Wer mehr über die Details des Events erfahren möchte – von den geplanten Caches über den Veranstaltungsort bis hin zu Tipps für die Umgebung –, findet im vollständigen Beitrag alle wichtigen Informationen.
Und wer noch überlegt, ob sich die Reise lohnt: Das erste Mega-Event in Italien ist eine gute Gelegenheit, eine neue Geocaching-Community kennenzulernen und nebenbei eine der schönsten Regionen Norditaliens zu erkunden.
Inhaltsverzeichnis
Das Interview
In diesem Jahr habe ich meine Fragen etwas angepasst und strukturiert. So haben es die Orgateams leichter, ihr eigenes Event zu präsentieren. Bitte beachtet, dass das Orga-Team meine Fragen zunächst ins Englische übersetzt und mir die Antworten in Englisch geschickt hat. Diese habe ich dann noch einmal ins Deutsche übersetzt.
Vision, Identität & Region
Hier geht es um das „Herzstück“ des Events und die erste Vorstellung.
Name & Vision: Unter welchem Namen kennt man euer Event, und was ist die Kernbotschaft hinter eurem gewählten Motto?
Wir haben beschlossen, das Event „Geocaching Made in Italy“ zu nennen; da es sich um das erste Mega-Event in Italien handelt, ist dies eine Art, der weltweiten Geocaching-Community zu zeigen, dass es uns gibt, dass wir eine starke Gemeinschaft haben, die in den letzten Jahren stark gewachsen ist, und dass wir bereit sind, allen, die sich uns anschließen möchten, die italienische Art des Zusammenseins zu zeigen!
Die Location: Warum ist genau dieser Ort die perfekte Bühne für ein Mega-Event? Was macht die Atmosphäre dort so einzigartig?
Der Ort ist ein großes Gelände, das die Stadt für Feste und Veranstaltungen nutzt, und war daher ideal, da dort bereits alle notwendigen Einrichtungen vorhanden sind. Wir haben einige der Aktivitäten speziell auf die dort vorhandenen Bauwerke zugeschnitten, und – was am wichtigsten ist – es gibt dort eine große Küche, in der wir allen, die sich uns anschließen möchten, ein Mittagessen servieren werden. Italienisches Essen, natürlich!
Regionale Einbindung: Wie reagiert die lokale Bevölkerung oder die Stadtverwaltung auf den „Einfall“ von tausenden Cachern? Arbeitet ihr eng mit dem örtlichen Tourismusbüro zusammen?
Die Gegend ist nicht besonders touristisch, daher war die Stadtverwaltung froh, dass wir diesen Ort für die Veranstaltung ausgewählt haben, da dadurch viele Menschen dorthin kommen werden und auch sie davon profitieren werden. Zum Beispiel sind die meisten Hotels in der Gegend bereits ausgebucht! Wir arbeiten auch eng mit einem Stadtverband zusammen, der uns bei der Organisation unterstützt, insbesondere bei der Erledigung aller behördlichen Formalitäten.
Sightseeing & Rabatte: Welche Highlights der Region sollten Cacher nicht verpassen? Gibt es für Eventbesucher Ermäßigungen bei lokalen Sehenswürdigkeiten?
Die nächstgelegene Sehenswürdigkeit ist der Lago di Varese, ein wunderschöner Natursee, an dem auch ein GeoArt-Projekt zu finden ist, sodass man dort am Ufer spazieren gehen und gleichzeitig nach Caches suchen kann! Wir planen, dort eine der Nebenveranstaltungen abzuhalten. Wer etwas weiter fahren möchte, für den liegt das Veranstaltungsgebiet nicht weit entfernt von einigen weltberühmten Touristenzielen wie der Stadt Mailand oder dem Comer See.
Programm & Geocaching-Erlebnis
Alles rund um die Dosen, die Technik und den Spaßfaktor.
Highlights: Auf welchen Programmpunkt seid ihr besonders stolz? Was ist euer absolutes „Must-Do“?
Die Veranstaltung selbst wird der Höhepunkt des Wochenendes sein; wir haben Spiele, Aktivitäten, Ausstellungen und Interviews geplant, um die Teilnehmer zu unterhalten. Außerdem liegt der Schwerpunkt und der eigentliche Grund für diese Veranstaltung darin, zusammenzukommen und Kontakte zu knüpfen, und das Mittagessen bietet die perfekte Gelegenheit, neue Leute kennenzulernen oder sich mit alten Freunden zu treffen!
Wissen & Technik: Von Lockpicking bis T5 oder neuen Apps – welche Workshops bietet ihr an, um die Skills der Community zu schärfen?
Das hat zwar nicht direkt mit Geocaching zu tun, aber wir werden einen Häkel-Workshop veranstalten: Das macht Spaß und man kann dabei einzigartige und kreative kleine Geschenke basteln, die man in den Caches hinterlassen kann!
Dosen-Vielfalt: Worauf dürfen sich Statistiker und Abenteurer freuen? (Lab Caches, Powertrails, neue Event-Caches).
Ein Mega-Event in Italien ist für viele Statistikfans bereits ein Ziel an sich, aber natürlich planen wir, das Komplettpaket anzubieten: Wir werden viele neue Caches in der Gegend veröffentlichen, damit jeder mindestens einen Cache pro Typ finden kann. Außerdem gibt es, wie bereits erwähnt, unweit des Mega-Events ein GeoArt.
Nachwuchs & Familie: Wie sieht das perfekte Abenteuer für Familien mit Kindern bei euch aus?
Jede von uns organisierte Aktivität macht Spaß und ist spannend – und sie ist perfekt für Kinder geeignet! Außerdem gibt es in der Gegend einen kleinen Spielplatz für alle Kinder, denen das Geocaching irgendwann zu langweilig wird!
Nachhaltigkeit der Dosen: Bleiben nach dem Event einige der gelegten Caches oder Lab-Touren dauerhaft bestehen, um die Region langfristig attraktiv zu halten?
Wir haben vor, den Großteil der für die Veranstaltung veröffentlichten Inhalte zu behalten; natürlich können wir diejenigen, die mit Aktivitäten innerhalb des Veranstaltungsgeländes in Verbindung stehen, nicht behalten, aber alle Beiträge, die außerhalb des Geländes platziert wurden, sollen (hoffentlich) noch lange dort bleiben!
Logistik, Sicherheit & Besucherservice
Die harten Fakten für einen reibungslosen Ablauf.
Infrastruktur: Welche sanitären Anlagen, Verpflegungsangebote und wettergeschützten Zonen finden die Besucher vor?
Selbstverständlich ist der Bereich mit allem Nötigen ausgestattet. Es wird genügend Sitzgelegenheiten für alle geben, die sich ausruhen möchten; in der Küche und an der Bar werden Speisen und Getränke serviert, und natürlich stehen allen die Toiletten zur Verfügung.
Anreise: Wie sieht es mit Parkgebühren, ÖPNV-Anbindungen und Stellplätzen für Wohnmobile aus?
Das Gelände liegt direkt neben einem großen Parkplatz, und es gibt noch einige weitere in der Stadt, sodass insgesamt etwa 500 Parkplätze zur Verfügung stehen; alle sind kostenlos und für Wohnmobile besonders gut zugänglich. Der Bahnhof ist etwa 500 m vom Veranstaltungsgelände entfernt, und ein Busnetz verbindet die Stadt mit allen umliegenden Ortschaften.
Barrierefreiheit: Welche konkreten Maßnahmen (z.B. Behindertenparkplätze) garantieren ein inklusives Erlebnis für alle?
Das Gelände ist für Menschen mit Behinderung barrierefrei, und alle Aktivitäten wurden so gestaltet, dass möglichst alle daran teilnehmen können.
Einlassmanagement: Wie verhindert ihr am Eventmorgen lange Warteschlangen?
Da es keine festgelegte Reihenfolge für die Aktivitäten gibt, bitten wir die Besucher, sich auf die verschiedenen Bereiche und Stände zu verteilen und Warteschlangen zu vermeiden. Es werden jedoch zahlreiche Helfer vor Ort sein, die den Spielern dabei helfen, sich zu entscheiden, wohin sie gehen und was sie tun sollen, um große Menschenansammlungen an einem Ort zu vermeiden.
Sicherheitskonzept: Wie steuert ihr große Menschenmengen an Engpässen oder beim Check-in?
Es gibt keine obligatorische Anmeldung und, wie bereits erwähnt, keine vorgeschriebene Reihenfolge bei der Teilnahme an den Aktivitäten: Dadurch sollten sich die Besucher mehr oder weniger gleichmäßig im Gelände verteilen. Sollten wir feststellen, dass sich an einem Ort eine große Menschenmenge bildet, werden wir mehr Helfer zur Unterstützung der Aktivität entsenden, damit die Besucher nicht zu lange warten müssen.
Wetter-Plan B: Was ist euer Plan für den Fall, dass das Wetter nicht mitspielt? Wie geht ihr mit Dauerregen oder Kälte um?
Ein Teil des Geländes ist überdacht, sodass die meisten Aktivitäten auch bei schlechtem Wetter stattfinden können; wir müssen wahrscheinlich ein paar davon absagen, aber nichts, was jemanden daran hindern würde, die Veranstaltung zu genießen. Da es Ende Mai ist, wird das Wetter hoffentlich mitspielen!
Hinter den Kulissen: Orga-Team & Planung
Ein Blick auf die Menschen und die Arbeit im Hintergrund.
Das Team: Wie hat sich eure Gruppe gefunden? Gibt es einen „Haupttreiber“ oder eine klare Rollenverteilung?
Eine kleine Gruppe von Geocachern und Freunden aus der Gegend hatte als Erste die Idee, dort ein Mega-Event zu organisieren, da sie wussten, dass der Veranstaltungsort zur Verfügung stand und die Stadtverwaltung das Projekt unterstützt hätte. Sie baten andere Spieler aus der Region, sich ihnen anzuschließen, da sie wussten, dass diese bereits an einigen Mega-Events im Ausland teilgenommen hatten und daher etwas mehr Erfahrung damit besaßen. Letztendlich wurde uns klar, dass die Fähigkeiten und das Wissen jedes Einzelnen einen Mehrwert für das Projekt darstellten, und es gelang uns, die Arbeit unter uns aufzuteilen, je nachdem, was wir wissen und was wir können.
Erfahrungen & Feedback: Inwieweit habt ihr Wünsche oder Kritikpunkte von vergangenen Events (euren eigenen oder anderen) in die aktuelle Planung einfließen lassen?
Die meisten von uns haben in den vergangenen Jahren zahlreiche Großveranstaltungen in verschiedenen Teilen der Welt besucht. Wir haben viel darüber gelernt, was man tun und was man vermeiden sollte, und wir haben versucht, dieses Wissen in die Planung und Organisation des Mega-Events und der Rahmenveranstaltungen einfließen zu lassen. Da es sich um unsere erste Erfahrung handelte, haben wir versucht, das Gelernte an unsere Vorstellungen, unsere Kultur und unsere Bedürfnisse anzupassen.
Herausforderungen: Was war die größte Hürde (z.B. steigende Kosten) und wie habt ihr sie gelöst? Gibt es noch offene Punkte bis zum Start?
Einen Veranstaltungsort zu haben und die Unterstützung der Stadtverwaltung zu genießen, war ein toller Start, da wir uns nicht selbst um einen kümmern und dafür bezahlen mussten. Wie es nun mal so ist, gab es bei der Organisation einige Probleme, aber wir haben es irgendwie geschafft, alle Hürden zu überwinden.
Freiwillige Helfer: Wo werden noch helfende Hände gebraucht und wie bedankt ihr euch bei eurer Crew?
Es gibt eine große Gruppe von Menschen, die uns während der Veranstaltung selbst unterstützen werden. Sie sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft, und erhalten als Dankeschön für ihren Einsatz einige Vergünstigungen.
Finanzen, Partner & Marketing
Transparenz und Kommunikation.
Eintritt & Kalkulation: Wie setzt sich der Ticketpreis zusammen? Was kostet der Besuch für eine vierköpfige Familie und was steckt konkret in der Event-Tüte?
Der Eintritt zu diesem Mega-Event ist kostenlos, und alle Aktivitäten können kostenlos genutzt werden. Kosten entstehen nur, wenn man Essen oder Fanartikel kaufen möchte, aber dazu ist man natürlich nicht verpflichtet.
Sponsoring: Wer unterstützt euch? Gibt es innovative Produkte von Ausstellern, die man vor Ort exklusiv testen kann?
Da dies unsere erste Veranstaltung ist, hatten wir Schwierigkeiten, Sponsoren zu finden, und derzeit wird alles vom Organisationsteam selbst finanziert.
Nachhaltigkeit: Wie reduziert ihr den ökologischen Fußabdruck eures Großevents?
Wir haben versucht, die Auswirkungen während der Veranstaltung so gering wie möglich zu halten, indem wir recycelte und wiederverwertbare Produkte verwendet und einen übermäßigen Energieverbrauch vermieden haben. Außerdem werden wir am Tag nach dem Mega-Event eine CITO-Aktion veranstalten, um ein großes Naturgebiet zu säubern und so unseren kleinen Beitrag zum Schutz unseres Planeten zu leisten.
Marketing: Welche Werbemaßnahme hat für den größten Sprung bei den Anmeldungen gesorgt? Wie nutzt ihr Social Media oder eine eigene Event-App?
Die Nachricht vom ersten italienischen Mega-Event hatte sich bereits vor der eigentlichen Veröffentlichung des Eintrags verbreitet, sodass wir gleich in den ersten Stunden nach der Veröffentlichung zahlreiche Will-Attend-Anmeldungen erhielten! Wir haben nun weit mehr Will-Attend-Anmeldungen, als wir erwartet hatten, sodass wir es nicht für nötig hielten, für die Veranstaltungen zu werben.
Internationalität: Wie heißt ihr Gäste aus dem Ausland willkommen (Mehrsprachigkeit, besondere Aktionen)?
Gäste aus dem Ausland sind natürlich herzlich willkommen! Alle Helfer können sich auf Englisch verständigen, und zu allen Aktivitäten und Ausstellungen gibt es mehrsprachige Erläuterungen.
Persönliches & Abschluss
Zum Ende wird es etwas privater.
Über euch: Wie seid ihr zum Geocaching gekommen und was macht ihr, wenn ihr nicht gerade Dosen sucht oder Events plant?
Wir alle haben unterschiedliche Hintergründe und Erfahrungen, sowohl beim Geocaching als auch im Leben, aber wir haben festgestellt, dass die Kombination dieser Faktoren ideal ist, um etwas zu erreichen, das über das Übliche hinausgeht!
Zukunft des Hobbys: Welche Entwicklungen findet ihr spannend und was wünscht ihr euch für die Zukunft des Geocachings?
Wir hoffen, dass unsere Community weiterhin so wächst wie in den vergangenen Jahren und dass dieses Mega-Event diesem Wachstum zusätzlichen Schwung verleiht. Eine größere Community bedeutet mehr Caches, mehr Freunde und mehr Leute, die helfen können, wenn ein Mega-Event organisiert werden muss!
Was fehlt noch? Gibt es etwas, das wir noch nicht besprochen haben, was euch aber am Herzen liegt?
Nein.
Schlusswort: Welchen Satz möchtet ihr den Lesern mit auf den Weg geben?
Wir hoffen, wir konnten Ihr Interesse wecken, und wenn Sie bei unserem ersten italienischen Mega-Event dabei sein möchten, sind Sie herzlich willkommen!
Impressionen
Das Orga-Team konnte mir leider keine Bilder zu diesem Event zur Verfügung stellen.
Links
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Ihr interessiert Euch für weitere Geocaching-Veranstaltungen? Dann werft doch mal einen Blick in den großen Geocaching-Eventkalender.
