Feb 272017
 

Im August findet das Megaevent “Geocaching Days – Wege in die Vergangenheit” vor den Toren Kiels statt – ich habe dazu die beiden Hauptorganisatoren Marc und Phillip interviewt.

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Beide haben geduldig meine Fragen beantwortet – auch wenn sie in dem ein oder anderen Punkt doch vage geblieben sind. Schaut doch mal rein, ob dieses Event für Euch in Frage kommt!

 

Wie seid Ihr auf die Idee zu dem Mega-Event “Geocaching Days – Wege in die Vergangenheit” gekommen?

Marc: Zuerst einmal vielen Dank für die Möglichkeit des Interviews lieber Saarfuchs.

Phillip: Auch von mir vielen Dank. Zu Deiner Frage: Nachdem ich viele kleine lokale wie große Megas und Gigas besucht und mitorganisiert hatte, stand für mich fest, dass ich auch eins in Kiel machen werde.

Marc: Vor vielen Jahren hatte ich einmal die juxe Idee, jedes Icon einmal gelegt zu haben. Der Gedanke an ein großes Event, das über die bislang dreistelligen Besucherzahlen unserer eigenen Kieler Events hinausgeht, reifte und als Ergebnis kamen die Geocaching Days dabei raus.

In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt?

Marc: Das Eventwochenende findet an typischen Locations für das Thema “Wege in die Vergangenheit” statt. Wir werden unseren Gästen maritimes Flair und den Charme der Vergangenheit bieten. Wir haben uns auch andere Locations angeschaut und sind mit den Verantwortlichen ins Gespräch gegangen. Letztendlich hat das Freilichtmuseum Molfsee das Rennen gemacht.

Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben?

Marc: Wenn Du damit auf Getränke, Gehbehinderte oder Hunde anspielst… Da muss ich etwas weiter ausholen.

Am Freitag sind direkt auf dem Strand durch die Strandordnung im Sommer keine Hunde erlaubt. Für diese gibt es in etwas Entfernung einen eigenen Strandabschnitt. Das Eventgelände selbst ist Privatgelände. Da kennt jeder seinen Hund gut genug, wie er mit größeren Menschenmengen zurechtkommt. Rollis haben direkte Zufahrt zum Gelände auf dem Deich.

Am Samstag haben die Rollifahrer freie Einfahrt. Auch sind derzeit 73 der 74 Gebäude rollstuhlfahrergeeignet. Was Essen & Trinken betrifft, ist es explizit durch die Veranstalter und Betreiber erwünscht, eine Picknickdecke und seine eigene Versorgung mitzubringen. Zusätzlich stehen ausreichend gastronomische Einrichtungen zur Verfügung.

Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen?

Phillip: Nein, die gibt es nicht.

Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wetter-geschütze Bereiche, Sitzmöglichkeiten, …) werden Eure Besucher vorfinden?

Phillip: Es sind genügend Toiletten und Wickeltische verfügbar. Ebenso gibt es behindertengerechte Toiletten. Über das gesamte Gelände verteilt gibt es Sitzmöglichkeiten, man kann sich drinnen und draußen aufhalten. Wir haben auch zusätzliche Parkplätze für viele hunderte Fahrzeuge geschaffen. Für das Wetter hänge ich mich nicht zu weit aus dem Fenster, wir haben aber gutes Wetter bestellt.

Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ im Team?

Marc: Wir kennen uns nun schon einige Jahre, die Idee zu einem großen Event ist jedoch unabhängig voneinander entstanden. Wir wurden da quasi vermittelt, denn wir haben uns mit dem gleichen Geocacher über unsere Ideen unterhalten. Wir haben das Organisationsteam bewusst klein und schlank gehalten, damit wir von kurzen Wegen und schneller Kommunikation profitieren können.

Phillip: Marc und Ich kenne uns schon lange und Marc wusste, dass ich auf so eine Aufgabe tierischen Bock habe.

