Im zweiten Teil meiner kleinen Interview-Reihe zu den deutschsprachigen Großevents habe ich das Orga-Team von Stashes ‘n’ Stones befragt. Thorsten hat geduldig meine vielen Fragen beantwortet.
Das Megaevent Stashes ‘n’ Stones findet am 12. Mai in Idar-Oberstein (Rheinland-Pfalz) statt.
Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event gekommen und was ist Eure Motivation die viele Arbeit auf Euch zu nehmen?
Wir trafen uns bereits vor etwa vier Jahren das erste Mal, um über die Idee eines Mega-Events fernab einer Großstadt oder eines Ballungsgebietes zu reden. Das Thema lag in Idar-Oberstein mit seiner Edelsteingeschichte und -Industrie sowie seiner tollen Natur, seit Kurzem auch direkt am neuen Nationalpark Hunsrück-Hochwald gelegen, auf der Hand. Aber zunächst scheiterte es an einer geeigneten Location und wir scheuten als Privatleute das finanzielle und rechtliche Risiko, das mit der Organisation eines Mega-Events einhergeht. Die Idee ließ uns aber keine Ruhe und so trafen wir uns zwei Jahre später, im Mai 2016, erneut zum Gedankenaustausch. Dabei kam uns die Messe Idar-Oberstein als Location in den Sinn. Eine Anfrage ergab dann prompt, dass sich die Messe begeistert von unserer Idee zeigte. Dies war der Startschuss zu Stashes ?n? Stones.
In welcher Location wird Euer Mega stattfinden? Warum habt Ihr gerade diesen Ort ausgewählt? Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. Welche Einschränkungen wird es bei Euch geben? Gibt es eine Maximalzahl an Teilnehmern, die diese Location besuchen dürfen? Welche Infrastruktur (sanitäre Anlagen, Essen/Trinken, wind & wetter-geschütze Bereiche, Sitzmöglichkeiten, ?) werden Eure Besucher vorfinden?
Stashes ‘n’ Stones findet im gesamten Stadtgebiet statt. Als Basislager für das gemeinsame Treffen von Freunden, die Aussteller, Aktions- und Infostände und die kulinarische Versorgung dienen die Messehallen. Hier sind wir auch auf jedes Wetter vorbereitet und die moderne Infrastruktur bietet alles, was man für eine Großveranstaltung braucht: Barrierefreiheit, räumliche und technische Infrastruktur, z. B. für Aussteller und Workshop-Referenten, und großzügige sanitäre Anlagen. Teilnehmer mit Eintrittskarte können dann am Samstag mit der für sie kostenlosen Sonderbuslinie zu allen wichtigen Sehenswürdigkeiten und Hot Spots, die in das Eventkonzept integriert sind, fahren. Dazu zählen beispielsweise auch die LabCaches. Außerdem wollen Cacher bekanntermaßen am liebsten cachen. Und das können sie am besten, wenn sie unterwegs sind. Auf diese Art können sie die Stadt und die Welt der Edelsteine ideal mit unserem gemeinsamen Hobby verbinden. Vorher, nachher oder auch währenddessen können sie dann in die Messe zurückkehren und sich z. B. bei dem bekannten Original Idar-Obersteiner Spießbaten oder den “Gefillte Klees” (gefüllten Klößen) stärken, andere Cacher treffen, ihre Coinsammlung bei den Händlern erweitern, Neues in den Workshops lernen oder ein edles Andenken auf dem integrierten Edelsteinmarkt erwerben. Eine ins Gewicht fallende Einschränkung der Teilnehmerzahlen gibt es nicht.
Wie hat sich Euer Orga-Team gefunden? Gibt es einen ?Haupttreiber? im Team?
In Vergangenheit organisierten wir schon mehrfach in einem kleineren Kreis von einheimischen Geocachern größere Geocaching-Aktivitäten, wie z. B. mehrere, auch aufwändigere Adventskalender. Wir sprachen dann noch den einen oder anderen weiteren Cacher aus der Region an, den wir für geeignet hielten. Nein, einen ?Haupttreiber? gibt es nicht. Wir sind recht straff organisiert durch klare Zuständigkeiten, Regeln zur Entscheidungsfindung und einem kontinuierlich geführten Protokoll von den Orgatreffen, in dem Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine geführt und nachgehalten werden. So glauben wir, dass wir an alles rechtzeitig denken.
Wie groß ist derzeit Euer Orga-Team? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie ist Eure Aufgabenverteilung im Team?
