bisher noch nicht gefragt, was bei Eurem Event noch erwähnt werden sollte?
Das ist eine gute Frage. Wenn Sie noch Fragen haben, beantworten wir diese gerne!
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Werfen Sie einen Blick auf die Facebook-Seite von Drenthe Geocache Event, auf der die meisten Teammitglieder der Organisation ausführlich vorgestellt werden!
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Kommen Sie alle zum MEGA-Event mit GPS Maze und genießen Sie alles, was es dort zu tun gibt.
Impressionen
Das Orga-Team hat mir freundlicherweise die folgenden Bilder zu diesem Event zur Verfügung gestellt:
Orga-Team Kings and Queens 2025
Links
** ** ** ** **
Ihr interessiert Euch für weitere Geocaching-Veranstaltungen? Dann werft doch mal einen Blick in den großen Geocaching-Eventkalender.
