Von der Gründungsidee bis zur aktuellen Entscheidung für Augusta Treverorum: Das Project-Komitee beantwortet zehn Fragen zur Geschichte und Organisation der Serie.
Screenshot von gcprojectevents.wordpress.com
Im Interview erzählt das Komitee, wie es zu diesen Entscheidungen kam und was Interessierte für eine eigene Bewerbung wissen sollten. Schau doch mal rein!
Zehn Jahre Project-Events – Ein Blick hinter die Kulissen
Die Project-Event-Serie ist aus der deutschen Geocaching-Landschaft nicht mehr wegzudenken. Seit 2009 wandert das Mega-Event von Nord nach Süd, von Ost nach West – und begeistert jedes Jahr aufs Neue mit kreativen Locations, liebevoll gestalteten Programmen und einem ganz besonderen Gemeinschaftsgefühl. Was als Idee engagierter Ehrenamtlicher begann, entwickelte sich rasch zu einem festen Fixpunkt im Kalender vieler Cacher: Die Project-Events wurden mehrfach zum Giga-Event gekürt – 2014 sogar zum weltweit ersten Giga überhaupt. Und 2026 geht die Reise weiter: Vom 7. bis 9. August lädt Project Augusta Treverorum nach Trier, in die älteste Stadt Deutschlands, und verspricht ein römisches Flair der Extraklasse.
Doch während die Vorfreude auf Trier wächst, zeigt ein Blick auf die Logs ein ungewohntes Bild: Mit aktuell 992 Will-Attend-Logs liegt das Event aktuell deutlich hinter einem anderen Mega-Event: „Lost in MV“ (Aktuell 1.558 Attended-Logs). 2026 könnte damit eines der seltenen Jahre werden, in dem das Project-Event nicht das meistbesuchte Mega in Deutschland ist.
Grund genug, den Machern hinter der Serie einmal genauer auf den Zahn zu fühlen. Wie entstand die Idee zu den Project-Megas? Wie läuft die Auswahl der Veranstalter ab? Und warum gab es 2024 und 2025 plötzlich eine Pause? Ich habe dem Project-Komitee zehn Fragen gestellt – und spannende Antworten bekommen.
Meine zehn Fragen an das Project-Komitee
Die Ursprünge: Wie ist die Idee zu den Project-Megas entstanden? Was war damals der Auslöser, und welche Vision steckt hinter diesem besonderen Event-Format?
Der Auslöser für Project-Megas war die stetig wachsende Zahl aktiver Geocacher, die zunehmende Beliebtheit internationaler Mega-Events und der Wunsch, auch in Deutschland ein dauerhaft hochwertiges Großevent zu etablieren. Engagierte Ehrenamtliche (das Project-Komitee) entwickelten daraus ein jährliches Eventformat mit hohem organisatorischem Anspruch. Ziel war ein echtes Geocaching-Festival mit vielfältigem Programm, starker Gemeinschaft, innovativen Cache-Ideen und klarer thematischer Ausrichtung, das Begegnung, Kreativität und gemeinsames Erleben in den Mittelpunkt stellt.
Der Weg zum Project-Mega: Wie läuft der Bewerbungsprozess konkret ab? Welche Unterlagen und Konzepte müssen interessierte Orga-Teams einreichen, und gibt es bestimmte Fristen oder Voraussetzungen?
Event-Orgas können schriftlich eine Bewerbung an gcPojectEvents@gmail.com senden. Bewerbungen sind für die nächsten 1-2 Jahre möglich. Eine Kontaktaufnahme mit Mitgliedern aus dem Project-Komitee im Vorfeld ist empehlenswert. Wir unterstützen gerne.
Die Bewerbung sollte mit folgenden Punkten zeigen, dass diese im Event-Konzept bedacht sind:
- Eventort: Nichts bestimmt den Erfolg eines Events so maßgeblich, wie eine interessante Location. Der Veranstaltungsort die notwendige Infrastruktur für ein Event mit mehreren Hundert oder tausend Besuchern mitbringen. (Parkplätze, sanitäre Einrichtungen, Verpflegung etc …)
- Thema/Motto: Beschreibung der Vision, die die Orga hat, welche sie mit ihrem Event verwirklichen möchte. Welches Erlebnis soll den Teilnehmern vermittelt werden?
Familienfreundlichkeit: Ein attraktives Programm für Groß und Klein. Die Preisgestaltung ist familienfreundlich ausgerichtet.- Team: Natürlich gehört zu der Bewerbung eine kurze Vorstellung des Teams.
- Finanzierung: Gibt es Sponsoren für das Event? Gibt es eine erste Kalkulation? Ein Großevent ist immer mit Kosten verbunden. Wir möchten damit nur sicherstellen, dass die Orga mögliche Kosten im Blick hat und sich niemand finanziell übernimmt.
- Termin: Der Termin sollte idealerweise in den Monaten Mai, Juni oder Juli liegen. Aber auch andere Monate sind möglich.
Im Weiteren können Videokonferenzen genutzt werden, um sich kennenzulernen und mögliche Rückfragen zu besprechen, um ein sehr ausführliches Bild über das Event und die Orga zu bekommen.
Das Team hinter den Kulissen: Wer sind die Köpfe hinter dem Project-Komitee? Wie organisiert ihr eure Zusammenarbeit – trefft ihr euch regelmäßig, und wie werden Entscheidungen getroffen?
Das Project-Komitee setzt sich aus ehemaligen Project-Event Organisatoren zusammen. Aus jedem Project-Event können bis zu zwei Orga-Mitglieder dem Komitee nach dem Event beitreten. Auf diese Weise ist das Komitee mit den Jahren angewachsen, natürlich gibt es auch Abgänge, wenn sich die Interessen der Mitglieder mit den Jahren in eine andere Richtung orientieren, z.B. neue Hobbys. Das Komitee nutzt für die Zusammenarbeit Videokonferenzen, zur Diskussion, Beratung und Abstimmung.
Eine Übersicht über die derzeitigen Mitglieder des Komitees gibt es hier: das aktuelle Komitee.
Die Auswahlkriterien: Nach welchen Maßstäben bewertet ihr die eingereichten Konzepte? Was macht aus eurer Sicht ein überzeugendes Project-Mega aus?
Die Auswahlkriterien sind die oben genannten Punkte; Vision des Teams, Eventort, Familienfreundlichkeit etc … Diese gehen wir durch und diskutieren sie in der Gruppe für jeden Bewerber einzeln und vergleichen die Konzepte der Bewerber.
Das Erfolgsgeheimnis: Project-Megas ziehen regelmäßig die meisten Besucher aller Mega-Events im jeweiligen Jahr an. Worin liegt eurer Meinung nach diese besondere Anziehungskraft für die Community?
Die Project-Events haben über die Jahre eine internationale Anziehungskraft bekommen. Jedes Event zeichnet sich durch seine tolle Location und Organisation mit Liebe zum Detail bei der Programmgestaltung aus. Jedes Event ist einzigartig durch die Ideen und Kreativität der Orgas und bleibt auch in den Jahren danach in der Erinnerung vieler Geocacher.
Die Corona-Jahre: 2021 fielen pandemiebedingt fast alle Events aus. Gab es dennoch Bewerbungen für den Project-Status? Und falls ja: Hattet ihr bereits eine Auswahl getroffen?
Project Geocaching meets Beethoven war eines der ersten Events im Jahr 2020, wie sich schnell herausstellte auch für lange Zeit das letzte Mega-Event. Die Bewerbungsphase 2021 war noch nicht abgeschlossen und durch die Ungewissheit der Corona-Zeit haben sich keine Orga-Teams zusammengefunden, die ein Event veranstalten würden. Dies hat erst spät im Jahr 2021 und dann im 2022 wieder Fahrt aufgenommen, sodass es im Jahr 2022 wieder ein Project-Event gegeben hat.
Die unerwartete Pause: Nach erfolgreichen Project-Megas 2022 und 2023 blieb der Status 2024 und 2025 unbesetzt. Fehlten Bewerber, oder gab es andere Gründe? Wie erklärt ihr euch diese Entwicklung?
Für das Jahr 2024 hat es keine Bewerber gegeben und so gab es in diesem Jahr kein Project. Durch das Jubiläumsjahr gab es zahlreiche Blockpartys, die an sich schon eine Besonderheit gewesen sind und so der Project-Gedanke in der Planung womöglich zur Nebensache geworden. Die Orga-Teams hatten ihren Fokus in diesem Jahr nicht auf dem Project, sodass auch hier die Bewerbungen ausgeblieben sind. Wir haben die Zeit genutzt, um auf diesen Events präsent zu sein. Zu erkennen sind wir aus dem Project-Komitee an unseren T-Shirts mit dem Project-Schriftzug, gerne uns auch in Zukunft auf Events ansprechen.
Blick auf 2026: Welche Orga-Teams haben sich für dieses Jahr um den Project-Status beworben? Könnt ihr uns einen Einblick in das Bewerberfeld geben?
Die anderen Bewerber nennen wir in Regel nicht. Es sind keine schlechteren Events, weil sie den Project-Status nicht bekommen haben. Um keine negative Wirkung zwischen den Bewerbern zu erzeugen, wird nur der erfolgreiche Bewerber von uns genannt.
Die Entscheidung für Trier: Was hat euch letztendlich überzeugt, „Augusta Treverorum“ den Project-Status 2026 zu verleihen? Was macht dieses Event besonders?
Die Begeisterung des Orga-Teams für das römische Thema rund die Stadt Trier und ihr Gesamtkonzept hat für uns sehr vielversprechend geklungen und die Gespräche mit der Orga haben letztlich dazu geführt, dass sich das Komitee für dieses Event ausgesprochen hat.
Eure Botschaft: Was möchtet ihr der Geocaching-Community abschließend mit auf den Weg geben? Gibt es vielleicht auch einen Aufruf an potenzielle zukünftige Bewerber?
Plant ihr ein Event für 2027 oder habt ihr schon erste Gedanken für die darauffolgenden Jahre? Sprecht uns auf Events an, wenn ihr uns seht! Bewerbt euch mit eurem Event!
Nützliche Links zum Thema
- Webseite des Project-Komitees
- Informationen zur Bewerbungsphase
- Die diesjährige Project-Veranstaltung
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Wie hat dir dieses Interview gefallen? Hast du schon Project-Veranstaltungen besucht? Wie unterscheiden sich diese Veranstaltungen von den Anderen? Wie immer freue ich mich über deinen Kommentar unter diesem Beitrag!
