Apr 042018
 

Am 25. August findet in Frauenfeld (Schweiz) das Geocaching-Megaevent „Meeting Friends 2018 – warum warten?“ statt. Zu diesem Event habe ich mit dem Orga-Team ein schriftliches Interview geführt. Vielleicht ist das Event ja auch etwas für Euch?

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Dieses Interview ist der Auftakt einer kleinen Serie von Interviews, die ich mit den Orga-Teams der deutschsprachigen Großevents geführt habe. An der Stelle ein großes Lob an Thomas vom Orga-Team „Meeting Friends 2018 – warum warten?“, der mir das ausgefüllte Interview als Erster zurückgeschickt hat – und damit wäre auch das Klischee widerlegt, die Schweizer seien langsam ;-)

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?

Was liegt näher als wieder einen Event zu organisieren, wenn man viele Restartikel von einem Event hat, welcher gerade vorbei ist? Schon wenige Stunden nach Meeting Friends 2017 auf der Fahrt zum Giga nach Tschechien wurde die Idee eines kleinen Events im 2018 geboren.

In welcher Location wird Euer Mega „Meeting Friends 2018 – warum warten?“ stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Der Event findet in einem grossen Saal direkt gegenüber vom Bahnhof Frauenfeld statt. Das „Casino“ wird normalerweise für Theater, Konzerte und Ausstellungen benutzt.

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Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben?

Wie heute überall ist das Rauchen in öffentlichen Gebäuden verboten, und Hunde müssen leider draussen bleiben.

Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen? Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wetter-geschütze Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Für die Grösse des Events, welche wir erwarten, ist die Kapazität genügend. Für das Abendprogramm mit Nachtessen und Unterhaltung werden ca. 300 Tickets im Verkauf erhältlich sein.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?

Alle Orga-Mitglieder waren schon im 2014 und 2017 dabei.

Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Wir sind noch 12 Mitglieder. Dies ist mit der Erfahrung aus den bisherigen MEGAs ausreichend. Die Aufgaben sind klar definiert, aber man hilft sich wie immer auch gegenseitig.

Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Bisher läuft alles im grünen Bereich.

Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Die Arbeit geht bis zum Event nie aus. Aber dies sind keine Arbeiten, welche den Event gefährden können.

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Das Motto ist „warum warten?“. Damit geben wir allen eine Antwort, welche einen weiteren Event im Jahr 2020 erwarten.
Wir wollen mit dem Event 2018 ausprobieren, ob ein kleines Event in der Schweiz eine Chance hat zu bestehen. Wir haben dieses Jahr nicht den grossen Campingplatz und die Dosenfischer auf der Bühne, wir legen keine 100 Dosen, wir erwarten auch keine 1000 Besucher. Wir wollen, dass die Cacher nach Frauenfeld kommen, um hier andere Cacher zu treffen. Wer kommt wegen der Leute, der tollen Landschaft und des schönen Städtchens nach Frauenfeld? Geht es wirklich? Weg von grösser, schneller und weiter, genügend Geocacher zu finden, welche einfach Spass haben, sich zu treffen? Wir wissen es nicht, aber wir sind gespannt!

Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?

Ein Highlight ist wieder der GEORun. Letztes Jahr gingen über 100 Geocacher gemeinsam auf die Laufstrecke des Frauenfelder Stadtlaufes. Hier sind wir gespannt, wer dieses Jahr wieder dabei ist.

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Am Abend haben wir im Saal ein gemeinsames Abendessen mit Show und Bingo. Dies dürfte ein unterhaltsamer Abend unter Geocachern sein.

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Wie sichert ihr das finanzielle Risiko ab? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.

Obwohl wir ein Verein sind, ist es für uns klar, dass am Ende alle Rechnungen bezahlt werden. Doch auch hier zahlt sich unsere Erfahrung aus, sodass wir keine Angst haben, in finanzielle Schieflage zu geraten.

Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?

Als Wiederholer sind wir von Anfang an als MEGA gelistet. Dies ist die grösste Unterstützung, da wir als MEGA natürlich grössere Aufmerksamkeit erhalten.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Ausser Sachspenden ist es heute sehr schwierig, an Sponsoringbeiträge zu kommen. Wir haben in unserem Budget praktisch kein Sponsoring eingeplant.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?

Wir freuen uns auf jeden Besucher, welcher nach Frauenfeld kommt. Warum kommt er aber gerade nach Frauenfeld? Zum einen, weil wir in seinem Tagesausflugradius liegen und er gerne an Events geht und mit anderen Geocachern zusammen ist. Zum anderen, weil er Frauenfeld in guter Erinnerung hat und deshalb gerne auch eine längere Anreise in Kauf nimmt, um hier Freunde zu treffen.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Eine Händlermeile wird es nicht geben. Wir haben mit „Cacherstore and more“ einen ortsansässigen Geocacherladen, und dieser wird mit einem Stand in der Halle vertreten sein.

Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Obwohl wir keinen Helferaufruf gestartet haben, sind schon ein paar Freiwillige auf unseren Notizzettel vermerkt. Die genaue Entlöhnung steht noch nicht fest, doch werden sie sicher zufrieden sein.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Wir planen den MEGA für 500 Attends. Die Werbung läuft vor allem über unseren Newsletter, Facebook und über Announcement.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?

Der Eventtag ist kostenlos. Das bedeutet, dass von morgens 10.00 Uhr bis abends 18.00 Uhr die Eventlocation und das Angebot ohne Eintritt besucht werden kann. Erst am Abend für das gemeinsame Nachtessen und die Abendunterhaltung ist ein Eintrittticket nötig.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Lange Schlangen in Frauenfeld ? Gab es das schon mal?

ORGA 2018 mit Spende Flugkraft von Event 2017.jpg

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Wir freuen uns auf alle Besucher an unserem MEGA Switzerland – Meeting Friends 2018. Auch wenn wir dieses Mal nicht die Grossveranstaltung wie 2014 und 2017 planen und sein werden, lohnt es sich, nach Frauenfeld zu kommen!
Bis bald !

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