geoXantike: Das Interview mit dem Orga-Team

Eines der für mich interessantesten Megaevents in 2015 wird sicher die geoXantike im Archäologischen Park in Xanten werden. Eine antike römische Kulisse gab es bisher in Deutschland noch bei keinem Megaevent.

Ich hatte kurz vor Beginn der Adventszeit Gelegenheit mit Janine vom Orga-Team ein ausführliches Interview über dieses Megaevent zu führen.

Wie seid Ihr auf die Idee zu einem Mega-Event in Xanten gekommen?

Die Idee entstand beim Project GeoGames 2012 in Leipzig. Die Größe und die Durchführung und die Stimmung dieses Events hat uns so beeindruckt, dass wir uns auf die Suche nach einer geeigneten Location am Niederrhein gemacht haben.

Wie ist es Euch gelungen,  Euer Mega im Archäologischer Park Xanten veranstalten zu dürfen?  Gab es im Vorfeld Vorurteile über die Geocacher?

Bei unserer ersten Kontaktaufnahme hielt sich die Begeisterung des Archäologischen Parks noch in Grenzen. Es war zu einer Zeit, in der die Presse immer wieder von den ?bösen Geocachern? berichtete, die den Wald zerstörten und das Wild verschreckten. Somit konnten wir es ihnen noch nicht einmal verübeln. Ca. ein halbes Jahr später starteten wir einen erneuten Versuch. In der Zwischenzeit konnten wir die Tourist Information Xanten (TIX) von unserer Idee begeistern. Von da an ging alles seinen Weg.

Wie sieht Eure finanzielle Absicherung zur Risikobegrenzung aus? Andere Veranstalter haben für einen solchen Fall einen Verein gegründet.

Wie bereits erwähnt, haben wir die TIX mit ins Boot holen können, welche der offizielle Veranstalter des Events ist und somit jegliches Risiko übernimmt.

Wie groß ist Euer Orga-Team inzwischen? Reicht diese Kapazität aus, um das Mega zu stemmen? Wie schaut Eure Aufgabenverteilung im Team aus?

Unser Team besteht aus 16 Personen. Da wir bereits auf die Organisation des Mega-Events TipiTipiTap D/NL im Mai diesen Jahres zurückgreifen können, wissen wir, dass die Größe des Orga-Teams vollkommen ausreichend ist. Wen die Aufgabenverteilung interessiert, kann gerne unsere Homepage besuchen. Unter www.geoxantike.de stellt sich das gesamte Team mit den entsprechenden Aufgaben vor.

Wie ist die Organisation Eures Mega-Events bisher gelaufen? Was war dabei das größte Problem, dass Ihr schon lösen konntet?

Bisher haben sich noch keine Probleme aufgetan. Vielleicht liegt das aber auch einfach daran, dass wir uns im Vorfeld so gut vorbereitet haben.

Gibt es noch offene Punkte, die bis zum Event noch geklärt werden müssen?

Nichts, was von Bedeutung wäre. Alle wichtigen Punkte waren geklärt, bevor wir die Bewerbung um den ?Project?-Titel eingereicht haben.

Um den Mega-Status zu erhalten muss eine Kommunikation mit Groundspeak stattgefunden haben. Wie ist diese bisher verlaufen?

Die Kommunikation besteht einzig und allein in der schriftlichen Antragstellung. Da wir als erfahrener Mega-Ausrichter sofort den Mega-Status beantragen konnten, war das Thema schnell erledigt.

Inzwischen habt Ihr sogar den Project-Status für Euer Mega von Groundspeak bekommen. Wie ist Euch das gelungen? Was glaubt Ihr, warum Ihr Euch gegen Gutenberg 2015 durchgesetzt habt?

Da bist du nicht richtig informiert. Den Project-Status vergibt nicht Groundspeak.  Außerdem gab es nicht nur Gutenberg 2015 als Bewerber. Alle Bewerber hatten ein tolles Konzept für ihr MEGA vorgelegt. Letztendlich konnte aber nur einer den Zuspruch bekommen. Warum wir uns durchsetzen konnten, können wir nur erahnen. Vermutlich liegt es zum einen an der hammermäßigen Location, die mit keiner anderen zu vergleichen ist und an unserem Konzept ein kostengünstiges, familienfreundliches, entspanntes Event mit einem außergewöhnlichen Programm, tollen Spielen, viel Spaß und interessanten Caches zu organisieren. Denn bei uns kostet der Eintritt 8,50 ? pro Erwachsenem und Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren bezahlen nichts. Sie müssen lediglich ein kostenloses Ticket buchen. Außerdem ist bei uns Selbstversorgung erlaubt, was besonders für Familien von großem Vorteil ist und auch die Vierbeiner dürfen tagsüber mitgebracht werden.

Anmerkung Saarfuchs: Da hat Janine recht – die Infos zu den Project-Events gibt es bei stash-lab.

Welche Highlights für Geocacher habt Ihr für das Mega in Planung?

