Sep 142015
 

In knapp zwei Wochen ist es soweit – das “Geocoinfest Europe 2015” wird in Eindhoven stattfinden. Als Vorbereitung auf dieses Event habe ich ein kleines schriftliches Interview mit dem Orgateam geführt.

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Stephanie vom Orgateam hat meine Fragen auf Englisch beantwortet und ich habe versucht diese so gut wie möglich ins Deutsch zu übersetzen…

 

Das Interview mit dem Orga-Team des Geocoinfest Europe 2015

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event in Eindhoven gekommen?

We have attended the Geocoinfest for some years now, and the Geocoinfest have never been to the Netherlands before, so the idea came, to make a bit for the Geocoinfest.

Wir besuchen schon seit einigen Jahren das Geocoinfest und es hat bisher noch nie in den Niederlanden stattgefunden. So entstand die Idee, eine Bewerbung für das Geocoinfest einzureichen.

Wie  groß war Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?

In total we are with 14 persons, but of course there aremany more volunteers for this event.

Insgesamt sind wir 14 Personen. Aber natürlich gibt es noch viel mehr Helfer, die uns bei diesem Event unterstützen.

Wie ist die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt ihr es gelöst?

Spring 2014, we started with the organisation. Picking a location, thinking of what to do at the event… At first the problem was to motivate all the people, everything was not clear.

Im Frühling 2014 haben wir mit der Organisation begonnen. Eine passende Location finden und überlegen, was wir auf dem Event an Aktivitäten anbieten können. Zunächst hatten wir das Problem alle Leute zu motivieren, auch wenn noch nichts eindeutig klar war…

Was muss man als Event-Organisator tun, um sich „Geocoinfest Europe“ nennen zu dürfen?

You have to make a bid and send it to the Geocoinfest Organisation. They decide where the next Geocoinfest Europe will take place. In this bid, you write about your organisation, why it should be given to you, what you can offer etc.

Du musst eine Anfrage machen und diese an die Geocoinfest Organisation schicken. Diese entscheidet, wo das nächste Geocoinfest Europa stattfinden wird. In dieser Anfrage beschreibst du deine Organisation, warum das Geocoinfest an dich gehen sollte, was du anbieten kannst usw.

Um den Mega-Status zu erhalten muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese verlaufen?

Communication with Groundspeak is OK. We have contact with Amy about all the things about the Mega-event.

Die Kommunikation mit Groundspeak ist ok. Wir haben Kontakt zu Amy bezüglich all der Dinge, die das Megaevent betreffen.

Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?

When you are Mega, you can get some codes for the coins etc for free. Groundspeak also support us with an account on which we announce the event.

Wenn du den Mega-Status hast, kannst du Codes for die Coins usw. umsonst bekommen. Groundspeak unterstützt uns auch mit einem Account, in welchem wir das Event ankündigen.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher gerade Euer Event besuchen?

We are a geocoinfest, so  especially for geocoin lovers it is the place to be. There is a coin exhibition, a lot of shops wil be there, but it is mainly a place for meeting other geocoinfans to show your own coins and to chat about coins and geocaching. Besides that, it is the biggest event in the Netherlands till now.

Wir sind ein Geocoinfest, daher ist es speziell für Geocoinliebhaber der “place to be”. Es gibt eine Coinausstellung, es werden einen Menge Shops da sein, aber es ist hauptsächlich ein Ort, an dem man andere Geocoinfans trifft, um seine eigenen Coins zu zeigen und über Coins und Geocaching zu quatschen. Außerdem ist es das bislang größte Event in den Niederlanden.

Welche Highlights plant Ihr für Geocacher?

There is a coin exhibition, there are workshops, you can meet the groundspeak volunteers. We have a human travel bug show, there are geocachingtours, Lab Caches , a lot of things to do for children etc.

Es gibt eine Coinausstellung, es gibt Workshops, du kannst die Groundspeak Volunteers treffen. Wir haben eine Human Travelbug Show, es gibt Geocachingtours, Lab Caches, eine Menge Angebote für Kinder usw.

Habt Ihr Unterstützung von Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?

Yes, we have support from sponsors. It requires a lot of lobbying.

Ja, wir haben Unterstützung von Sponsoren. Dazu ist eine Menge Lobbyarbeit nötig.

Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein?

Around 20

Ungefähr 20

Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben?

We have no limitation problems. The location offers us a lot of flexibility.

Wir haben keine Einschränkungen. Die Location bietet uns jede Menge Flexibilität.

Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Wie viele Geocacher werden am Mega teilnehmen?

We did a lot on Internet (Facebook, forum), and we also went to a few big events to flyer and inform people about our event.  We thought we were going to have 2500 – 3000 visiters, and now (3 weeks before  the event we have 1200 will attends) Expectations are reached.

Wir haben eine Menge im Internetgemacht (Facebook, Forum) und wir sind auch zu einigen größeren Events gegangen, um Leute über unser Event zu informieren. Wir denken, dass wir etwa 2500 – 3000 Besucher haben werden und aktuell (drei Wochen vor dem Event haben wir 1200 Will Attends) haben wir das erreicht, was wir erwartet haben.

Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen? Wie schaut Eure Kalkulation aus? Plant Ihr einen Gewinn zu verbuchen und wenn ja, wofür werdet Ihr ihn verwenden?

Entrance fee is € 5,- in presale and € 6,- at the event day itself. This is all just for renting the building.

Der Eintritt kostet 5 € im Vorverkauf und 6 € am Eventtag selbst. Der Betrag dient komplett dazu das Gebäude zu mieten.

 

Die Links zum Event

Weitere Informationen über dieses Event findet Ihr im Listing bei geocaching.com und auf der Webseite der Veranstaltung.

Scheinbar gibt es derzeit auch noch genügend freie Betten in den Hotels in Eindhoven. Hier empfehle ich Euch einen Blick in booking.com (Werbelink).

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Habt Ihr vor dieses Event zu esuchen? Egal ob ja oder nein: ich freue mich auf Eure Kommentare unter diesem Artikel …

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