Event am See 2023: Interview mit dem Orga-Team

Ende Juni findet dieses Jahr zum wiederholten Male das legendäre “Event am See” statt, welches vom Geocaching-Magazin an einem schönen Badesee südöstlich von Mainz ausgerichtet wird. Obwohl ich dieses Event schon mehrfach besucht habe, ist es mir erst in diesem Jahr gelungen, mit Christian Gallus, dem Chefredakteur des Geocaching-Magazins ein ausführliches schriftliches Interview zu führen.

Geduldig hat er meine vielen Fragen beantwortet und gibt Euch einen guten Einblick, was Ihr beim “Event am See” erwarten dürft. Schaut dch mal rein!

 

 

Das Interview

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation, die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?

Als wir uns 2010 zum ersten Mal am Vogelsee trafen, war der Anlass die Erstausgabe des Geocaching Magazins und es waren so rund 80 Personen da. Das waren damals schon ganz schön viele und wir waren schon ganz schön stolz. Wir fanden den Event und die Location so schön, dass wir in den Folgejahren den Geburtstag des Geocaching Magazins feiern wollten. Es wurden immer mehr Teilnehmer und beim 3. Geburtstagsevent bekamen wir unseren Mega-Status. Der Event hatte jetzt einen ganz anderen Charakter und so benannten wir ihn um in Event am See. Es ist wohl heute die längste Eventserie mit Megastatus.

In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Der Event findet zum wiederholten Mal an einem kleinen Badesee im Rhein-Main-Gebiet statt. Der See ist zugleich ein Schwimmbad und der dazugehörige Biergarten bietet alles, was das Herz begehrt. Zudem besteht die Möglichkeit am See direkt zu Zelten und auf der Wiese vor dem Badesee mit Wohnmobil oder Wohnwagen zu übernachten. Das Seewasser ist kristallklar und hat Trinkwasserqualität. Aus unserer Sicht gibt es keinen bessern Platz einen gemütlichen Event mit einem tollen Angebot durchzuführen.

Ist bei Eurer Planung Corona noch ein Thema? Wird es eine Obergrenze für die Anzahl der Teilnehmer geben? Sind sonst irgendwelche Einschränkungen wegen Corona zu erwarten?

Wir gehen davon aus, dass Corona keine Rolle mehr spielen wird. Aber auch wenn es zu Beschränkungen käme, wären wir besten vorbereitet. In 2021 waren wir der erste (und fast einzige) Megaevent in Deutschland. Damals haben wir tatsächlich innerhalb von 4 Wochen alle Vorbereitungen gestartet, das Programm organisiert, die Anmeldeseite freigeschaltet, standen im ständigen Austausch mit dem Gesundheitsamt und haben dank des ausgezeichneten Event-Teams selbst Coronatests vor Ort angeboten. Die Stimmung an diesem Event war ganz besonders – eine große Erleichterung und Freund unter allen Teilnehmer, endlich wieder zusammenkommen zu können.

Welche weiteren Einschränkungen (keine Hunde, nicht barrierefrei, …) wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?

Wir haben keine Beschränkung an Teilnehmern. Auf dem Eventgelände verteilen sich die Geocacher am Strand, bei der Workshops und im Biergarten. Durch die vielen Möglichkeiten rund um das Seegelände zu cachen und tolle Geocaching-Fahrradtouren zu machen, verläuft es sich sehr gut.

Das Seegelände und die Zugänge zu den sind barrierefrei. Eine Behindertentoilette gibt es nicht, die Wege zum Biergarten sind aus feinem Kies und zum Strand führt eine Wiese.

Das Thema Hundeverbot ist leider jedes Jahr wieder ein Ärgernis für Geocacher mit Fellnasen. Auf dem Eventgelände sind Hunde nicht erlaubt. Das hängt mit der Gesetzgebung zusammen, das Hunde an hessischen Badeseen verbietet. Auf der Wiese davor und rund um das Gelände besteht das nicht. Versuche von uns ein Hundesitting zu organisieren, konnte wir bislang nicht umsetzen. Vielleicht findet sich über diesen Weg jemand, der hier unterstützen könnte.

Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wettergeschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Die Infrastruktur am Badesee ist nahezu perfekt: Tolle Bademöglichkeiten mit kleinen Sandstränden, Umkleidekabinen, Kaltduschen und Toiletten sind vorhanden und sehr sauber. Für das Event werden zusätzliche Sitzmöglichkeiten direkt am Stand aufgebaut. Für die Camper wird eine kleine Spülküche auf der Campingwiese eingerichtet.

Das Essenangebot ist jedes Jahr super: In bester Erinnerung sind die tollen Nudelangebote und der Duft der Knobisoße. Es gibt Steaks und die weltbeste Currywurst mit Pommes, Eis aus einer Eismanufaktur vor Ort, ein tolles Frühstück samstags und sonntags mit Blick auf den wunderschönen See. Und natürlich alles, was ein normaler Kiosk noch so an Süßigkeiten, Kuchen und Getränken bietet. Und das alles in sehr guter Qualität und zu richtig faireren Preisen. Das geht nur, weil gut dreißig Personen vom Badesee den Betreiber des Seegeländes und des Biergartens ebenfalls ehrenamtlich unterstützen. Und auch hier ist das tolle, dass zwischen den Badeseeleuten und den teilnehmenden Geocachern schon schöne Freundschaften entstanden sind.

Gibt es Parkplätze in der Nähe? Wenn ja, was werden diese pro PKW kosten?

PKW-Parkplätze werden kostenfrei auf einem benachbarten Acker angeboten. Dieses Jahr achten wir darauf, dass dieser besser ausgeschildet ist, damit er nicht übersehen wird.

Wird es Stellplätze für Wohnmobil-Cacher auf dem Eventgelände geben?

Ja wir bieten 100 Wohnmobil- und Wohnwagenstellplätze auf der Wiese vor dem Badesee an und 50 Zeltplätze direkt am See an. Die Plätze sind jedes Jahr gut besucht und Treffpunkt für viele Geocacher, die gemeinsam vor ihren WoMos in größeren oder kleineren Gruppen essen und quatschen. Die WoMo-Plätze waren dieses Jahr leider schon nach fünf Tagen ausgebucht. Wenn möglich versuchen wir noch einen der angrenzenden Äcker als Stellplatz zu bekommen, aber das ist immer davon abhängig, was darauf wächst und wann die Ernte ist. Ansonsten haben wir eine Liste erstellt mit WoMo- und Campingplätzen in der Nähe. Zum Beispiel an einem benachbarten Badesee und in den Weinbergen auf der anderen Rheinseite.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team? Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Das Event am See Team besteht aus gut dreißig Geocachern, die jedes Jahr voller Energie und Vorfreude sich darum kümmern, dass alles vorbereitet ist und an den drei Tagen klappt. Das Event ist für alle Arbeit, aber auch ein absolutes Highlight. Wir sind mittlerweile so eingespielt, dass jeder genau weiß, was zu tun ist und auch feste Aufgaben übernommen hat. Die vorbereitenden Arbeiten beginnen für Manchen schon recht früh. Wir haben unter anderem die SoKo Labcache, die Klettergruppe von Geocaching FFM, die SUP-Gruppe, diejenigen, die sich um das Packen der Vorbestellungen und deren Ausgabe kümmert, jemand, der Hinweisschilder auf- und abhängt, ein Team, dass die Geocaches rund um den See neu legt und so weiter und so weiter. Alle Strippen laufen dann bei Rosi und mir zusammen.

Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Die Organisation des Events läuft dank dem großartigen Team völlig unproblematisch. Unsere größten Probleme sind die immer noch zu wenigen Stellplätze für WoMos am Eventgelände und, dass keine Hunde am See erlaubt sind.

Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Eigentlich nicht. Einige aus dem Event-Team fragen sich im Moment noch, ob sie genügend O’Donnell Moonshine bekommen können bis zum Event 😉.