Jede Menge. Wir werden die vier Adventssonntage dazu nutzen jeweils ein besonderes Highlight vorzustellen.

Anmerkung Saarfuchs: Das Interview hatte ich schon vor der Adventszeit geführt – die erwähnten Highlights findet Ihr im Blog von geoXantike.

Nutzt Ihr Partner und Sponsoren, die Euch bei dem Mega unterstützen? Wie ist der Kontakt zu den Sponsoren zustande gekommen?

Die meisten Kontakte haben wir bereits für unser letztes Mega geknüpft und da wir unsere Sponsoren mit der Durchführung des TipiTipiTaps-Event überzeugen konnten, hatten wir bereits die Zusage für unser nächstes Mega schon damals bekommen. Zusätzlich haben wir diesmal ein erfahrenes Mitglied ins Team geholt. Sie kümmert sich ausschließlich um den Bereich Sponsoring.

Habt Ihr über einen Schirmherrn nachgedacht? Gutenberg 2015 hat hierzu die Ministerpräsidentin des Bundeslandes gewinnen können. Wie ist Euer Plan?

So Jemanden haben wir beim ersten Event nicht gebraucht und mit der Tourist Information Xanten im Rücken sehen wir auch für GeoXantike keine Notwendigkeit darin.

Auf vielen Megas in der Vergangenheit sind sehr viele Shops und Hersteller von Geocaching-Produkten präsent gewesen. Wie ist Euer Konzept hierzu? Was muss ein Aussteller tun, wenn er auf Euer Mega will und was kostet ihn das?

Auch hier profitieren wir von unserem letzten Mega. Wir haben schon damals von allen Händlern die Zusage für unser nächstes Mega bekommen. Denn der 06.06.15 stand damals schon fest. Alle anderen interessierten Händler können uns gerne unter haendler@geoxantike.de kontaktieren. Dort werden gerne alle Fragen beantwortet.

Für die Megas in Frankfurt und München gab und gibt es Diskussionen um Einschränkungen durch die Location. So sind in den Fußball-Arenen keine Hunde erlaubt. Wird es bei Euch solche Einschränkungen geben? Gibt es eine maximal zulässige Anzahl von Besuchern?

Wie bereits erwähnt, dürfen Hundebesitzer während der Tagesveranstaltung gerne ihre Vierbeiner mitbringen. Denn Hunde sind natürlich willkommen im APX. Wir bitten um Verständnis dafür, dass die Hunde das LVR-RömerMuseum und die Ausstellungsräume im Park nicht betreten dürfen und innerhalb des Parks mit Rücksicht auf andere Menschen und Tiere an der Leine bleiben müssen. Die Wiesen direkt hinter den Parkplätzen vor dem APX bieten Gelegenheit zum Auslaufen. Das Restaurant in der römischen Herberge gibt durstigen Hunden auch gerne einen Napf mit frischem Wasser.

Ich denke nicht, dass wir die Höchstzahl erreichen, die eine Beschränkung erforderlich machen würde. Denn es finden Veranstaltungen mit 15.000 Besuchern und mehr im APX statt. Allerdings werden wir aus organisatorischen Gründen die Anzahl der Eintrittskarten an der Tageskasse auf eine sehr geringe Stückzahl begrenzen. Das lässt sich leider nicht anders regeln.

Was muss ein Geocacher bei Euch für den Eventbesuch bezahlen und was ist der Gegenwert der Eintrittsgebühr?

Auch hier kann ich mich nur wiederholen. Kinder und Jungendliche bis einschließlich 17 Jahren zahlen keinen Eintritt, benötigen aber ein gebuchtes kostenloses Ticket. Erwachsene zahlen 8,50 ?. Das Kombiticket für Freitag und Samstag kostet 10,00 ?. In den 8,50 ? ist der Eintritt für den APX enthalten, der alleine schon einen Wert von 9,00 ? hat. Außerdem berechtigt das Eintrittsbändchen zum kostenlosen Eintritt im SiegfriedMuseum in der Stadt.

Das SiegfriedMuseum Xanten präsentiert eine faszinierende Ausstellung über das uralte, aber dennoch stets aktuelle Nibelungenlied. Das Nibelungenlied und Xanten, die Stadt am Niederrhein, sind untrennbar mit diesem großen europäischen Epos verbunden. Seine Bedeutung und sein Wert werden mit der Erklärung zum Weltkulturerbe durch die UNESCO unterstrichen. Der Eintritt für das Museum kostet regulär 4,00 ?.

Desweiteren bieten wir ein spannendes Abendprogramm mit einer genialen Stimmungsband und einer Verlosung in der Arena des APX.

Wir werden eine begrenzte Anzahl kostenloser Workshops und Präsentationen anbieten und jede Menge vergünstigter Führungen durch den APX und die Stadt Xanten. Diese Angebote müssen jedoch im Vorfeld gebucht werden.

Hinzu kommen spannende Spiele während des Tages mit schönen Preisen für die Gewinner, jede Menge Spaß und natürlich auch eine große Händlermeile.

Für die Kids gibt es abgesehen von einem tollen Spielplatz und dem Spielhaus des APX noch eine kleine Kinderanimationsecke. Außerdem haben wir eine Römergruppe engagiert, die besonders den Kindern, aber auch interessierten Erwachsenen das damalige Leben der Römer näherbringen soll. Frei nach dem Motto: Kinder erleben Geschichte. Für diese Aktion haben wir den Sponsorencoin ins Leben gerufen. Nähere Infos dazu findet ihr auf unserer Homepage.

Für nur 1,50 ? mehr, also 10,00 ?, haben die Besucher die Möglichkeit, auch die Abendveranstaltung beim Meet&Greet zu besuchen, welche ebenfalls in der Arena stattfindet. Auch hier wird für Groß und Klein ein schöner Einstieg ins Eventwochenende geboten.

Falls sich mehr Teilnehmer als erwartet anmelden – was werdet Ihr mit dem Gewinn machen?

Die Einnahmen wurden mit einer sehr hohen Besucherzahl kalkuliert. Das ist auch der Grund, warum wir das ganze Event so kostengünstig anbieten können. Die Wahrscheinlichkeit, dass wir die kalkulierte Besucherzahl überschreiten, ist unwahrscheinlich. Da das CacherTeamGeldern ehrenamtlich arbeitet und die TIX in unserem Fall zwar gerne kostendeckend und nicht gewinnorientiert arbeiten möchte, glauben wir nicht, dass sich diese Frage stellen wird.

Beim Mega in Frankfurt wurde ein spezieller Bereich für Geocaching-Blogger während des Events reserviert und mit Technik ausgestattet um berichten zu können. Plant Ihr Ihr was Vergleichbares?

Eine schöne Idee. Mal sehen, ob sich das in unserem Fall umsetzen lässt.

Wie werbt Ihr für dieses Event? Welche dieser Maßnahmen hat einen Sprung in den Anmeldungszahlen erreicht? Was hat gar nicht funktioniert?

Wie heißt es so schön: Klappern gehört zum Handwerk.  Es wurden bereits mehr als 15.000 Visitenkarten verteilt. Einige Bogger und Podcaster haben bereits über uns berichtet. Wir besuchen Events in ganz Deutschland um mit interessierten Cachern ins Gespräch zu kommen. Und natürlich veröffentlichen wir alle Neuigkeiten auch bei Facebook & Co.

Mit anderen Worten: Wir werben auf die gleiche Art und Weise wie es die anderen Mega-Veranstalter auch tun. Und bei jeder Art von Werbung steigen die ?will attend?-Logs nachweislich.

Die Anzahl der Mega-Events pro Jahr in Europa nimmt stetig zu. Warum sollte ein Geocacher gerade Euer Event besuchen?

Weil es sich hier um ein außergewöhnliches Event in einer außergewöhnlichen Location handelt. Dieses Event wird einmalig bleiben. Es wird definitiv keine Wiederholung geben. Das einzige Mega-Event, welches das CacherTeamGeldern in Zukunft wiederholen wird, ist das TipiTipiTap. Das haben wir uns für 2017 auf die Fahne geschrieben.

Aber so ein Event in der Größenordnung wie GeoXantike planen wir definitiv nur einmal im Leben.

Events in Hallen und Stadien, ohne das jetzt abwerten zu wollen, gibt es in irgendeiner Form immer wieder, aber diese Location ist einfach was ganz Besonderes und bietet Möglichkeiten, die keine andere Location bieten kann.

Nun noch zu Euch – ganz kurz, wie seid Ihr zum Geocaching gekommen und was macht Ihr so, wenn Ihr nicht gerade eine Dose sucht?

Vor einigen Wochen hat sich jedes Team bei Facebook mit Bild und einer kurzen Berichterstattung vorgestellt. Wer sich dafür interessiert, findet dort noch immer alle Informationen. Ich denke, hier nun jeden einzelnen vorzustellen, würde den Rahmen des Interviews sprengen.

Habt Ihr noch einen Schlusssatz für mich? Etwas, was ihr den Lesern mit auf den Weg geben wollt?

Der Niederrhein lässt sich nicht nur zu Fuß, sondern auch wunderbar mit dem Fahrrad erkunden. Ihr könnt eure eigenen Räder mitbringen oder aber auch zu Sonderkonditionen Leih-Fahrräder im Vorfeld buchen.

Unter dem Motto ?Schöncachen? möchten wir euch die schönsten Plätze zeigen, die Geschichte Xantens ein wenig näher bringen und einen Rahmen schaffen, in dem Cacher sich kennenlernen können, neue Freundschaften entstehen  und alte gepflegt werden. Es soll ein Event voller Freude und Entspannung werden, an welches ihr euch alle gerne zurückerinnert.