Marc: Den hat er immer noch und ich kann gar nicht anders, das ist bei Phillip ansteckend.

Wie  groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

Marc: Wir haben zwei Ringe um uns gebildet, die wir mit klasse Leuten besetzt haben. Sie sind auf Veranstaltungen an ihrer grünen “CREW” Kleidung zu erkennen. Es ist phantastisch, mit was für einem Elan und Einsatz jeder einzelne dabei ist.

Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?

Phillip: So ein Event stellt uns schon vor Herausforderungen, die wir bis jetzt alle gemeistert haben.

Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Phillip: Ja, die gibt es.

Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?

Wenn unsere Gäste mit einem Lächeln nach Hause fahren, dann können wir zufrieden sein.

Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer „Highlight“, auf das Ihr besonders stolz seid?

Marc: Das Programmangebot wächst Woche für Woche. Unser Medienpartner, das gocacher Magazin hat es in seiner letzten Ausgabe sehr schön beschrieben was ein Event einzigartig macht.

Phillip: Wenn ich die Zeit hätte, ich würde zum Lockpicking gehen.

Wie sieht Eure finanzielle Absicherung zur Risikoabsicherung aus? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.

Phillip: Wir haben uns gegen eine Vereinsgründung entschieden und finanzieren das Event aus eigener Tasche vor.

Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?

Marc: Groundspeak und unseren lokalen Reviewer haben wir schon in der frühen Planungsphase einbezogen wo es gar nicht feststand, welchen Status wir einmal von Groundspeak erhalten werden.

Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Phillip: Unsere bisherigen Sponsoren und Partner sind klasse und wir befinden uns gerade in weiteren Verhandlungen.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will,  gerade Euer Event besuchen?

Marc: Es steht jedem frei und es ist doch schön, aus einer größeren Menge “seine” Events auszusuchen als stattdessen viele Kompromisse eingehen zu müssen. Und Kiel ist immer eine Reise wert.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche „bekannten“ haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?

Marc: Die werden wir über unsere Kommunikationskanäle bekanntgeben.

Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?

Marc: Wir hatten jüngst unser erstes Helfertreffen. Es ist einfach Wahnsinn, was wir dort an tollen Rückmeldungen erhalten haben.

Phillip: Sie freuen sich auch schon tierisch.

Marc: Aber Helfer kann man nie genug haben. Wer Lust hat bei den Geocaching Days mitzuwirken, kann sich gerne als Helfer melden.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?

Marc: Das waren vier Fragen auf einmal. Ich fasse es einmal kurz zusammen: Ob die Flaschenpost auf Youtube, die Mund-zu-Mund-Propaganda, Gespräche auf Events, saarfuchs.de, und vieles weiteres – alles und jeder trägt seinen Teil dazu bei.

Phillip: Wir erwarten eine schöne vierstellige Zahl an Geocachern.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen – wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?

Marc: Ein kleiner Obolus wird zu entrichten sein. Wir planen verschiedene abgestufte Pakete.  Vielleicht kann ich schon einmal verraten…

Phillip: Pst!

Marc: Ok, wir warten bis der Shop eröffnet wird.

Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?

Da nutznießen wir von den guten und nicht so guten Erfahrungen anderer großer Events. Das Gelände ist großen Besucheransturm gewohnt, davon können wir auch profitieren. Bei uns werden beispielsweise Einlass und Ausgabe getrennt sein, um ein zügiges Betreten des Geländes zu gewährleisten.

Gibt es noch etwas zu Eurem Event zu sagen, was ich bisher noch nicht gefragt habe?

Marc: Genug. [lacht]

Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

Phillip: Ich bin durch meinen Nachbarn angefixt worden.

Marc: 2004 durch eine GPS-Maus. Das Event vorbereiten und koordinieren.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Beide: Bis bald in Kiel, wir freuen uns auf Euch!

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