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Nein – wir wollen einfach für alle einen schönes Event veranstalten mit tollen Angeboten und Zeit sich mit neuen und alten Freuden zu treffen.

Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid? Wird es Workshops geben? Wenn, ja, welche? Habt Ihr Angebote für Lostplace-Cacher? Gibt es einen Powertrail für die Statistiker? Wird es spezielle, neue Eventcaches geben? Was bietet Euer Mega für Familien mit Kindern?

Der wunderschöne See ist die Geocaching Event-Location schlechthin. Egal, ob man im, auf oder am See unterwegs ist, es ist einfach schön.

Der Event startet freitags. Dann kommen die ersten Besucher an den See, wer dort übernachtet, baut sein Zelt auf und richtet sich auf dem WoMo-Platz ein. Ab ca. 18.30 Uhr startet die Get-Together-Party am See mit leckerem Essen und Getränken und natürlich Live-Musik. Dieses Jahr ist „Sebi rockt“ dabei. Einige kennen ihr vielleicht noch von früheren Events. Sebi ist eine echte Stimmungskanone mit einem tollen Repertoire an Liedern. Am Haupteventtag steht dann das Therma Geocachen im Vordergrund. Wir werden zahlreiche neue Geocaches und Labcaches für die Teilnehmer legen. Zu unserem Programm gehören Schnupperklettern am Baum, ein SUP-Schnupperkurs, die Universumsmeisterschaften im LuMa-Paddeln (Luftmatratzen) und im Tauziehen. Zudem wird es ja Vorträge von dir zum Lösen von Mysterys geben und Tobi zeigt, wie man sein Listing hübsch machen kann.

Für Kinder bieten wir einen Kinderstand an, eine kleine Schatzsuche am See und ein Geocaching-Quiz mit kleinen Gewinnen für alle an. Und natürlich lieben Kinder den Badesee, der einen kleinen eingezäunten Bereich für die Kids hat.

Vielleicht kommen noch Programmpunkte dazu, es ist ja noch etwas Zeit. Auf jeden Fall sollte man sich genügen Zeit nehmen, um einfach mit anderen Geocachern zu plaudern und den See zu genießen. Der Tag klingt mit einem gemütlichen Funzelabend am Strand und einer Feuershow aus.

Das Event-Wochenende endet am Sonntag mit einem gemeinsamen Frühstück am See, der gegen 13.00 Uhr seine Tore schließt.

Wir bitten alle Teilnehmer, die Event-T-Shirts, -Token haben möchten oder an Workshops teilnehmen wollen, diese zeitig auf unserer Eventseite zu buchen.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Nein, wir haben keine weiteren Sponsoren oder Partner für diesen Event. Das ist ein Event von Cachern für Cacher.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?

Der Event gehört tatsächlich zu den schönsten Events in Deutschland. Tolle Lokation, ein super Event-Team und Team vom Badesee Vogel. Das Wochenende ist für viele ein ganz besonderer Termin im Jahr und viele Teilnehmer kommen immer wieder, weil es ihnen so gut gefallen hat. Am besten einfach mal im Listig vom letzten Event am See nachlesen – wir können ja viel behaupten.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Wir möchten das Event nicht mit einem zu großen Marktplatz überfrachten. Bislang wird es ein Stand von uns dem Geocaching Magazin geben und vom Cache-Corner.

Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Also das Team für den Event steht schon seit Jahren und es kommen immer mal wieder neue Geocacher dazu. Alles im allem sind wir aber komplett, so dass wir aktuell keine weiteren Helfer mehr benötigen. Als kleines Dankeschön bekommen alle im Event-Team das Event-T-Shirt und die Event-Token, den Campingplatz, Frühstück, Essen und Getränke kostenfrei. Aber das Wichtigste ist, dass wir uns alle super verstehen und viele sogar sehr gut befreundet sind und zusammen viel Spaß haben, dieses Event von Jahr zu Jahr wieder einmalig zu machen.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldezahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Das Event ist ja bei einigen Geocachern schon bekannt. Viele ehemalige Teilnehmer warten nur darauf, dass der neue Termin festgelegt wird. Zur Kommunikation nutzen wir das Listing des Vorjahrs, die Info-Kanäle des Geocaching Magazins, Social Media und Geocaching Blogs. Danke, dass wir unseren Event hier vorstellen dürfen.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wie viel? Was wird eine Familie mit zwei Kindern für einen Besuch bei Euch investieren müssen? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld? Was wird alles in der Event-Tüte sein?

