Genks Geocache Event 2023: Interview mit dem Orga-Team

Im Mai findet in Limburg in Belgien das Megaevent “Genks Geocache Event 2023” auf dem Gelände einer ehemaligen Grube statt. Mit Björn vom Orgateam habe ich dazu ein ausführliches Interview geführt und er hat meine vielen Fragen wirklich sehr ausführlich und geduldig beantwortet.

Schaut doch mal rein – vielleicht ist dieses Megaevent ja auch etwas für Euch?

Das Interview

Ein kleiner Hinweis: Ich habe die Interviewfragen in Deutsch an das Orgateam geschickt. Diese wurden mit deepl.com zunächst in Französisch übersetzt und anschließend in Niederländisch beantwortet. Anschließend habe ich das Ganze mittels deepl.com wieder nach Deutsch zurück übersetzt und an wenigen Stellen sprachlich etwas “runder” gemacht. Die folgenden Zitate sind somit nicht mehr die wortwörtlichen Antworten des Orga-Teams.

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation, die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?

Nach vielen Jahren Geocaching (10 Jahre) haben wir viele kleine Meet&Greets bis hin zu größeren Events gemacht, die immer gemütlich und unterhaltsam für alle waren. Nach Corona hatten wir eine weitere Celebration-Veranstaltung, und wir dachten, wir würden eine weitere kleine und lustige Veranstaltung machen, aber je näher der Termin rückte, desto mehr Leute meldeten sich für unsere Veranstaltung an. 6 Wochen vor dem Event sprach uns ein Cacherkollege (Sam&co) an und sagte uns, dass wir vielleicht Mega werden könnten, was schön wäre, aber wir wollten nicht drängen, wir haben immer gesagt, dass wir Events auf unsere Art machen und in Mega hineinwachsen wollen, 4 Wochen vor dem Event brauchten wir nur noch ein paar Anmeldungen und ich beschloss, trotzdem eine E-Mail an das HQ zu schreiben, man weiß ja nie.

Und ja, wir haben es nicht innerhalb der Frist von 4 Wochen zum Mega geschafft, leider waren es nur 3, um alle Vorteile eines Mega zu bekommen. Aber wie dem auch sei, 3 Wochen vor der Veranstaltung konnten wir uns das erste Mega-Event in Belgisch-Limburg nennen, was natürlich eine große Ehre ist. Und so stand plötzlich Genks Geocache-Event auf der Megakarte. Natürlich können wir das nicht nur einmal machen und so gibt es dieses Jahr eine Neuauflage.

In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Letztes Jahr ging es auf dem Gut Kattevennen weiter, einem schönen großen Wald, in dem viele Geocaches versteckt werden konnten. Ich denke, es wäre schade, ihn nach einem Jahr wieder loszuwerden, und so haben wir beschlossen, einen anderen Standort zu suchen. Da wir uns in der Stadt Genk befinden, haben wir beschlossen, die nächste Ausgabe auf dem berühmten Minengelände C-Mine durchzuführen.

Ist bei Eurer Planung Corona noch ein Thema? Wird es eine Obergrenze für die Anzahl der Teilnehmer geben? Sind sonst irgendwelche Einschränkungen wegen Corona zu erwarten?

Normalerweise sollte Corona kein Problem sein, denn es gab viele Veranstaltungen in der Stadt, und es käme mir wie eine Strafe vor, wenn unsere nicht stattfinden würde. Aber wir müssen jederzeit wachsam sein.

Welche weiteren Einschränkungen (keine Hunde, nicht barrierefrei, …) wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?

Die Veranstaltungshalle befindet sich in einem alten Gebäude des Bergwerks selbst, hier ist ein Aufzug vorhanden, in der Halle ist ein Standort etwas schwieriger zu erreichen, aber das wird nicht so wichtig sein. Bei der Zahl der Teilnehmer sind auch Gruppen von 5000 Menschen möglich. Ich vermute daher, dass wir nicht viele Probleme haben, und es werden auch einige neue Geocache-Runden und Labcaches zur Verfügung gestellt, so dass die Geocacher etwas verteilt sind und es wird etwas weniger Druck sein. Und natürlich sind auch Hunde willkommen, solange sie angeleint sind. Natürlich haben wir selbst einen Hund namens Sky, der auch ab und zu bei der Veranstaltung anwesend sein wird.

Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind- & wettergeschützte Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Wie gesagt, bei der Mega-Veranstaltung in einem alten Bergwerksgebäude, hier sorgen wir für Getränke- und Essensstände, in der Halle werden verschiedene Getränke zu normalen Preisen angeboten und draußen haben wir eine Frittenbude. Die Nebenveranstaltungen finden an einem anderen Ort statt, der nur knapp 300 m vom Mega-Event entfernt ist. Hier stehen eine Kantine und einige Partyzelte zur Verfügung.

Gibt es Parkplätze in der Nähe? Wenn ja, was werden diese pro PKW kosten?

Bei dem Mega-Event gibt es mehrere Parkplätze, die alle kostenlos sind, sowohl unterirdisch als auch oberirdisch, in dem Listing ist auch alles angegeben.

Wird es Stellplätze für Wohnmobil-Cacher auf dem Eventgelände geben?

Für die Wohnmobile haben wir eine Wiese als provisorischen Stellplatz eingerichtet, leider nur für Wohnmobile und Wohnwagen. Es gibt eine Kantine, in der alle Nebenveranstaltungen stattfinden werden. Für den Wohnmobilstellplatz berechnen wir 15 Euro für 4 Tage.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?

Unsere Organisation besteht hauptsächlich aus meiner Frau Vicky und mir, Björn, und unseren Kindern – wir sind BVMJ. Meistens organisieren wir alles zu zweit, denn wir haben schon oft gesehen, dass eine große Gruppe von Geocachern etwas gemeinsam unternimmt und es manchmal schlecht läuft oder mit Streitereien aufhört! Das wollen wir auf keinen Fall, und deshalb machen wir das auch nur mit 2, damit wir selbst entscheiden können, was wir tun und wie wir es tun.

Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Alle Entscheidungen und Planungen werden von uns getroffen und durchgeführt. Wir haben ein Top-Team von Geocache-Freunden, die uns bei den Events helfen. Ohne sie wüssten wir nicht, wie wir es machen sollen, und wir könnten die Veranstaltung selbst nicht genießen. Wir treffen gute Vorkehrungen, dieses Jahr werden wir einigen Helfern eine Funktion geben, so dass sie die Verantwortung bekommen, die Labcache-Stände am Laufen zu halten und alle Probleme mit ein paar Freiwilligen zu lösen.

Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Bis jetzt ist alles reibungslos verlaufen, natürlich ist immer ein gewisser gesunder Stress dabei, man will ja, dass alles stimmt und reibungslos läuft. Das einzige kleine Problem, das wir im letzten Jahr hatten, war der Grill-/Bratwurststand, wo das erste Team einen guten Start hatte und genug gekocht hat, so dass immer Zwiebeln und Bratwürste vorhanden waren, bis ein zweites Team übernommen hat und einfach alles gebraten und nichts vorbereitet hat, was dazu führte, dass das dritte Team ein kleines Problem mit der Bedienung hatte und einige etwas länger auf die Bratwürste warten mussten. Wir gingen dann in den angrenzenden Gastronomiebetrieb, um eine große Pfanne zu holen, damit wir in kurzer Zeit zusätzliche Bratwürste und Zwiebeln braten konnten. Alles andere verlief ziemlich reibungslos.

Gibt es offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Ja, wir haben immer selbst Geocaches für unsere Veranstaltungen gemacht und platziert, aber dieses Jahr haben wir beschlossen, es anders zu machen. Wir haben zahlreiche lokale Geocacher angeschrieben und gefragt, ob sie einige oder eine Runde Geocaches legen möchten. Das liegt daran, dass ich nicht will, dass andere sagen, dass ich die ganze Region bedosen werde, leider haben nur 3 von 15 Geocachern geantwortet und werden eine Runde Geocaches legen. Das bedeutet, dass ich andere Geocacher finden oder selbst ein paar Geocaches machen muss.

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Nur so zum Spaß … Nur so zum Spaß! Es soll Spaß machen und wir möchten, dass alle einen schönen Tag haben, deshalb versuchen wir, eine Veranstaltung so zu gestalten, wie wir sie uns wünschen. Wir wissen nicht, ob dies gelingen wird, aber ich würde sagen, komm her, um zu sehen, ob dies gelingen wird.

Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?

Das Programm umfasst verschiedene Aktivitäten, neue Geocaches, interaktive Labcaches und einige unterhaltsame Labs, so dass es eine gewisse Interaktion gibt und nicht immer nur eine Frage beantwortet werden muss.

Wird es Workshops geben? Wenn, ja, welche?

Da wir auch wollen, dass Geocacher etwas lernen, haben wir auch einige Workshops wie GSAK-Anfänger und Fortgeschrittene, T5-Klettereinführungen, bei denen wir vor allem das Bewusstsein für die Gefahren schärfen, damit jeder weiß, wie man klettert, es gibt auch einen Workshop mit den Reviewern wie flämischen, niederländischen und deutschen Reviewern, die einen Workshop über den Review-Prozess und eine Q&A geben werden. Wir werden auch versuchen, einen neuen Wherigo zu machen, aber einen, bei dem jeder Schritt erklärt wird, so dass auch ein Laie anfangen kann. Und es gibt einen Stand, an dem man alles über Earthcache erfahren kann.

Habt Ihr Angebote für Lostplace-Cacher? Gibt es einen Powertrail für die Statistiker? Wird es spezielle, neue Eventcaches geben? Was bietet Euer Mega für Familien mit Kindern?

Lostplace-Caches werden nicht auftauchen, es gibt einige alte Caches in der Gegend, aber das Event findet auf einem alten Bergwerksgelände statt, das komplett renoviert ist, und ich denke, es würde Spaß machen, hier herumzulaufen. In der Nähe gibt es keinen Platz für einen großen Powertrail, da es aber viele andere Geocache-Runden gibt, könnte es für die Statistik-Jäger eine lange Route werden. Es gibt einige schwierig zu versteckende Geocaches in den umliegenden Gemeinden, aber ich denke, dass jeder etwas finden wird.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Wir haben zahlreiche Sponsoren, und es macht immer Spaß, zusammenzuarbeiten. Es gibt zum Beispiel einige Geocaching-Läden, die uns unterstützen, und auch einige Firmen und Geschäfte in der Umgebung. Nach Corona und der aktuellen Energiekrise ist es schwieriger geworden, Sponsoren zu finden. Wir freuen uns zwar immer, wenn ein Sponsor etwas für uns tun will, aber wir merken trotzdem, dass wir immer weniger Mittel bekommen oder öfter nachfragen müssen. Deshalb sind wir immer noch auf der Suche nach Sponsoren, damit wir weiterhin alles organisieren können.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?

Es gibt in der Tat viele Mega-Events. Warum ein Geocacher zu uns kommt, ist wohl eine schwierige Frage. Wir wollen schon gar nicht, dass sich jemand gezwungen fühlt, zu kommen. Wir wollen ein Mega machen, um vor allem Geocacher zusammenzubringen, damit sie sich treffen können, etwas lernen, sie können dieses Jahr auch die Bergbauvergangenheit von Stad Genk entdecken und vor allem Spaß haben. Wir haben also 4 aufeinanderfolgende Tage mit 7 Events, viele neue Geocaches und Lab Caches, Signal der Frosch ist auch dabei und es gibt noch andere Dinge zu tun.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Dutchwoodieartist, BPpublishing, Creacoins und Geogeek.

Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Ein Mega ohne Freiwillige ist in der Tat unmöglich, ohne sie würden wir verrückt werden. Wir haben daher viele Geocache-Freunde und -Familienmitglieder, die uns helfen, und im letzten Jahr haben viele Geocacher signalisiert, dass sie als Freiwillige helfen wollen, so dass wir normalerweise genug haben, wofür wir ihnen danken.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Mit Werbung wollen wir niemanden zwingen zu kommen. Wir haben vor allem persönlich mit Flyern gearbeitet, das Überreichen macht natürlich am meisten Spaß, aber wir haben auch viele Veranstaltungen besucht, wo wir Banner aufgehängt und Flyer auf die Tische gelegt haben. Es gibt auch einige Geocacher, die Flyer und ein Banner für uns mitnehmen. Wir können natürlich nicht überall sein und auf diese Weise können wir Geocacher mit uns erreichen. Mein Vater Jeanke53 geht zum Beispiel oft zum Geocaching nach Deutschland und wirbt dann auch dort. Ein anderes befreundetes Geocache-Ehepaar fährt fast jedes Jahr nach Spanien, und sie fahren auch oft nach Frankreich und werben dort für uns. Es gibt auch Geocacher, die wir spontan treffen und fragen, ob sie Flyer mitnehmen dürfen, was natürlich immer nett ist.
Und auch in den sozialen Medien wie Facebook und Instagram setzen wir manchmal einen Link mit der Veranstaltungsliste. All das zusammen sorgt dafür, dass wir eine große Reichweite haben und wir merken durch den Ticketverkauf, dass Geocacher aus verschiedenen Ländern kommen.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wie viel? Was wird eine Familie mit zwei Kindern für einen Besuch bei Euch investieren müssen?

Um alles bezahlen und organisieren zu können, erheben wir in der Tat eine Eintrittsgebühr. Wir haben unterschiedliche Eintrittspreise, um die Kosten für die Geocacher so gering wie möglich zu halten und ihnen viel für ihr Geld zu bieten. Kinder bis 14 Jahre sind frei, das günstigste Light-Ticket kostet 6 Euro, dafür erhalten sie ein Eintrittsband, eine Woodcoin und ein Souvenir. Ein normales Ticket kostet 10 Euro, hier bekommen sie noch viel mehr, wie z.B. ein Tombolalos, einen Getränkegutschein, ein gpx und ein Roadbook. Ein VIP-Ticket kostet 27 Euro, hier ist alles inbegriffen und auch die Eventmünze, leider sind diese Tickets aber bereits ausverkauft. All dies finden die Geocacher auch auf unserer Website. www.genksgeocacheevent.be

Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld? Was wird alles in der Event-Tüte sein?

Wie bereits erwähnt, versuchen wir, viel zu geben. Wie z. B. eine Event-Woodcoin, ein Eintrittsband, ein Souvenir, ein Getränketicket, ein Tombolalos, eine gpx-Datei, ein Roadbook und mehr. Wir müssen natürlich dafür sorgen, dass alles bezahlt werden kann. Eine große Veranstaltung kostet auch viel Geld, vor allem für die Unterkunft, den Veranstaltungsort und die Miete von Ausrüstung und Geräten.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Dieses Jahr arbeiten wir mit einer Ticket-Website, die Tickets sind alle nummeriert, am Eingang sind 2 Gänge vorgesehen, ein Vorverkauf und eine Tageskasse. Wir versuchen, viele Helfer beim Vorverkauf zu haben, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zwei Tage vor dem Mega-Event versuchen wir auch, die Tickets an die Camper bei den Side-Events zu verteilen. Der einzige Vorteil für sie ist, dass sie beim Mega-Event nicht anstehen müssen und durch einen Seiteneingang eintreten können.
Das gpx und das Roadbook erhalten sie natürlich nur auf der Mega selbst gegen Vorlage einer zusätzlichen Ticketkarte, die sie in ihrem Paket finden.

Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?

Ich weiß es selbst nicht, aber ich würde sagen, komm einfach und genieße 4 Tage voller Geocaching-Spaß.

Nun noch zu Dir – ganz kurz, wie bist Du zum Geocaching gekommen und was machst Du so, wenn Du nicht gerade eine Dose suchst?

Es war durch einen Arbeitskollegen: Er erzählte mir, dass es einen Fernsehbericht über Geocaching gab und dass ich mir das unbedingt ansehen sollte. Ich habe oft mit einem Metalldetektor nach versteckten Schätzen gesucht, und er hat mir gesagt, dass ich auch beim Geocaching Schätze finden kann, was ziemlich lustig war. Ich bin dann nach Hause gekommen, habe den Bericht nachgeschlagen und mit einem alten Auto-GPS-Tomtom haben wir unseren ersten Geocache gesucht, aber wir waren nicht sofort erfolgreich, weil das Auto-GPS nicht abseitz der Straße navigieren konnte. Wir sind dann nach Hause gegangen, haben ein gebrauchtes GPS gekauft und los ging’s und siehe da, jetzt organisieren wir ein Mega. Verrückt LOL. Wenn ich nicht gerade auf der Suche nach einem Geocache bin, organisieren wir eine Veranstaltung oder ich fahre mit meinem MTB, wir wandern mit unserem Border Collie. Oh ja, ich gehe auch zur Arbeit, ich fahre einen 7-Tonnen-Gabelstapler und belade Lastwagen, nicht viel Besonderes, aber es muss sein, hey

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Gehen Sie auf Entdeckungsreise und haben Sie vor allem Spaß beim Erkunden.

Impressionen

Das Orga-Team hat mir freundlicherweise die folgenden Bilder zu diesem Event zur Verfügung gestellt:

Dies ist der Veranstaltungsort in dem Gebäude, in dem das Mega-Event stattfindet.

Das Bild unten zeigt das Innere des Megastandorts.

Das Foto wurde vom Förderturm aus aufgenommen, hier sieht man einen der Schächte in Genk

Zwei der Schächte am Veranstaltungsort

Das Foto zeigt links das Gebäude des Mega-Events und rechts eine Wiese, auf der sich der Wohnmobilstellplatz befindet.

Ein Stück Steinkehle, das in den Limburger Böden gefunden wurde.

An der Stelle möchte ich mich beim Orga-Team für die schönen Bilder bedanken, die – so wie ich finde – einen guten Eindruck vermitteln, wie die Eventlocation ausschaut.

Links

• Event-Listing bei geocaching.com
• Webseite der Veranstalter
• Event-Page bei Saarfuchs

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Ihr interessiert Euch für weitere Geocaching-Veranstaltungen? Dann werft doch mal einen Blick in den großen Geocaching-Eventkalender.