Das Orgateam besteht auch zehn Cachern. Die Anzahl reicht in unseren Augen völlig aus. Mehr Personen machen es nicht automatisch einfacher, Entscheidungen zu treffen ? im Gegenteil. Natürlich kommt in unserem Fall noch das Team der Messe Idar-Oberstein dazu, das uns auch einige Themen abnimmt.
Wie ist bisher die Organisation Eures Mega-Events gelaufen? Was war dabei das größte Problem und wie habt Ihr es gelöst?
Bisher verläuft alles im Grunde nach Plan. Wirklich gravierende Probleme, die uns aus der Bahn werfen könnten, gab es bisher nicht und wir hoffen auch, dass das in den letzten Wochen so bleibt. Zu erwähnen ist sicher, dass es ein privates Orgateam in Verbindung mit dem häufig für Außenstehende wenig bekannten Thema Geocaching anfangs sehr schwer hat, bei den Gemeinden, in den verschiedenen Institutionen und Firmen wahr- und ernstgenommen zu werden. Aber insbesondere unser, wie wir glauben, professionelles Auftreten mit unserer Webseite und in den sozialen Medien sowie die Kontakte der Messe Idar-Oberstein haben uns Türen geöffnet.
Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?
Es sind noch gut sechs Wochen bis zum Event. Inwischen können wir uns alle schon ein sehr gutes Bild davon machen, wie das Wochenende und die Tage davor ablaufen werden. Die großen Themen gehen soweit alle ihren geplanten Weg. Offene Punkte beschränken sich eher noch auf Details und die letzten Vorbereitungen.
Habt Ihr für die Planung Eures Megaevents ein besonderes Motto? Gibt es ein besonderes Ziel, welches Ihr mit Eurem Mega verfolgt?
Wir betrachten Stashes ‘n’ Stones nicht als ein Ein-Tages-Event an einer festen Location, sondern unser Konzept erstreckt sich über fünf Tage und die ganze Stadt, teilweise auch ins Umland. Wir wollen die Geocacher ganz bewusst zu den schönsten Stellen führen, indem wir beispielsweise die buchbaren Führungen bereits ab Mittwoch Abend anbieten und die LabCaches, garniert mit einem zusätzlichen Gewinnspiel, entsprechend im Stadtgebiet verteilen.
Außerdem findet von Mittwoch bis Sonntag jeden Tag ein tolles Event statt, mittwochs und donnerstags organisiert durch befreundete Cacher im Umland. Auch diese Events führen direkt zu Geocaching-Hotspots, beispielsweise zu einem großen Trail in und durch den Nationalpark Hunsrück-Hochwald. Natürlich ist auch das Thema Edelsteine bisher einzigartig. Welches Thema passt besser zu einer “Schatzsuche” als Edelsteine und Schmuck?
Deswegen gibt es nicht nur Aussteller-, Verkaufs- und Aktionsstände zum Thema Geocaching, sondern auch zum Thema Edelsteine. Wir konnten z. B. einen kompletten Edelsteinmarkt mit mindestens einem Dutzend Ständen für unser Event gewinnen. Natürlich besuchen die Teilnehmer in den Führungen auch Bergwerke, historische und moderne Schleifereien, Edelsteinmuseen und historische Industriebetriebe aus dem Bereich Schmuckherstellung, teilweise zum Mitmachen.
Wir haben zudem eine Coin aus echtem Edelstein statt aus Metall angeboten. Es gibt ein Gewinnspiel, dessen Hauptgewinn ein ganz besonderer Schatz in Form eines mit einem echtem Saphir, Rubin, Smaragd und Diamant besetzten Geocoin-Set ist. Dieses Geocoinset ist ein absolutes Einzelstück mit Wert.
Viele Caches und Cacheserien thematisieren Edelsteine. Selbst eine unserer T5-Attraktionen hat indirekt mit Edelsteinen zu tun: Besucher können sich vom 75 m hohen Gebäude der Deutschen Diamant- und Edelsteinbörse mitten im Zentrum Idars abseilen.
Und als i-Tüpfelchen besuchen uns noch die Deutsche Edelsteinkönigin und die Deutsche Kupferkönigin.
Außerdem bietet die Region eine traumhafte Natur mit unendlichen Möglichkeiten, auf Traumschleifen und anderen Wanderwegen unterwegs zu sein – selbstverständlich sind viele davon bedost.
Kurzum: Wir bieten eine fünftägige Geocaching-Abenteuer- und Schatzsuchewoche für die ganze Familie mit täglichen Events und Attraktionen rund ums Thema Edelsteine und Schmuck.
Welche Programmangebote plant Ihr für Geocacher? Was ist Euer ?Highlight?, auf das Ihr besonders stolz seid?
Ich zähle einfach mal auf: Ein Essens- und Getränkeangebot mit regionalen kulinarischen Spezialitäten zu fairen Preisen, eine Händlermeile, ein Edelsteinmarkt, die beliebten Birre High-Quality-TBs, für die T5-Fans: Einsteiger-Workshops in der Messehalle, Abseilen von der 21-stöckigen Deutschen Diamant- und Edelsteinbörse, Toprope-Klettern an Felsen in freier Natur, das erwähnte Gewinnspiel mit vielen tollen Preisen, ein Holzcoin-Tauschspiel, ein Infostand der Stefan-Morsch-Stiftung, der ältesten Stammzellspenderdatei Deutschlands mit der Möglichkeit der Vor-Ort-Typisierung. Weiterhin Vorführungen einer Rettungshundestaffel, kostenlose Segway-Probefahrten, acht verschiedene Workshops zum Thema Geocaching, 17 verschiedene buchbare Führungen zu unterschiedlichen Terminen und Orten, Kinderunterhaltung, eine Fotobox, weitere Infostände aus den unterschiedlichsten Bereichen. Es sind Reviewer anwesend und Signal ist natürlich auch vor Ort. Und das wichtigste: Es gibt nahezu endlose Cachemöglichkeiten in der Stadt und im Umland für nahezu jeden Geschmack in jeder Schwierigkeitsstufe, viele davon auch direkt ab dem Messegelände erreichbar. Dabei haben wir auch die Kinder und unsere Geocacherfreunde mit körperlichen Einschränkungen berücksichtigt.
Besonders stolz sind wir sicher auf das Abseilen von der Edelsteinbörse. Aber als Highlight empfinden wir im Grunde unser durchgängiges Gesamtkonzept, das in allen Winkeln des Events zu spüren sein wird.
Wie sieht Eure finanzielle Absicherung zur Risikoabsicherung aus? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.
Privates Risiko und ein eingetragener Verein kamen für uns nicht in Frage. Dies war auch ein Grund, warum der bereits erwähnte erste Gedanke an ein Mega-Event vor vier Jahren verworfen wurde. Aber glücklicherweise stand uns beim zweiten Anlauf die Messe Idar-Oberstein GmbH nicht nur mit ihren Hallen sondern auch als gewerblicher Mitveranstalter zur Verfügung. Sie befreite uns Privatleute so von den zuvor gescheuten finanziellen und rechtlichen Risiken.
Darauf folgte noch eine Anfrage in Seattle beim HQ, ob das aus dessen Sicht akzeptabel sei. Wir waren uns da nicht so sicher, weil die unterschiedlichsten Gerüchte zu dieser Problematik kursierten. Aber als uns dann Bryan Roth persönlich grünes Licht gab, hieß es Ärmel hochkrempelen und ran an die Arbeit!
Um den Mega-Status zu erhalten, muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattfinden. Wie ist diese bisher verlaufen? Welche Unterstützung gibt es von Groundspeak zu diesem Mega?
Die Kommunikation und Zusammenarbeit war jederzeit problemlos, egal ob über unseren Event-Reviewer Mummelratz oder mittels direkter Anfragen. Nahezu allen unseren Anfragen und Wünschen wurde entsprochen.
Habt Ihr Unterstützung von weiteren Partnern und Sponsoren für Euer Mega? Wie ist der Kontakt zustande gekommen? Haben sich bisher Eure Erwartungen an die Sponsoren und Partner erfüllt?
Die Suche nach Sponsoren liegt im Verantwortungsbereich der Messe Idar-Oberstein. Insofern haben wir hier wenig Berührungspunkte.
Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher, der nur ein oder zwei Megaevents im Jahr besuchen will, gerade Euer Event besuchen?
Neben dem abwechslungsreichen, oben im Detail erläuterten Programm und dem einmaligen Edelstein-Thema bietet die Region mit ihrer wunderschönen Natur und ihrer ausgezeichneten, häufig auch bedosten Traumschleifen und Wanderwegen am Rande des Nationalparks alles, um fünf erlebnisreiche Tage – ob selbstorganisiert oder das Event-Programm nutzend – in unserer Heimat zu verbringen.
Wie viele Geocaching-Aussteller werden auf Eurem Mega vertreten sein? Welche ?bekannten? haben schon fest ihre Teilnahme zugesagt?
Etwa 15 Geocaching-Händler haben ihr Kommen zugesagt, darunter so bekannte Namen wie das Geocaching Magazin, der Geocoinshop-Shop, der Cache-Corner, Cacher-Shop.de oder Laser On Top. Sogar ?Dosen-Futter? aus Wien tritt die lange Reise nach Idar-Oberstein an.
Die Organisation eines Megas ist ohne ehrenamtliche Helfer kaum möglich. Benötigt Ihr noch Helfer? Wenn ja, wo kann sich ein interessierter Geocacher melden und was bekommt er bei Euch als kleine Anerkennung für seine Helfertätigkeit?
Wir haben die erforderliche Zahl an Helfern fast erreicht. Es fehlen nur noch wenige. Dennoch freuen wir uns über weitere Anmeldungen, um auch kurzfristige Ausfälle kompensieren zu können. Jeder Cacher oder Muggel kann sich sehr gerne über diese Webseite anmelden: http://stashesnstones.de/kontakt/helfer-werden/. Neben einem Helfershirt gibt es auch bei uns eine Helfercoin, die es nirgends zu kaufen gibt und die hervorragend die anderen angebotenen Geocoins ergänzt.
Wie habt Ihr für dieses Event geworben? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert? Für wie viele Geocacher plant Ihr Euer Mega?
Wir haben versucht, möglichst viele Kanäle zu nutzen, ohne dabei zu aufdringlich zu agieren. Neben einer ständig aktuell gehaltenen Webseite sind wir mit Facebook, Twitter und Instagram in den wichtigsten sozialen Medien präsent. Selbstverständlich wollen wir auch die weniger technikaffinen Cacher erreichen und haben uns so zu einer Medienpartnerschaft mit dem Geocaching Magazin entschlossen. Der Aufwand, zusammen mit Inhaber Christian Gallus zwei Tage lange unsere Region zu bereisen, hat sich wirklich gelohnt. Der Artikel im Heft 1/2018 hat eine Schlüsselrolle für unsere Teilnehmerzahlen gespielt.
Weiterhin war uns aber auch wichtig, das Event lokal bekannt zu machen. Diverse bereits erschiene und noch erscheinende Artikel in der Lokalpresse, persönliche Besuche in Gemeinden und Tourismusverbänden und ausgelegte Flyer haben uns auch in der Muggel-Bevölkerung bekannt gemacht.
Selbstverständlich haben wir uns auch auf zahlreichen großen und kleineren Events blicken lassen und Kontakte geknüpft. Und Interview-Anfragen diverser Blogs bedienen wir natürlich auch gerne.
Wird der Besucher bei Euch Eintritt zahlen müssen ? wenn ja, wieviel? Wie habt Ihr den Eintrittspreis kalkuliert? Was bekommt der Besucher konkret für sein Geld?
Im Vorverkauf (nur noch bis 15.04.2018!) kosten Tickets für Erwachsene und Jugendliche ab 15 Jahren 9 Euro. Kinder bis 14 Jahre müssen keinen Eintritt zahlen. Neben den bereits aufgezählten Programmpunkten, der Event-Busline, einem Holzcoinset für das Tauschspiel, der Teilnahmeberechtigung am Gewinnspiel und der Möglichkeit, die kostenlosen Workshops zu buchen, erhält jeder Teilnehmer die “Gästekarte Idar-Oberstein”, mit der er ein Jahr lang ermäßigten Eintritt zu allen relevanten Sehenswürdigkeiten in Stadt und Umland erhält. Wer also am Event-Wochenende nicht alles schafft, kommt einfach zu einem späteren Termin wieder.
Da wir die finanzielle Verantwortung nur indirekt mittragen, lag die Kostenkalkulation in den Händen der Messe Idar-Oberstein. Dabei haben wir selbstverständlich versucht, positiv Einfluss zu nehmen, damit der Besuch auch finanziell familienfreundlich bleibt.
Wie wird der Einlass organisiert sein? Was plant Ihr, um gerade am Eventmorgen lange Schlangen am Einlass zu verhindern?
Der Check-In wird mit dem bewährten und stets optimierten System von TRCoding organisiert. Damit wir Schlangen möglichst klein halten, wird der Check-In bereits beim Meet & Greet am Freitag offen sein. Die Taschen mit den bestellten Artikeln sind vorgepackt und müssen so vom Abholer nur noch einmal kurz geprüft werden.
Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?
Ich hoffe, es ist für dich in Ordnung, wenn ich auf unsere Webseite verweise. Hier stellen wir alle Mitglieder des Orgateams einzeln kurz vor:
http://stashesnstones.de/kontakt/orga-team/
Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was Ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?
Wir freuen uns auf die vielleicht tollste Geoaching-Abenteuer-Woche des Jahres in Idar-Oberstein und im Umland und bieten euch alles, um mit Hilfe unserer Angebote oder selbstorganisiert eine aufregende, abwechslungsreiche und jeden Tag gesellige Urlaubswoche ganz nach euren Wünschen an der Nahe und im Hunsrück zu verbringen.