Also wir haben folgendes Konzept: Wir bieten für den Haupteventtag verschieden Event-Pakete an, wer eines mit T-Shirt kauft zahlt dafür 19€, das T-Shirt allein kostet 16€. Wer nichts außer den Eintritt möchte, zahlt 9,00€. Wer ein Paket mit T-Shirt oder Token kauft zahlt entsprechend weniger „Eventgebühr“. Kinder und Jugendliche bis 18 Jahre besuchen den Event kostenfrei. Eine Familie mit Kindern zahlt also nur für die Erwachsenen.

Außer der Eventgebühr am Haupteventtag fallen für den Event-Teilnehmer keine weiteren Kosten für Workshops oder ähnliches an.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Kurz vor dem Event packen wir alle Vorbestellungen mit einigen Leuten in einer Nachtaktion in Tüten zusammen, damit wir diese nur noch ausgeben müssen. Wer freitags schon ankommt, holt sein Einlassband und vorbestellten Artikel schon am Freitagabend ab. Samstags sind dann viele aus dem Event-Team erstmal an der Anmeldung und helfen die Bestellungen zu verteilen. Jutta ist unsere Chefin an der Anmeldung und schaut, dass alles reibungslos läuft. Wir behaupten mal, dass es zu gar keinen Schlangen kommt und wenn tatsächlich mal mehr Andrang ist, dann entstehen trotzdem keine langen Wartezeiten.

Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?

Wer noch nie bei uns war, sollte es sich auf jeden Fall einplanen. Ein chilliges Megaevent mit netten Leuten. Ein Wochenende, das wirklich Spaß macht. Hier stehen Geocachen und unserer Community im Vordergrund.

Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

Zum Geocachen sind wir wie so viele über Freunde gekommen. Da ich Journalist bin, hatte ich dann die Idee auch ein Magazin dazu zu machen. Daraus ist bis heute meine Hauptbeschäftigung geworden. Wenn Rosi und ich wirklich mal nicht in Sachen Geocaching unterwegs sind, fahren wir an schönen Tagen gerne Vespa oder arbeiten auf unserer Streuobstwiese.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Geocaching lebt von der Community: Den tollen Menschen, die Geocaches für andere legen, Geocachern, die dafür mit netten Logs danken und wieder andere, die Events organisieren, als Reviewer tätig sind oder andere Dinge für das Spiel tun. Wir sind stolz ein Teil dieser Community zu sein und freuen uns bei jedem Treffen mit bekannten oder neuen Geocachern klasse Leute getroffen und eine schöne Zeit verlebt zu haben.

 

Impressionen

Christian hat mir freundlicherweise die folgenden Bilder zu diesem Event, welche in den letzten Jahren beim Event am See entstanden sind und Euch einen guten Eindruck vermitteln, was Ihr bei diesem Event erwarten dürft, zur Verfügung gestellt:

An der Stelle möchte ich mich bei Christian für die tollen Bilder bedanken.

 

Links

** ** ** ** **

Ihr interessiert Euch für weitere Geocaching-Veranstaltungen? Dann werft doch mal einen Blick in den großen Geocaching-Eventkalender.

Saarfuchs

Jörg (Saarfuchs) betreibt Geocaching seit 2008. Sein besonderes Interesse galt zunächst Mysteries, dann den T5-Caches und mittlerweile den Lostplaces. Zu seinen Hobbies gehören Reisen, Fotografieren, Bergwanderungen und Hochtouren. Er geht weltweit auf Dosen-Suche und berichtet in seinem Blog regelmäßig mit vielen Fotos über sein “Geocaching” und damit verwandte Themen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert